Resolución. MUNICIPALIDAD DE TALAMANCA
| Fecha de publicación | 06 Junio 2022 |
| Número de registro | IN2022649859 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE TALAMANCA
El Concejo Municipal de la Municipalidad de Talamanca mediante sesión extraordinaria Nº52 del 17 de mayo de 2022, adoptó el acuerdo Nº2, y se aprueba lo siguiente:
El Concejo Municipal de Talamanca acuerda aprobar el Reglamento para Depuración de Base de Datos de la Municipalidad de Talamanca. Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta. Sometido a votación levantando la mano. Acuerdo definitivamente aprobado por unanimidad.
REGLAMENTO PARA DEPURACION DE BASE
DE DATOS MUNICIPALIDAD DE TALAMANCA
I.—Justificación: La Municipalidad de Talamanca se encuentra ante uno de los problemas más comunes entre los Municipios del país, siendo éste las inconsistencias de los registros en las Bases de Datos Municipales, lo cual se ve relejado principalmente en el pendiente de cobro.
Existen varios factores en los que se incurren durante el proceso de inclusión de los datos en la Base de Datos Municipal, entre los que se pueden citar:
1. Poca o ninguna capacitación en el manejo de la Base de Datos Municipal, lo cual implica una mala administración de la misma.
2. Carencia de experiencia en el vertido de los datos en la Base de Datos.
3. Escaso conocimiento para discernir la información relevante y valiosa que debe ser incorporada en la Base de Datos, creando inconsistencia.
4. Duplicidad de Registros.
5. No contar con una figura de mantenimiento que permita actualizar, examinar y corregir de forma periódica y coordinada la Base de Datos, generando acumulación de información antigua principalmente en catastro municipal, bienes inmuebles, patentes, servicios urbanos, entre otros rubros.
6. No contar con un manual de procesos para la Inclusión, Actualización, Depuración y Corrección de registros en la Base de Datos.
II.—Objetivos:
Objetivo General. El Objetivo de este Reglamento es depurar la Base de Datos Municipal, por medio de la actualización de los registros inconsistentes, los cuales se encuentran relacionados al catastro municipal, bienes inmuebles, patentes, servicios urbanos, entre otros rubros.
Objetivos Específicos:
1. Determinar las inconsistencias basadas en los registros (números de cédula, números de finca duplicadas, números de contribuyentes, nombres sin cédula, fincas con valor en cero u omisas, fincas sin inclusión de servicios urbanos brindados, información catastral, entre otros).
2. Reducir las inconsistencias de la base de datos.
3. Efectuar la depuración de manera ordenada por bloques o por distritos.
4. Adjuntar al expediente existente y preparar informes de forma mensual que demuestren las acciones realizadas.
III.—Procedimiento:
Artículo 2º—La depuración es el proceso metodológico para: determinar a través de estudios de la información registrada de un contribuyente en la base de datos Municipal, con los datos existentes en el Catastro Municipal, Registro Público, Patentes u otros medios y orígenes de información, el cual podría generar, la incorporación, traspaso, traslado o eliminación de los registros necesarios por distintas discrepancias existentes, en la Base de Datos Municipal.
Artículo 3º—Para efectos de los estudios que conlleven a la depuración del registro de la información, se deberá incorporar al expediente único del contribuyente, la documentación generada por dichos estudios, el cual deberá contener al menos la siguiente información, tanto análoga como digital.
Artículo 4º—La recomendación técnica, será elaborada por los funcionarios designados para la labor de depuración de la base de datos, revisados y firmados para casos de 0 a 499.000 colones por el funcionario encargado de la depuración, de 500.000 a 999.000 colones por el Jefe del Área Tributaria, y casos del 1 000 000 en adelante los revisara el Jefe del Departamento Financiero; esto para los casos en el que la desafectación de la Base de Datos deducirá el Pendiente de Recaudación, se realizará un oficio con la información pertinente, además el control de las inclusiones, desafectaciones, actualizaciones o correcciones deberá ser llevado en una hoja de cálculo.
Artículo 5º—El procedimiento constará con las etapas necesarias para su análisis, a saber:
1. Los encargados de encontrar las inconsistencias que genera la depuración de datos, realizara la depuración según lo estipulado en la legislación.
2. El funcionario analizará la documentación y la incorporará al expediente análogo y digital.
3. El encargado del área Tributaria o a quien este designe, modificará la base de datos municipal.
Artículo 6º—El funcionario a cargo de la Depuración o Coordinador del Área Tributaria ejercerá el control permanente y constante sobre la labor que realicen los funcionarios en el proceso de depuración de la base de datos.
Las tareas a realizar consistirán en solicitar al encargado del área tributaria de velar por el estado de las cuentas de cada uno de los contribuyentes la información correspondiente con sus respectivas numeraciones de control, listados, extraídos del sistema de facturación integral que contengan las siguientes inconsistencias:
i. números de cédula con numeración reiterativa de nueves.
ii. números de fincas duplicadas.
iii. números de contribuyentes, nombres sin cédula.
iv. cualquier otro listado.
Artículo 7º—Una vez realizada la desafectación de la base de datos, los expedi...
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