Resolución. MUNICIPALIDAD DE TURRIALBA
| Fecha de publicación | 07 Septiembre 2020 |
| Número de registro | IN2020480658 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE TURRIALBA
COMUNICA
REGLAMENTO PARA EL CONTROL
DE ACTIVOS FIJOS
De conformidad con el artículo 170 de nuestra Constitución Política, artículos 4°, 13 inciso c), el 43 del Código Municipal y la normativa vigente que reconocen la autonomía Municipal y reglamentaria de cada municipio, se procede a comunicar el siguiente Reglamento, clasificado como de uso interno:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—El Departamento de Proveeduría de la Municipalidad de Turrialba será la unidad técnica responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con el control de Activos Fijos de la Municipalidad de Turrialba. Tendrá la responsabilidad también de mantener un registro auxiliar permanente de los bienes muebles e inmuebles de la Institución.
Artículo 2º—Para los propósitos de este reglamento se establecen las siguientes definiciones:
a) Municipalidad: Persona jurídica estatal, con patrimonio propio, personalidad y capacidad jurídica plena para ejecutar todo tipo de actos y contratos necesarios para cumplir con sus fines. Para el presente, entiéndase Municipalidad, la del cantón de Turrialba.
b) Activos fijos: Son bienes propiedad de la Institución, que se clasifiquen como tales de acuerdo con las normas contables aplicadas por la Unidad de Activos Fijos y destinados al logro de los objetivos de la Institución. Pueden ser bienes con vida útil superior a un año (como mobiliario, maquinaria, equipo, vehículos, semovientes) o bienes inmuebles como instalaciones, terrenos y edificios.
c) Usuario de un activo: Aquel funcionario al cual se le entregue mobiliario, equipo, maquinaria o vehículos para la ejecución de sus labores.
d) Inventario: Lista ordenada de activos fijos, que contienen como mínimo, el número de identificación y la descripción de los bienes asignados a una determinada unidad. El cual deberá cumplir con un formato que será proporcionado por la proveeduría institucional.
e) Usuario: Funcionario de la Municipalidad de Turrialba.
CAPÍTULO II
Responsabilidades de los funcionarios
Artículo 3º—Cada Jefe de Departamento será el encargado del control de activos dentro del mismo. Este funcionario coordinará todo lo relacionado con los activos, tanto dentro de su unidad como con el Departamento de Proveeduría. Para ello, mantendrá un registro auxiliar actualizado de los bienes muebles asignados a su unidad.
Artículo 4º—En cada dependencia el encargado de control de activos debe llevar en detalle los activos asignados a cada funcionario, controlar los bienes que se envían a reparación, así como aquellos que se dan en calidad de préstamo a funcionarios, coordinar la entrega a Proveeduría de aquellos en desuso, subutilizados y atender las demás funciones que se detallan en este reglamento.
Artículo 5º—Al recibir el activo, mediante firma, el usuario asume plena responsabilidad sobre él y se obliga a procurar su conservación, utilizarlo en forma adecuada y solamente para labores relacionadas con la Municipalidad.
Artículo 6º—En los casos de renuncia, jubilación, traslado o despido el funcionario que utilice equipo hará entrega por escrito a la persona encargada en su Unidad, de los activos que tenía en uso.
Artículo 7º—Es terminantemente prohibido que los activos de la Municipalidad de Turrialba, de cualquier naturaleza salgan de las Unidades Administrativas para usos que no sean absolutamente de carácter administrativo, propio de la Municipalidad. En caso de ser comprobado el incumplimiento de este artículo se aplicarán las sanciones disciplinarias correspondientes.
Artículo 8º—Cuando una dependencia facilite, en calidad de préstamo, equipo a funcionarios administrativos, deberá firmarse por parte del responsable de la dependencia y del usuario que recibe el beneficio, un documento que asegure que el bien facilitado sea devuelto en el estado en el que se entregó, en un plazo máximo de seis meses. En casos de incumplimiento el encargado lo comunicará a la Proveeduría institucional, la cual realizará los trámites necesarios ante la Administración, para que se proceda al cobro respectivo. El valor a cobrar será el costo de reposición del activo, según el precio de mercado vigente.
Artículo 9º—Cada Jefe de Departamento al asumir sus funciones deberá recibir de su antecesor en el cargo, un detalle de los bienes muebles asignados a su dependencia, y asumirá la responsabilidad por ellos. Una copia de ese detalle deberá ser enviado a la Proveeduría Institucional.
Artículo 10.—Los Departamentos están obligados a informar de manera escrita a la Proveeduría sobre las compras de equipo que realicen, a efecto de que los activos sean debidamente identificados como propiedad de la Municipalidad y se incluyan en los respectivos registros.
CAPÍTULO III
Procedimientos de control
Artículo 11.—Cada uno de los activos de la Municipalidad de Turrialba deberán ser identificados con una placa numérica metálica, adherida de manera que no ocasione el deterioro al bien, y sea fácilmente localizable.
Artículo 12.—La Proveeduría, está obligada en todas las circunstancias a fijar las placas de cada activo, antes de que se procedan a entregarlos a la unidad solicitante.
Artículo 13.—La Proveeduría deberá tener un registro de firmas de las personas que autorizan y de las que realizan el retiro de los bienes.
Artículo 14.—La Proveeduría entregará equipo, debidamente identificado por su placa, únicamente a la jefatura del departamento solicitante, quien en caso de ausencia podrá dejar autorización expresa y escrita bajo su responsabilidad para que sea otro funcionario quien lo retire.
Artículo 15.—La Proveeduría debe enviar a la Auditoría Interna un informe trimestral de los bienes muebles que reciban o entreguen en los diferentes departamentos.
Artículo 16.—Cuando se crea un nuevo departamento o uno ya existente, adquiere total independencia respecto a otro del que formaba parte, se debe levantar un inventario de los bienes que le han sido asignados, indicando la unidad de procedencia, para que la Proveeduría realice los movimientos correspondientes en los registros auxiliares.
Artículo 17.—En caso de cierre de algún departamento, el funcionario responsable del mismo, debe velar porque los activos se entreguen. Además, de un inventario detallado de los bienes en mención a la Proveeduría para asignarles el mejor uso.
CAPÍTULO IV
Inventarios
Artículo 18.—El Departamento de Contabilidad, cuando lo estime conveniente y sin previo aviso, tendrá la facultad para realizar recuentos físicos en las diferentes unidades de la Municipalidad.
Artículo 19.—La Proveeduría enviará a principio de cada año un listado de todos los bienes muebles a cada unidad, a fin de que sea revisado. Cada unidad debe entonces realizar una comprobación física y enviará un informe de las diferencias encontradas a la Proveeduría, en un plazo de treinta días, indicando el nombre de los funcionarios bajo cuya responsabilidad estaba cada activo.
Artículo 20.—El Departamento de Contabilidad, velará porque en los registros contables se incluyan todas las operaciones relacionadas con los activos fijos. Tendrá la responsabilidad de mantener actualizados los registros auxiliares de activos de la Institución y para tal efecto realizará los movimientos contables respectivos.
Artículo 21.—En los registros contables todos los bienes deben estar valorizados a su costo, tomándolo de las siguientes fuentes:
Para bienes en uso:
a- El costo que tenga en inventario anterior.
b- El de compra o con el que haya llegado a la oficina o dependencia.
c- El costo asignado mediante avalúo.
Para los semovientes:
a- El precio de compra.
b- El precio corriente de plaza, según corresponda.
Para los bienes inmuebles:
a- El monto asignado en el avalúo catastral.
b- El de compra.
c- El que fije la administración mediante avalúo.
Los avalúos a utilizar por parte de la administración para fijar un costo, no deberán ser mayor a los tres años de realizados.
Artículo 22.—Se debe establecer los activos con los métodos de depreciación según Método establecido por el Ministerio de Hacienda.
Artículo 23.—Cuando alguna persona física, jurídica, institución pública o privada, extranjera o nacional, realiza una donación de equipo, la unidad beneficiada debe comunicarlo a la Proveeduría para que sus funcionarios procedan a adherirle la placa correspondiente y a incluirlo en los registros de bienes propiedad de la Institución. A tal efecto, deberá enviar copia del Acta de Donación firmada por la Alcaldía.
Artículo 24.—Cuando la Municipalidad de Turrialba adquiera terrenos, instalaciones o edificios, ya sea por medio de compra o donación, la Oficina Jurídica deberá remitir a la Proveeduría copia de la escritura y de los planos respectivos, una vez que hayan sido inscritos en el Registro Nacional de la Propiedad. Esto en un plazo no mayor a los quince días hábiles.
Artículo 25.—Cuando se realice una construcción nueva o ampliaciones, la Unidad Ejecutora del Proyecto será la responsable de mantener bajo su custodia el juego de planos utilizados en el proceso de contratación. Asimismo, deberá enviar el Departamento de Contabilidad una fotocopia del acta de recepción de la obra, acompañada de un informe financiero de los gastos totales en que incurrió la construcción.
Artículo 26.—En el caso de que algún equipo deje de tener utilidad para el funcionario, este lo comunicará al encargado de su unidad para que lo reubique internamente, realizando el ajuste correspondiente en ambos registros (salida y entrada). En caso de que no se asigne internamente, el equipo será devuelto a la Proveeduría la cual estará facultada para solicitar a la Alcaldía, por iniciativa o a solicitud justificada de terceros, que decida sobre la posible reubicación de aquellos activos sobre los cuales tenga información de que pueden estar subutilizados.
Artículo 27.—Cuando se detecte un faltante en el registro auxiliar de los bienes muebles y exista responsabilidad del funcionario encargado, la Alcaldía Municipal procederá a realizar el Debi...
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