Resolución. MUNICIPALIDAD DE LA
| Fecha de publicación | 11 Febrero 2020 |
| Número de registro | IN2020432721 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE LA UNIÓN
CONCEJO MUNICIPAL
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DEL FONDO DE CAJA CHICA DE LA
MUNICIPALIDAD DE LA UNIÓN
El Concejo Municipal del Cantón de la Unión, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170, de la Constitución Política, 2, 3, 4, párrafo primero e inciso a), 13, inciso c), 43, 101, 103, 109, siguientes y concordantes del Código Municipal vigente, en uso de sus atribuciones, emite el presente “Reglamento para el Funcionamiento del Fondo de Caja Chica de la Municipalidad del Cantón de la Unión”, el cual se regirá por las siguientes disposiciones:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la operación y control del Fondo de Caja chica de la Municipalidad de La Unión así como la compra de bienes y/o servicios por este mecanismo que requiera la Municipalidad de La Unión de conformidad con los parámetros del presente Reglamento.
Artículo 2º—Definiciones: Cuando en este reglamento se empleen términos y definiciones, debe dárseles las acepciones que se señalan a continuación:
a) Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos y efectivo contenidos en el fondo de caja chica, correspondan al monto autorizado.
b) Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares y normales de la Municipalidad. Las dependencias deben asegurarse de tener siempre en existencia este tipo de artículos o proveer con suficiente anticipación sus necesidades.
c) Caja chica: Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques, depósitos o transferencias.
d) Caso fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, previsto, no puede evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre.
e) Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los valores de caja chica y cuya necesidad sea urgente y requiere atención inmediata.
f) Comprobante de exoneración: Es el documento mediante el cual se demuestra que la Municipalidad está exenta de todo tipo de impuestos según el Código Municipal.
g) Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento, sección o unidad.
h) Encargado del fondo de caja chica: Es el funcionario (a) designado (a) por la Tesorería, con la finalidad de que vele por el fiel cumplimiento de este Reglamento.
i) Fuerza mayor: Acontecimiento imprevisible totalmente extraño a la voluntad de una persona. La que por no poderse prever o resistir exime del cumplimiento de alguna obligación.
j) Fondo de caja chica: Fondo que contiene recursos para la adquisición de bienes y servicios que son de uso común y que no hay en existencia en bodega municipal. Las adquisiciones son de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestiona, utilizando también criterios de compra emergente y compra menor.
k) Gastos menores indispensables y urgentes: Se considerarán Gastos Menores indispensables y urgentes aquellos que no excedan el monto máximo fijado de conformidad con lo indicado en el Artículo 17º, que se requieren para cubrir una necesidad de manera rápida, cuya solución no puede esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros procedimientos de compra, y, además, que corresponden a adquisiciones que se efectúen de manera excepcional por medio de este Fondo.
l) Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable del vale de caja chica mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.
m) Municipalidad: La Municipalidad de La Unión.
n) Tesorero (a) Municipal: El funcionario responsable de la Tesorería Municipal o bien, la persona que lo sustituya en ese mismo cargo por motivo de vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquiera otro motivo.
o) Reintegro del fondo: Solicitud de reintegro de dinero que efectúa la Tesorería Municipal al fondo de caja chica para reembolsar los gastos efectuados.
p) Régimen Simplificado: Este régimen considera a todos aquellos comerciantes (personas físicas y jurídicas), que cuenten con alguna de las actividades que detallan más adelante, cuyas compras anuales no excedan de los límites y condiciones establecidos por la Dirección General de Tributación.
o Bares, cantinas, tabernas y similares
o Comercio minorista
o Estudios fotográficos
o Fabricación artesanal de calzado
o Fabricación de muebles y accesorios
o Fabricación de objetos de barro, loza, cerámica y porcelana
o Fabricación de productos metálicos estructurales
o Floristerías
o Panaderías
o Restaurantes, cafés, sodas y otros establecimientos que vendan comidas, bebidas o ambos.
o Pescadores artesanales en pequeña escala
o Pescadores artesanales medios.
q) Viáticos: Son los gastos de viaje (alimentación, transporte y hospedaje) en el interior del país y se pagarán por medio de este fondo siempre y cuando no supere el monto máximo establecido para el vale.
r) Vale: Adelanto de dinero dado para adquirir bienes y/o servicios, debidamente autorizados.
Artículo 3º—Este Reglamento tiene por objeto regular la organización, el funcionamiento del fondo de caja chica que la Municipalidad tenga establecido o establezca.
Artículo 4º—El fondo de caja chica se establece en la suma de ¢1.000.000.00. Las actualizaciones del fondo de caja chica y del monto de los vales serán autorizados por el Alcalde Municipal en forma automática, de acuerdo con las necesidades de la administración, indexando el monto del fondo existente al porcentaje de inflación acumulada y su custodia será responsabilidad del Tesorero (a) Municipal o quién este designe, deberá actuar de conformidad con la normativa vigente y este Reglamento.
Artículo 5º—La caja chica funcionará mediante el sistema de cuenta corriente y mantendrá dinero en efectivo para atender la adquisición de bienes y servicios, bajo la conceptualización de estos, que este Reglamento dispone y cuando la situación así lo amerite, y que por razones de emergencias, naturaleza o monto se exceptúen de los trámites de la orden de compra y de la cancelación directa por medio de cheque.
Artículo 6º—La caja chica mantendrá siempre el total del fondo asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo, vales liquidados, vales pendientes de liquidación y vales en trámite de reintegro. En ningún momento y por motivo alguno se podrán sustituir esos valores por otros de naturaleza distinta al de caja chica.
Artículo 7º—La caja chica recibirá devoluciones de dinero únicamente en efectivo sin excepción de ninguna clase, asimismo deberá ser en moneda nacional de curso. No podrán recibirse por este fondo notas de crédito.
Artículo 8º—La compra de bienes y/o servicios se tramitará por caja chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones:
a. Si en bodega municipal no hay existencia del bien que se solicita.
b. Si ninguna dependencia o funcionario de la Municipalidad, según sus funciones, está en posibilidades de prestar el servicio de que se trate.
c. Si el bien o servicio es de urgente necesidad.
d. Si existe contenido económico con cargo a la respectiva subpartida presupuestaria
Artículo 9º—Cuando se presuma, que este reglamento se está utilizando para obviar los procesos de contratación, se requerirá de un visto bueno del proveedor municipal. En todo caso, será el Tesorero (a) Municipal, quien definirá en última instancia, si se autoriza la compra o contratación a través de este fondo.
Artículo 10.—Los desembolsos que se realicen con el fondo de caja chica deberán contar con el correspondiente contenido presupuestario y se respaldarán con el justificante o comprobante originales. Para la compra de bienes y servicios, la existencia del contenido presupuestario debe ser verificada por la Unidad de Control de Presupuesto. Lo anterior, sin menoscabo de la responsabilidad de las unidades solicitantes.
Artículo 11.—Este Reglamento y los funcionarios que involucra quedan sujetos a las disposiciones dadas por la Ley de Administración Financiera de la República....
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