N° OC-3391-2022
| Fecha de publicación | 01 Febrero 2023 |
| Número de registro | IN2023712173 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE FONDOS
DE CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN CENTRAL DE SAN JOSÉ.
Acuerdo 15, Artículo IV, de la Sesión Ordinaria Nº 142, celebrada por la Corporación Municipal del Cantón Central de San José, el 24 de enero del año Dos mil veintitrés, que a la letra dice:
Por nueve votos para el fondo y aprobación definitiva, se aprueba el Dictamen 176-CAJ-2022 de la Comisión de Asuntos Jurídicos. Votan en contra los Ediles Miranda Méndez, Rudín Montes de Oca. Se acuerda:
“Apruébese y tómese acuerdo en referencia a dictamen 176-CAJ-2022 de la Comisión de Asuntos Jurídicos suscrito por los miembros: Marín Gómez, Acevedo Acevedo, Monge Cabezas, Cano Castro y Zamora Cordero que dice:
ASUNTO: Expediente 41.35-2020-2024 Aprobación “Reglamento para el Funcionamiento de Fondos de Caja Chica de la Municipalidad del Cantón Central de San José”.
Resultando:
I.—Que por parte de la Alcaldía Municipal es presentado mediante moción, el “Reglamento para el Funcionamiento de Fondos de Caja Chica de la Municipalidad del Cantón Central de San José” el martes 10 de enero en sesión ordinaria 140, la misma no contó con la dispensa para ser aprobada en dicha sesión, por lo cual se envía a la Comisión de Asuntos Jurídicos.
II.—Que éste ingresa en fecha 12 de enero del año en curso a la Comisión de Asuntos Jurídicos.
III.—Que la Comisión de Asuntos Jurídicos, en reunión celebrada el día 24 de enero de 2023, según sus atribuciones, brinda visto bueno al mismo.
Considerando:
1º—Que con oficio DAJ-3180-23-2022 con fecha 19 de diciembre de 2022, la Licda. Grace Sandino Uva remite el análisis jurídico de la Dirección de Asuntos Jurídicos, al MBA. Edgar Sandoval Montero, avalando el mismo.
2º—Que habiendo sido trasladada a todas las Fracciones de los Partidos Políticos vía correo electrónico, no se presentaron objeciones al respecto, por lo cual esta comisión recomienda la aprobación del presente “Reglamento para el Funcionamiento de Fondos de Caja Chica de la Municipalidad del Cantón Central de San José”. Por tanto:
El Concejo de la Municipalidad de San José, con base en la recomendación emitida mediante Dictamen 176-CAJ-2022 de la Comisión de Asuntos Jurídicos, con sustento en los Artículos 169 y 170 de la Constitución Política y fundamentado en las disposiciones contenidas en los Artículos 4, inciso a), 13 inciso c) y 43 del Código Municipal, emite el presente:
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE FONDOS
DE CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN
CENTRAL DE SAN JOSÉ.
CAPÍTULO I
Disposiciones generales.
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente reglamento aplica a todas las dependencias de la Municipalidad de San José, que por la naturaleza de sus funciones tengan la necesidad de tramitar anticipos para la adquisición de bienes y servicios, mediante el fondo de caja chica.
Artículo 2º—Principios Rectores: Serán principios rectores para la adquisición de bienes y servicios mediante el fondo de caja chica los principios de legalidad, eficiencia, eficacia, razonabilidad, racionalidad, pertinencia, austeridad y conveniencia.
Artículo 3º—Definiciones: Cuando en este reglamento se empleen los siguientes vocablos, debe dárseles este significado:
a. Anticipo: Recursos asignados para la adquisición de bienes y servicios mediante el fondo de caja chica aprobados por medio de un formulario electrónico cargado en el sistema informático establecido en la Municipalidad.
b. Arqueo de Caja Chica: Es la constatación de que todos los movimientos de efectivo, facturas, anticipos autorizados y cuentas bancarias concuerdan con los montos autorizados para cada uno de los fondos en cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica.
c. Caja Chica: Fondo autorizado por el Concejo Municipal para la adquisición de bienes y servicios catalogados como gastos menores, indispensables e impostergables, cuya tenencia es responsabilidad única y exclusiva del Departamento de Tesorería, bajo la tutela del Tesorero Municipal. d. Caso fortuito: Suceso inesperado que no se puede prever ni resistir.
e. Dependencias usuarias del fondo fijo de Caja Chica: Se denominan como tales a las Gerencias, Direcciones, Departamentos, Secciones, Procesos y Unidades que se encuentran autorizadas para solicitar los anticipos.
f. Encargado de Caja Chica: Es el funcionario designado por el Tesorero (a) Municipal, con la finalidad de que vele por el fiel cumplimiento de este Reglamento.
g. Fondo de Caja Chica N°1: Consiste en el fondo fijo utilizado para la adquisición de bienes y servicios indispensables e impostergables que cumplan con los requisitos contemplados en este Reglamento. Se excluyen aquellos gastos que por su naturaleza deban tramitarse por medio del Fondo de Caja Chica número 2.
h. Fondo de Caja Chica Nº2: Consiste el fondo fijo utilizado para la adquisición bienes y servicios indispensables e impostergables, para la reparación del parque vehicular de la Municipalidad, que por casos fortuitos o de fuerza mayor así definidos por el Área de Mantenimiento Automotor, se encuentren fuera de servicio o en condiciones no óptimas para su circulación. El fondo es también el que se utilizará para la compra de los servicios de inspección vehicular de los que se encarga el Área de Transportes de la Municipalidad.
i. Fuerza mayor: Todo acontecimiento que no ha podido preverse, o que, previsto, no ha podido resistirse.
j. Gastos cubiertos con el fondo de caja chica (gastos menores): son todos aquellos gastos que corresponden a la adquisición de bienes y servicios indispensables e impostergables, no programados, de naturaleza no continua y necesarios, originados por causa de un imprevisto o por falta de disponibilidad institucional y cuyo valor monetario total se ajusta al monto vigente autorizado para compras por el Fondo de Caja Chica.
k. Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del anticipo de Caja Chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan los bienes o servicios adquiridos, como factura o copia de la factura digital debidamente aprobada por las autoridades competentes y en la cual se detallen las cantidades, valores, artículos y los bienes o servicios adquiridos.
l. Municipalidad: La Municipalidad del Cantón Central de San José.
m. Reintegro de Fondos: Solicitud por parte del Encargado del Fondo de Caja Chica a la jefatura de la Sección de Egresos o de la Tesorería Municipal, para el reintegro del dinero que se ejecutó para la reposición del fondo.
n. Régimen Simplificado: Se refiere al régimen establecido en la Ley de Impuesto sobre las Utilidades y la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado.
o. Tesorero (a) Municipal: Jefe (a) del Departamento de Tesorería.
p. Tipos de urgencia: En el caso del Fondo de Caja Chica número 2 aplican: Urgencia tipo A: vehículos automotores fuera de servicio. Urgencia tipo B: vehículos automotores en servicio pero que requieren de repuestos o reparaciones estrictamente necesarios o indispensables para su adecuado funcionamiento.
CAPÍTULO II
Del Funcionamiento.
Artículo 4º—De las autorizaciones de anticipos: Corresponde al Departamento de Tesorería dictar el acto de autorización de las compras que se efectúen utilizando anticipos de la Caja Chica N° 1. En aquellos supuestos donde las compras superen un 70% (setenta por ciento) del valor del anticipo que se encuentre vigente, el solicitante deberá adjuntar al Departamento de Tesorería una proforma o cotización como mínimo.
Artículo 5º—Medio para realizar las compras. Cada fondo de Caja Chica funcionará con una cuenta corriente o tarjeta bancaria denominada tarjeta madre (débito), para la adquisición de bienes o servicios, de manera que las compras se efectuarán con dinero en efectivo o tarjeta aceptada en el comercio local.
Artículo 6º—Solicitud de compra. La dependencia solicitante deberá gestionar en el sistema informático establecido en la Municipalidad la solicitud de anticipo y deberá cumplir con todos los requerimientos establecidos en dicha solicitud.
Artículo 7º—Limitación de anticipos en la Caja Chica 1. En el caso de la Caja Chica 1, no se autorizará un segundo anticipo a la dependencia que tenga pendiente la liquidación de algún otro anticipo. Se autorizará un único anticipo por día, por dependencia.
Artículo 8.—Limitación para compras de la Caja Chica 2. Según la determinación que realice el Proceso de Mantenimiento Automotor respecto al tipo de urgencia definida en el Artículo 3 inciso p) de este Reglamento, mediante acto administrativo debidamente motivado y a través de anticipos, el Departamento de Proveeduría Institucional procederá, previa valoración, a limitar la erogación de estas compras, al monto del salario base actualizado de conformidad con el Artículo 2 de la Ley número 7337 de 5 de mayo de 1993, mismo que no podrá ser sobrepasado en ningún anticipo. Asimismo, limitará las compras que puedan programarse con anticipación.
Artículo 9º—Duda sobre el procedimiento a utilizar para la adquisición de bienes y servicios. Cuando el Departamento de Tesorería tenga duda razonable de que, a través del procedimiento de Caja Chica se está ante un posible fraccionamiento o que se están evadiendo los procedimientos ordinarios de contratación pública, solicitará al Departamento de Proveeduría Institucional, un criterio que le permita definir si se autoriza el trámite de Caja Chica que le fue presentado.
Artículo 10.—Conformación del fondo de Caja Chica: La Caja Chica mantendrá siempre el total del monto asignado, el cual estará conformado de la siguiente forma: dinero en efectivo, anticipos liquidados, anticipos pendientes de liquidación, anticipos en trámite de reintegro, cuentas bancarias ligadas al fondo establecido para cada uno de éstos. En ningún momento ni por motivo alguno, se podrán sustituir esos valores por otros de naturaleza distinta al de la Caja Chica.
Artículo 11.—De las devoluciones de dinero en efectivo. La Caja Chica recibirá devoluciones...
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