Norma nacional de descripción archivística, de 22 de Marzo de 2017
| Emisor | Junta Administrativa del Archivo Nacional |
CULTURA Y JUVENTUD
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
La Junta Administrativa del Archivo Nacional mediante acuerdo N° 9.1, tomado en la sesión ordinaria N° 11-2017, celebrada el 22 de marzo del 2017, aprueba la siguiente Norma Nacional de Descripción Archivística, dirigida a todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos costarricense, como norma técnica para la descripción archivística a nivel nacional e institucional:
ALCANCE
El modelo de aplicación de las normas de descripción archivística para Costa Rica: ISDIAH, ISAAR-cpf, ISAD-G, que se desarrolla a continuación está dirigido a todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos costarricense, como norma técnica para la descripción archivística a nivel nacional e institucional.
OBJETIVO
Proporcionar un modelo técnico para la normalización de la descripción archivística en los archivos de las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos costarricense así como en los archivos privados y particulares que deseen aplicarlo.
DESCRIPCIÓN DE INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN FONDOS DE
ARCHIVO
Se dirige a facilitar la descripción de aquellas instituciones cuya función primordial es la conservación de los documentos de archivo y de su difusión al público en general; se puede aplicar por lo tanto a la totalidad de la entidad que proporcione acceso a los documentos de archivo que detenta. Este apartado está basado en la Norma ISDIAH.
1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
1.1. Identificador
Proporcionar un código numérico que, de modo único, identifique al archivo que se describe. Debe estar constituido de la siguiente manera: Código del país, código de la institución a la cual pertenece el archivo que se describe1, código del archivo central (utilizar el código 001 para el archivo central o institucional, debido a que son el rector institucional del Sistema Institucional de Archivos)2 .
1 Ver catálogo anexo: "Códigos de Instituciones"
2 Si se describe otro archivo (gestión, periférico) perteneciente al Sistema Institucional de Archivos, el Encargado del Archivo Central es el responsable de realizar el correspondiente catálogo con los respectivos códigos.
506=Costa Rica
010=Código de la institución
001=Código del Archivo Central o Institucional
Ejemplo 1
Ejemplo 2
506-098-001
506-122-001
1.2. Forma(s) autorizada(s) del nombre
Identificar de manera particular el archivo que conserva los documentos. Deberá consignarse el nombre oficial del archivo, así como el país.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Archivo Institucional del Fondo Nacional de Becas, Costa Rica
Archivo Central del Instituto Costarricense de Turismo, Costa Rica
1.3. Otra(s) forma(s) del nombre
Proporcionar cualquier otro(s) nombre(s) del archivo descrito, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación, tales como: otras formas del mismo nombre, acrónimos, otros nombres institucionales, o cambios sufridos por el nombre a lo largo del tiempo y si es posible, sus correspondientes fechas.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Archivo Central del Fondo Nacional de Becas
Archivo Central del ICT
Archivo Central de Fonabe
1.4. Tipo de institución de archivo
Identificar el tipo de archivo que custodia los documentos, es decir, si es un archivo público o privado, su ubicación dentro del Organigrama del Sector Público Costarricense de Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (Mideplan) y si es un archivo de gestión, central, intermedio o histórico.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Archivo Público
Poder Ejecutivo adscrito al Ministerio de Educación Pública
Archivo Central
Archivo Público
Poder Ejecutivo
Archivo Central
2. ÁREA DE CONTACTO
2.1. Localización y dirección(es)
Suministrar todas las direcciones pertinentes del archivo descrito. Para la dirección física debe consignarse la calle y número, apartado postal, ciudad, provincia, país, etc. Para la dirección electrónica indica la URL del sitio Web.
Si es el caso, también debe consignarse las direcciones de otros servicios que se ofrezcan.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Calle 13, Avenida 10 A, de Acueductos y Alcantarillados 200 metros Este y 75 metros Sur, San José, Costa Rica
www.fonabe.go.cr
13084-1000 San José (Costa Rica)
Frente costado este puente Juan Pablo segundo, La Uruca, San José Costa Rica.
www.visitecostarica.com
777-1000 San José (Costa Rica)
2.2. Teléfono, fax, correo electrónico
Proporcionar los datos necesarios para contactar al archivo que tiene la custodia de los documentos (teléfono, fax, correo electrónico, así como cualquier otra herramienta electrónica).
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Tel: 2542-0250
Fax: 2221-5448
Correo electrónico: archivocentral@fonabe.go.cr
Tel: 2299-59-23
Fax: 2290-6504
Correo electrónico: archivocentral@ict.go.cr
2.3. Personas de contacto
Proporcionar a los usuarios la información necesaria para que puedan contactarse con el personal del archivo (nombre, cargo y direcciones de contacto).
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ivannia Vindas Rivera, encargada
ivindas@fonabe.go.cr
Teresita Calvo Acevedo, encargada
teresita.calvo@ict.go.cr
Marta Calderón Hernández, asistente,
marta.calderon@ict.go.cr
3. ÁREA DE DESCRIPCIÓN
3.1. Historia del archivo central o institucional
Suministrar una breve historia del archivo que custodia los documentos. Puede incluir información sobre las fechas de fundación, cambios en el nombre, cambios de los textos constitutivos y de otras fuentes reglamentarias.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
En el periodo de 1997-2008, los documentos se encontraban en cajas apiladas en una oficina y sin rotular, por lo que se desconocía su contenido y procedencia. Por tanto, el 16 de abril de 2008 se contrató a un profesional en archivística, posteriormente, en octubre de 2008, se asigna un local para el archivo y en diciembre, se adquiere estantería móvil y cajas especiales para documentos, con lo cual se inicia el tratamiento archivístico de la documentación y, por ende, la organización del archivo.
El archivo central se estableció en el 2007. Los documentos se custodiaban en cajas y en
archiveros metálicos situados en los pasillos del edificio, además se contrataba una empresa que custodiaba los documentos. El 16 de enero de 2007 se contrata un profesional en archivística para organizar debidamente el fondo documental.
3.2. Atribuciones/Fuentes legales
Indicar las fuentes legales del archivo que custodia los documentos, origen de sus competencias legales, funciones, responsabilidades o esfera de actividad, incluida la territorial.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
3.3. Estructura Administrativa
Representar sea de forma narrativa o por medio de organigrama, la estructura administrativa actual del archivo descrito.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
El Archivo Institucional de Fonabe es un Departamento de la Dirección Administrativa Financiera. A lo interno no está subdividido en secciones o unidades.
El Archivo Central del ICT se constituye un subproceso del Proceso Administrativo Financiero, es creado como subproceso en el año 2007. El archivo central no se refleja en el organigrama institucional.
3.4. Gestión de documentos y política de ingresos
Indicar aspectos relativos a la gestión documental y a la política de ingreso de documentos desarrollada por el archivo descrito. Indicar si acepta donaciones, compras y/o depósitos de documentos de archivo y si la política de ingresos incluye una búsqueda activa y/o un trabajo de rescate de documentación.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
El Archivo Institucional de Fonabe reúne, clasifica, ordena, describe, conserva, difunde y pone al servicio de los usuarios, internos y externos, los documentos producidos y recibidos por la institución. Las políticas de ingreso corresponden a la transferencia de documentos de los archivos de gestión al Archivo Institucional.
El Archivo Central del ICT reúne, clasifica, ordena, describe, conserva, difunde y pone al servicio de los usuarios, internos y externos, los documentos producidos y recibidos por la institución. Las políticas de ingreso corresponden a la transferencia de documentos de los archivos de gestión al Archivo Central.
3.5. Edificio(s)
Aportar información sobre el edificio o los edificios del archivo (características generales y peculiaridades arquitectónicas, capacidad del área de depósito, etc.).
Ejemplo 1
Ejemplo 2
El Archivo Institucional de Fonabe se ubica en el primer piso del edificio institucional y dispone de un área aproximada de 70 m²; posee tres áreas bien definidas, a saber:
-Área Administrativa: Donde se realiza el tratamiento archivístico de los documentos. Posee su escritorio, sillas, equipo de cómputo, impresora, archivador y mesa de trabajo. Mide 15 m².
-Área de Depósito: Dos depósitos con estantería móvil (once vagones). El área de depósitos es de aproximadamente 40 m².
-Área de atención a usuarios: Dos escritorios, sillas, servicio sanitario, equipo de cómputo, donde se brinda el servicio de consulta y préstamo de documentos a los usuarios. Mide 15 m².
El Archivo Central del ICT dispone de un local, que posee tres áreas bien definidas, a saber:
-Área Administrativa: Donde se realiza el tratamiento archivístico de los documentos. Posee su escritorio, sillas, equipo de cómputo, archivador y mesa de trabajo, mide 8 m² aproximadamente.
-Área de Depósito: Un depósito con estantería móvil (13 vagones dobles), mide aproximadamente 48 m².
-Área de atención a usuarios: Una mesa, sillas, donde se brinda el servicio de consulta y préstamo de documentos a los usuarios, mide 4 m² aproximadamente.
3.6. Fondos y otras colecciones custodiadas
Proporcionar una aproximación a los fondos y otras agrupaciones documentales custodiados, para lo cual deberán consignarse de forma resumida los fondos y agrupaciones documentales, describiendo cómo y cuándo se formaron. Debe facilitarse además información sobre el volumen, los formatos de los soportes, temática, etc.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
El fondo documental corresponde a los documentos producidos y recibidos por cada una de las oficinas de...
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