OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL S. A.
| Fecha de publicación | 08 Diciembre 2015 |
| Número de registro | IN2015083511 |
| Emisor | AVISOS |
OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES
COMPLEMENTARIAS DEL BANCO
POPULAR Y DE DESARROLLO
COMUNAL S. A.
Se da a conocer que la Junta Directiva de la Operadora de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, Sociedad Anónima en sesión ordinaria Nº 473, celebrada el jueves 12 de noviembre del 2015, acordó aprobar por unanimidad de los presentes, la modificación al Reglamento de Funcionamiento y Organización del Archivo Central de Popular Pensiones, en los siguientes términos:
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO
Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—El Archivo Central de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias de Banco Popular y Desarrollo Comunal S. A. (en adelante, Popular Pensiones) es la unidad administrativa que reúne, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona y administra el acervo documental de Popular Pensiones, compuesto por las Archivos de Gestión de los diferentes departamentos y áreas de la Operadora. Este archivo está adscrito al Departamento de Administración y Finanzas. Se regirá por la Ley Nº 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos, su Reglamento, este Reglamento y las demás normativas relacionadas.
Artículo 2º—Para efectos de este Reglamento se entiende por:
a. Documentos de archivo: Testimonios de la actividad del hombre que contiene información fijada en cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y ofrecen información ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia.
b. Tipo documental: Forma en que está presentada la información contenida en el documento. En ese sentido se podrá hablar de reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías y otros.
c. Clase documental: Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:
1. Textual: En donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.
2. Gráfica: Aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías, diapositivas.
3. Sonoros: Permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos.
4. Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de vídeo, videodiscos.
5. Electrónicos o informáticos: Son los generados a partir de una computadora: disquetes, discos ópticos, cintas, discos compactos, cintas magnéticas y otros.
d. Tablas de plazos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en la Institución, así como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución.
e. Fondo documental: Está integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes Archivos de Gestión y Archivo Central.
f. Gestión Documental: Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
g. Archivos de Gestión: Corresponden a los archivos de los Departamentos y Unidades Administrativas de Popular Pensiones. Cada Archivo de Gestión debe contar con un encargado y un suplente, según donde corresponda.
Artículo 3º—El fondo documental que se conserva en los archivos se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos propuestos por los Archivos de Gestión y aprobados por el Archivo Central, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.
Artículo 4º—Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo establecido en los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo en su capítulo VI (Disponibilidad de registros) artículos 17, 18 y 19 y cualquier otra disposición aplicable; así como respetar las consideraciones respecto al deber de confidencialidad y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.
Artículo 5º—Ningún trabajador o trabajadora de Popular Pensiones debe eliminar documentos que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos que confeccione los Archivos de Gestión en coordinación con el Archivo Central, ni aquellos que, habiendo cumplido ese plazo, hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. De igual forma, deberán ejercer los controles necesarios para que tanto el personal del archivo como los diferentes usuarios tengan un adecuado...
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