OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS S. A. REGLAMENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DE LA OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL
| Fecha de publicación | 28 Agosto 2020 |
| Número de registro | IN2020478853 |
| Emisor | AVISOS |
OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES
COMPLEMENTARIAS S. A.
REGLAMENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL
DE BIENES DE LA OPERADORA DE PLANES
DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS
DEL BANCO POPULAR Y DE
DESARROLLO COMUNAL
Se da a conocer que la Junta Directiva de la Operadora de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, Sociedad Anónima en sesión ordinaria N° 606, celebrada el 12 de agosto del 2020, acordó por unanimidad de los presentes, aprobar las modificaciones incluidas en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, según el siguiente detalle:
Artículo 4°—Registro de bienes. Será responsabilidad de la Dirección de Administración delegar a la sección administrativa la:
a) Rotulación de los bienes.
b) La colocación de placas en los bienes muebles que será controlada y ejecutada por personal calificado.
c) El registro todos los bienes de la Operadora en el Sistema Informático de Activos y mantener dicho registro histórico debidamente actualizado y conciliado.
Artículo 5°—Formularios. La Dirección de Administración definirá los formularios correspondientes para tramitar la asignación, traslado, préstamo, alta y baja de bienes.
Las Direcciones, Jefes o Encargados de Áreas respectivas deberán realizar los trámites de adquisición, asignación, traslado de activos de un departamento a otro por diversos motivos como traslado, préstamo, alta y baja de bienes en los formularios correspondientes, no pudiendo realizar ninguno de estos trámites sin el formulario respectivo.
Las actas originales y los documentos de respaldo cuando los haya, serán conservados bajo custodia en los archivos de la Dirección de Administración.
CAPÍTULO III
Inventario de bienes
Artículo 6°—Inscripción de bienes. La Dirección de Administración gestionará para que se realicen los trámites necesarios, para inscribir los bienes que por su naturaleza requieran ser inscritos en los respectivos registros públicos existentes al nivel nacional.
Artículo 7°—Procedimiento para “alta de bienes”. Se entiende por “alta de bienes” la entrada o ingreso de bienes a la Operadora por compra, donación, u otros medios.
Para incluir un bien dentro del inventario de la Operadora se debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Recibo conforme del bien por parte de la Unidad Usuaria y de la Dirección de Administración;
b) Rotulado del bien;
c) Registro del bien en el Sistema Informático de Activos con la respectiva descripción y detalle de las características del mismo, el cual debe contener como mínimo la siguiente información: tipo o nombre del bien; número de activo y características específicas.
Artículo 8°—Asignación de Activos. Los trabajadores o trabajadoras designados como Directores, Jefes o Encargados de Área, al tomar posesión de sus cargos, solicitarán a la Dirección de Administración un reporte (inventario) con los bienes que le serán asignados, se deberá verificar la existencia y el estado de dichos bienes, de conformidad procederá a levantar y firmar el acta de asignación de activos.
Si el acta de asignación de activos y la entrega fuesen correctas, se hará constar así, de lo contrario el trabajador o trabajadora entrante hará las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y en ambos casos firmará con quién le hubiese hecho la entrega.
Artículo 9°—Entrega de bienes. Los Directores, Jefes o Encargados de Áreas harán entrega a sus trabajadores o trabajadoras de los bienes necesarios para su uso, servicio, administración, custodia y desempeño de funciones, mediante acta de asignación de activos con la firma de recibo de conformidad por parte del trabajador o trabajadora.
Cuando haya un traslado de puesto, el trabajador o trabajadora, previo a su retiro, tiene la obligación de devolver al director, Jefes o Encargado de Área, por medio del acta de devolución de activos, todos los bienes que tenga a su cargo, los cuales deben ser recibidos de conformidad.
En caso de presentarse un rompimiento de la relación laboral por parte de un colaborador, el Director, Jefe o Encargado de Área inmediato deberá verificar la existencia y el estado de los activos que el colaborador tenga asignados, previo a su retiro, si todo está correcto, dichos activos serán custodiados por el Director, Jefe o Encargado de Área, hasta que el puesto vuelva a ser ocupado, en caso de alguna inconsistencia, deberá ser comunicada a la Director de Administración.
Artículo 12.—Informe de inventario. En el mes de noviembre de cada ario, la Dirección de Administración remitirá a las Direcciones, Jefes o Encargado de Áreas un inventario general actualizado de los bienes y activos propiedad de la Operadora que se encuentran bajo su administración.
El informe de inventario debe coincidir con la información contenida en el Sistema Informático de Activos, caso contrario, la Dirección de Administración deberá informar al departamento afectado para que realicen la revisión y mediante oficio soliciten que se actualice la información del sistema.
Artículo 13.—Verificación de inventario. Cada Director, Jefe o Encargado de Área deberá verificar la existencia de los bienes inventariados a cargo de sus diferentes áreas y exigir el cumplimiento de las normas establecidas en este reglamento o instrucciones que en esta materia se hayan emitido.
La verificación de existencias podrá realizarse mediante prueba selectiva periódica, excepto en casos especiales que a juicio del Director, Jefe o Encargado de Área ameriten una verificación total, informando a la Gerencia General y la Dirección de Administración los resultados de dicha verificación de encontrar alguna situación irregular.
CAPÍTULO IV
Faltante y daño de bienes
Artículo 14.—Faltante y daño de bienes. Las Direcciones, Jefes o Encargados de Área deben velar para que todo trabajador o trabajadora que concluya su relación de servicio con la Operadora entregue todos los bienes que se encuentran asignados a su nombre, de conformidad con lo establecido por el artículo 9 del presente reglamento.
De igual forma procederá en caso de que a un contratista de la Operadora se le hayan asignado bienes para la ejecución de lo contratado, éste debe devolverlos a la persona encargada para tal fin, una vez finalizado el contrato respectivo.
El encargado de recibir los bienes levantará un acta, en la que dejará constancia de la descripción de los bienes que recibe y del estado de los mismos.
Si se omitiere la confección de la citada acta, los faltantes o daños que posteriormente se encuentren, quedarán bajo la responsabilidad del encargado de controlar los bienes en custodia de los trabajadores o trabajadoras y/o del contratista.
Artículo 15.—Pérdida, daño, hurto o robo de bienes. En caso de pérdida, daño, hurto o robo de bienes o activos dentro de la Operadora, el trabajador o trabajadora responsable de los mismos, deberá rendir un informe a la Dirección de Administración, adjuntando la respectiva denuncia ante la autoridad judicial y a la entidad aseguradora competente cuando esta proceda. Asimismo, deberá remitir el original o copia certificada de la denuncia a la Sección Administrativa.
CAPÍTULO V
Baja de bienes
Artículo 16.—Procedimiento para “Baja de bienes”. Se entiende por baja de bienes la operación mediante la cual se descarga el o los bienes del inventario y patrimonio de la operadora.
Le corresponde a la Dirección responsable del bien, realizar la solicitud de retiro del inventario de dicho activo a la Sección Administrativa, por medio del formulario respectivo, debidamente firmado.
Le corresponde a la Gerencia General dictar la resolución final de la baja de bienes de la Operadora, pudiendo delegar formalmente esta función en la Dirección de Administración o en un Comité nombrado al efecto.
Artículo 17.—Requisitos para la baja de bienes. Para dar de baja bienes, además de cumplir con las obligaciones señaladas en el artículo 16 de este Reglamento, se debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Justificación y motivo de la baja por parte del responsable del bien.
b) Solicitar a la Sección Financiero Contable, cual es el valor en libros y vida útil restante mediante un reporte del sistema.
c) Reporte de retiro de Activos Fijos de la Dirección de Administración, firmada por el Director, Jefe o Encargado del Área.
d) Autorización de baja por parte del Gerente General de la Operadora o en quien haya delegado esta función.
e) Registrar la baja en el sistema informático de activos.
Artículo 18.—Baja de bienes por agotamiento, inservivilidad, rotura o desuso. Para dar de baja bienes por agotamiento, inservivilidad, rotura o desuso, la Dirección de cada departamento debe demostrar y hacer constar por escrito, que los bienes ya no son de utilidad.
Una vez dictada la autorización respectiva, se deberá proceder con la destrucción del bien de acuerdo con las normas ambientales respectivas y con el levantamiento de un acta por la Dirección de Administración. En esta acta se detallarán los bienes por clasificación y demás características que individualicen el bien que se da de baja y será firmada por los trabajadores o trabajadoras responsables.
Artículo 20.—Baja de bienes por destrucción. Toda baja de bienes por destrucción deberá contar con la autorización previa por parte de la Dirección de Administración.
Para lo anterior, la Sección Administrativa comunicará a la Dirección respectiva, Jefe o Encargado de Área, y solicitará la autorización, adjuntando los siguientes documentos:
a) Lista de bienes susceptibles de dar de baja por destrucción (descripción, número de activo, estado y ubicación de los bienes).
b) Avalúo de los bienes, cuando el valor en libros sea superior al valor de rescate.
c) Declaración de las razones que los hacen inservibles para el servicio, que no son aprovechables y que, en su concepto, no tienen valor comercial que haga aconsejable o posible su venta o donación.
La destrucción de los bienes se hará de acu...
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