OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL S. A. REGLAMENTO DEL COMITÉ DE RIESGOS DE LA OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL S. A.
| Fecha de publicación | 11 Julio 2022 |
| Número de registro | IN2022659690 |
| Emisor | AVISOS |
OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES
COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR
Y DE DESARROLLO COMUNAL S. A.
REGLAMENTO DEL COMITÉ DE RIESGOS DE LA
OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES
COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR
Y DE DESARROLLO COMUNAL S. A.
Se da a conocer que la Junta Directiva de la Operadora de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, Sociedad Anónima en Sesión Ordinaria Nº 684, celebrada el 15 de junio del 2022, acordó por unanimidad de los presentes, aprobar las modificaciones al Reglamento del Comité de Riesgos de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal S.A., el cual se leerá de la siguiente manera:
Artículo 6º—De la conformación del Comité de Riesgos. El Comité de Riesgos de la Operadora estará integrado por los siguientes miembros los cuales tendrán derecho a voz y voto:
a) Al menos dos miembros del Órgano de Dirección de Popular Pensiones OPC.
b) Un miembro externo, quien presidirá el Comité de Riesgos en cumplimiento a lo establecido en el artículo 14 del Reglamento de Riesgo aplicable a la industria de pensiones. En caso de empate, ejercerá el doble voto de acuerdo con la Ley General de la Administración Pública.
La conformación del Comité de Riesgo se estará rotando cada cuatro años naturales con nuevos miembros para evitar la concentración excesiva del poder y promover nuevas perspectivas. Le corresponderá al Órgano de Dirección establecer si dicha rotación será total o parcial.
Los miembros del Comité de Riesgos deberán de cumplir con los requisitos indicados en el artículo 15 del Reglamento de Riesgo aplicable a la industria de pensiones.
Podrán asistir con derecho a voz, pero sin voto el Gerente General de la Operadora de Pensiones, así como funcionarios de la Operadora y de la Dirección de Riesgo del Banco Popular.
El quórum para sesionar quedará conformado por dos miembros con derecho a voz y voto, siempre y cuando se encuentre presente al menos una persona integrante de la Junta respectiva. Quienes se abstengan, se computan para efectos de quórum.
El representante designado por cada uno de los fondos especiales, que mediante convenio o relación contractual sean administrados por Popular Pensiones, podrá participar en las sesiones del Comité de Riesgo, con voz y voto, únicamente en aquellos asuntos que tengan relación directa con el Fondo que representa, no siendo considerado este miembro para efectos de la conformación del quórum.
Las decisiones de los miembros no deben estar afectadas por conflictos de intereses, por lo tanto, los miembros deberán abstenerse de emitir su criterio y/o votar en los temas en los cuales podrían tener algún interés propio ajeno a su labor dentro del Comité y retirarse temporalmente de las sesiones mientras se discute la información pertinente. Sus acciones deberán cumplir lo establecido en el “Código de Gobierno Corporativo del Conglomerado Financiero Banco Popular y de Desarrollo”, específicamente lo establecido en el Capítulo IV Otros Lineamientos Generales de Gobierno Corporativo.
Artículo 8º—Convocatoria, lugar y frecuencia de las sesiones. Las sesiones del Comité deberán celebrarse en la Sala de Juntas en el domicilio principal de la Operadora, salvo que excepcionalmente, alguno de estos órganos acuerde celebrarla en otro lugar, o bien de manera virtual mediante la plataforma tecnológica oficial utilizada por el Banco Popular, para lo cual, se debe asegurar contar con un espacio iluminado, ventilado, escritorio, silla y conexión a internet de al menos 10MB con el objetivo de garantizar la simultaneidad, interactividad, integralidad y confidencialidad de las sesiones. La realización de las sesiones virtuales se efectuará de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Sesiones Virtuales.
El Comité sesionará ordinariamente al menos una vez al mes y extraordinariamente a criterio del Presidente o cuando alguno de los miembros lo requiera, previa solicitud escrita a la Presidencia.
La convocatoria de sesiones extraordinarias la hace la Presidencia con no menos de 24 horas de antelación, por escrito y señalando la fecha de la sesión, todo sin perjuicio de que, presentes todas las personas que integren el Comité, por unanimidad decidan sesionar.
No obstante, si la Presidencia considera que la reunión no debe celebrarse, así lo debe comunicar a la brevedad a todas las personas que integran el comité.
La celebración de sesiones ordinarias o extraordinarias, sin que se hayan dado los motivos señalados, implica el no pago de las dietas y estipendios correspondientes, todo sin perjuicio de la responsabilidad que pueda caber.
Toda sesión se grabará en cinta o mediante mecanismos electrónicos, los cuales deberán ser custodiados por lo menos durante un año.
Podrán celebrarse sesiones virtuales en el tanto se cumpla con lo establecido en el capítulo II “Funcionamiento de las Sesiones Virtuales” del Reglamento para la Celebración de Sesiones de Órganos Colegiados en Forma Virtual en el Conglomerado Financiero del
Banco Popular, y se encuentren en cualquier parte del territorio nacional o fuera de él, siempre y cuando no se interponga en horarios de participación de foros internacionales de carácter oficial en representación de la Operadora. Si la participación se realizara en la forma indicada en el presente párrafo, la dieta se pagará como si se tratara de una asistencia presencial. La telepresencia en la que participen los miembros de la Junta Directiva procederá únicamente cuando no pueden asistir físicamente ni el titular ni el suplente.
Artículo 15.—Dietas. Las dietas de los Comités y Comisiones se devengarán de conformidad con las disposiciones legales aplicables y/o con lo dispuesto en el Pacto Constitutivo de las Sociedades. Los directores que participan en los Comités y Comisiones devengarán el mismo monto de la dieta que los de la Junta Directiva Nacional.
La dieta o el estipendio no se pagará en los siguientes casos:
• A quien esté ausente por cualquier causa.
• Aquellas personas que tengan una tardía en la sesión por más de 30 minutos.
• Cuando la persona, de manera ininterrumpida o no, se ausente de la sesión por más de 30 minutos.
• Cuando se asista a reuniones de Comités o Comisiones que no estén debidamente integradas, según lo indicado en el artículo 5 del Reglamento para la organización y funcionamiento de los Comités y Comisiones del Conglomerado Financiero del Banco Popular y de Desarrollo Comunal.
• Cuando se solicite un permiso o se esté en misión oficial en representación del Conglomerado.
Devengarán dieta únicamente los miembros de los Comités y Comisiones que tienen derecho a voz y voto en cada una de las sesiones de estos órganos, siempre y cuando, no correspondan a funcionarios regulares del Conglomerado Financiero.
El monto de las dietas que devengarán los integrantes de los Comités y Comisiones por la asistencia a sesiones será igual al que está señalado para los integrantes de la Junta Directiva Nacional.
Artículo 16.—Idoneidad. El perfil profesional o de competencias y experiencia de quienes integran el Comité deberá estar de acuerdo con las funciones del respectivo Comité y con los requisitos de idoneidad personal exigidos por las normas aplicables en cada entidad.
Artículo 17.—Presidencia. La Presidencia le corresponderá a un miembro director de la respectiva Junta Directiva de la Operadora, no pudiendo recaer el nombramiento en la Presidencia de dicho órgano, con el fin de mantener el balance y el cumplimiento de las labores de esas instancias.
La Presidencia del comité se nombra por dos años, pudiendo reelegirse y removerse libremente.
Artículo 18.—Funciones de la Presidencia del comité. Quien coordine el comité desempeña un rol fundamental en el funcionamiento del órgano, debiendo aportar liderazgo y responsabilidad sobre su correcto y efectivo funcionamiento.
Son funciones de la persona que ostente la presidencia las siguientes, pero no limitadas a estas:
a) Presidir las reuniones del Comité, declarando abierta la sesión, dirigiendo el debate, tomando votaciones y declarando finalizada la sesión.
b) Convocar a sesiones extraordinarias, cuando sea necesario.
c) Hacer un manejo efectivo del tiempo durante las sesiones.
d) Confeccionar el orden del día, teniendo en cuenta las peticiones que otros miembros le formulen con, al menos, un día de antelación.
e) Promover y motivar la discusión crítica y asegurar que los criterios disidentes se puedan expresar y discutir libremente para la toma de decisiones.
f) Resolver cualquier asunto en caso de empate, para lo cual tendrá doble voto.
g) Velar por el eficiente trabajo del Comité,
h) Velar porque las decisiones del órgano se adopten sobre una base de información oportuna, sólida y correcta.
i) Velar por la oportuna y adecuada remisión de los informes y acuerdos que deben presentarse ante la Junta Directiva de la Operadora.
j) Generar valor a la Junta Directiva de la Operadora, sobre los temas analizados y emitir criterio sobre los aspectos relevantes identificados.
k) Las demás funciones que le asignen las leyes o los reglamentos.
Artículo 19.—Miembro externo. El miembro externo no tiene ninguna responsabilidad de gestión en el Conglomerado Financiero y, además, no están bajo ninguna otra influencia, interna o externa, que pueda impedir el ejercicio de su juicio objetivo.
El miembro externo deberá cumplir con el perfil establecido respecto a la formación, conocimiento y experiencia considerando los roles y responsabilidades del Comité en el que se desempeña. Asimismo, deberán contar con conocimientos y experiencia en las líneas de negocio y mercados en los que operan la Operadora y el Conglomerado Financiero.
El miembro externo deberá ser contratado según lo dispuesto por las normas de contratación administrativa y en apego a lo establecido en la Política de Conflictos de Interés del Conglomerado Financiero.
El miembro externo será nombrado en su cargo por períodos de un año renovables hasta el máximo permitido po...
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