Resolución
| Fecha de publicación | 20 Julio 2021 |
| Número de registro | IN2021566374 |
| Emisor | INSTITUTO DEL CAFÉ DE COSTA RICA |
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO, CONTROL Y
MANEJO DE OBRAS ARTE Y PIEZAS HISTÓRICAS
EN EL INSTITUTO DEL CAFÉ DE COSTA RICA
Considerando:
1º—Que el Instituto del Café de Costa Rica tiene en propiedad una serie de piezas históricas relacionadas con la actividad cafetalera y que en algún momento formaron parte de la actividad museística de la Institución en su casa de cultura y que ha recibido también como parte de su patrimonio obras de arte, que sin duda constituyen piezas que vienen a construir un acervo cultural para la Institución y el patrimonio artístico institucional, resulta necesario establecer lineamientos de control y resguardo de las colecciones de arte institucional.
2º—Que las colecciones de arte y piezas de cultura referentes a la actividad cafetalera ya existentes y las que puedan llegar a consolidarse en el futuro, deben cumplir una función cultural y educativa, poseer calidad estética y constituir un patrimonio institucional consistente y, por lo tanto, es oportuno establecer criterios con el objetivo de mejorar y garantizar la calidad de las colecciones y de las obras que forman parte del patrimonio institucional.
Artículo 1º—Definiciones.
Obra de Arte u Obras Artísticas: Son todas aquellas producciones que realiza uno o varios artistas plásticos o cualquier individuo, que es el resultado de su creatividad e imaginación, y que expresa, ya sea un concepto o una manifestación sentimental o emocional.
Artista: Es aquel que dispone de capacidad creativa y crea a partir de su inspiración; puede dedicarse profesionalmente al arte, o desarrollarlo como un pasatiempo.
Bellas artes: Es el conjunto de manifestaciones artísticas de naturaleza creativa y con valor estético. Las bellas artes se agrupan actualmente en la pintura, la escultura, la literatura, la danza, la música, la arquitectura y el cine.
Donación de bienes muebles: es la transmisión gratuita del dominio de un bien mueble por parte de una persona física o jurídica, nacional o internacional, pública o privada, a favor del Instituto, quien la acepta; o la transmisión de la propiedad de bienes muebles en desuso o mal estado y sin valor comercial que pertenecen al Instituto en favor de una persona jurídica pública o privadas, siempre que exista fundamento de rango legal para tal efecto.
Bienes muebles: son los equipos, mobiliario, obras de arte, maquinaria, herramientas, vehículos y otros bienes de condiciones similares, que son objeto de control de inventario, mediante un sistema de rotulado numerado sea placa de metal, adherible o cualquier otro sistema de identificación, adquiridos por el Instituto a título oneroso o gratuito, o bien, producidos internamente por una área operativa, que resultan útiles para la ejecución de las funciones y actividades de la institución o que cumplen función social como patrimonio artístico estatal. Se excluye de esta definición aquellos bienes regulados por normativa propia, tales como, el material bibliográfico específico de la Biblioteca, y los vehículos institucionales en cuanto a su uso.
ICAFE o Instituto: Instituto del Café de Costa Rica.
Alta de bienes muebles: es la operación mediante la cual se ingresa al inventario del Instituto un bien mueble, sea por compra, producción propia, donación, aparición de bienes dados de baja, reconstrucción de bienes o cualquier otra situación que produzca un ingreso.
Baja de bienes muebles: es la operación mediante la cual se excluyen del inventario bienes muebles del Instituto, sea por destrucción, desecho, donación en los casos autorizados por ley, desmantelamiento, remate, hurto, robo, pérdida, extravío y otras formas de extinción jurídica de los bienes muebles autorizados por normativa de rango legal.
Artículo 2º—Ámbito de aplicación. El presente reglamento tiene por objeto regular la adquisición por parte del Instituto del Café de Costa Rica de obras artísticas o piezas de museo de la actividad cafetalera, ya sea mediante compra, donación u obsequios.
Artículo 3º—Autorización. La Junta Directiva o la Dirección Ejecutiva, serán, conforme sus facultades de representación, las autoridades encargadas de valorar y autorizar la adquisición de obras artísticas, que se realicen por medios de fondos institucionales o que ingresen por donación u obsequio a la institución.
Artículo 4º—Adquisición de obras artísticas por donación. Existe donación cuando por liberalidad de una persona física o jurídica, nacional o internacional, se traslada gratuitamente la propiedad y el dominio de un bien a favor del Instituto. Solo la Junta Directiva tendrá la facultad para aceptar las donaciones que superen la cuantía de $250,000.00 moneda del curso legal de los Estados Unidos de América, donaciones por debajo de esa cuantía podrán ser autorizadas por la Dirección Ejecutiva. Para recibir obras artísticas por donación, es necesario cumplir con los siguientes requisitos y procedimiento:
a) Contar con el ofrecimiento por escrito del donante y la descripción del bien.
b) Contar con el acuerdo de la Junta Directiva en el que se acepta la donación o en los casos que así corresponda la autorización de la Dirección Ejecutiva.
c) Confeccionar el acta de recibo de las obras artísticas, por el donatario o por sus representantes autorizados.
d) En caso de donación proveniente del exterior, la institución deberá gestionar todos aquellos trámites necesarios para su nacionalización.
e) La Unidad Contable Financiera recibirá las obras artísticas para su trámite correspondiente, remitiendo a la contabilidad la documentación requerida para su registro; sea la boleta de recibido, el acta, el número de activo, el nombre del funcionario al que le ha sido asignado el bien, la descripción y el valor asignado, entre otros.
Artículo 5º—Compra de obras artísticas. Cuando el ICAFE desee adquirir a título oneroso una o varias obras de arte deberá constar un acuerdo de Junta Directiva o una resolución administrativa de la Dirección Ejecutiva, que motive la decisión para la adquisición de las obras de arte.
Además, junto con el respectivo comprobante de compra deberá aportarse:
a) Un razonamiento de la importancia de la obra dentro para la cultura cafetalera.
b) Un análisis de las características formales y de los aspectos de contenido de las obras sometidas a la aprobación de compra.
c) Expresión clara de la posición del curador externo, sobre la recomendación de adquisición o no, de la obra examinada.
d) Un análisis por parte del curador externo en caso de que la obra de arte necesite restauración de cualquier tipo en aras de mantener su conservación, y un aproximado del presupuesto necesario para su restauración.
e) Cuando ello sea viable por sus dimensiones, la obra que se pretenda adquirir deberá ser presentada ante la Junta Directiva del Instituto del Café de Costa Rica.
Artículo 6º—Del Registro de las obras de arte. Será competencia de la Unidad Contable Financiera registrar en el módulo de activos institucionales -concretamente en la sección de obras de arte y piezas históricas, todas aquellas obras artísticas, de conformidad con la instrucción que gire la Junta Directiva del ICAFE por acuerdo firma o la Dirección Ejecutiva mediante resolución motivada.
Artículo 7º—Entrega de obras de arte. La entrega de la obra de arte deberá realizarse en presencia del funcionario encargado de activos del Instituto del Café de Costa Rica y deberá constar al momento de la entrega el documento idóneo que evidencie la causal adquisitiva de ésta, así como en el...
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