Procedimiento para el uso de la agenda electrónica Cronos, de 6 de Febrero de 2017
| Emisor | Corte Suprema de Justicia |
CIRCULAR Nº 20-2017
ASUNTO: Procedimiento para el Uso de la Agenda Electrónica Cronos.
A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS
SE LES HACE SABER QUE:
El Consejo Superior del Poder Judicial en sesión Nº 2-17 celebrada el 12 de enero de 2017, artículo XXXII, dispuso comunicarles a las Juezas y Jueces de la República la obligación que tienen, independientemente de la materia en que laboren, de cumplir con el "Procedimiento para el Uso de la Agenda Electrónica Cronos" aprobado, cuyo texto se encuentra en los archivos anexos.
Manual Cronos.xls Anexo1.doc Anexo 2.pdf
San José, 6 de febrero de 2017
Manual Cronos
USO DE LA AGENDA ELECTRÓNICA CRONOS
Dirección de Planificación Sección de Desarrollo Organizacional Versión 1.0 (agosto-2016)
Actividad
Inicio/Final
Actividad, Operación o Tarea
Documento
Archivo
Traslado
Entrada / Salida de Datos
SIMBOLOGÍA UTILIZADA
Revisar
Decisión
Multidocumentos
Nombre del Procedimiento1:
Uso de la Agenda Electrónica Cronos
Oficinas Participantes:
Despachos Judiciales del País
Elaborado por:
Dirección de Planificación
Fecha de Confección:
Actividad
Documento
Archivo / Almacenamiento
Decisión
Entrada / Salida de Datos
Envío/Traslado
Revisión
Inicio o fin del procedimiento
Descripción de la Tarea
Diagrama de Flujo
Observaciones
Responsables
Jueza o Juez; Técnica o Técnico Judicial; Coordinadora o Coordinador Judicial J / T.J. / C.J. 2
Persona Asistente de la Administración P.A.A.
Jueza o Juez; Fiscala o Fiscal; Defensora o Defensor Público J / F / D
Inicio del procedimiento
Inicio
NO
SÍ
Final
Aprueba la solicitud?
1
1.1
Ingresa al sistema informático denominado Agenda Electrónica Cronos, registrando el nombre de usuario y la contraseña3.
Nota: La autorización para el uso de este Sistema es indiferente de la materia o despacho judicial. En la Agenda se pueden realizar apuntes (apartar fecha y hora dentro del sistema para realización de una diligencia judicial como son las audiencias preliminares, audiencias de conciliación, debates, entre otros) con la particularidad de cada una de las materias, sea: Penal, Penal Juvenil, Agraria, Contencioso Administrativo, Civil, Cobro Judicial, Familia, Niñez y Adolescencia, Contravencional, Laboral, Notarial, Pensiones Alimentarias, Tránsito y Violencia Doméstica. En el anexo N° 1 se detallan los diversos tipos de asuntos, según materia en que se puede utilizar la Agenda Electrónica.
1.2
Ingresa a la opción crear nueva solicitud o señalamiento según sea el caso, e incluye la información requerida del apunte: Asunto, descripción, tipo de solicitud, estado del señalamiento, fecha y hora de inicio y final de la solicitud, NUE/Sumaria, cantidad de testigos, prioridad y los participantes del señalamiento.4
Nota: Este paso es genérico, donde cada persona que utilice el sistema deberá crear el señalamiento para su diligencia propia de la materia (ver Anexo N°1), lo cual es indistinto para el Sistema. A manera de ejemplo se tiene que en materia Penal la Jueza o Juez Decisor, Jueza o Juez Coordinador o en su efecto Jueza o Juez de Trámite, deberá agendar los debates unipersonales, colegiados y cualquier otra diligencia oral, según se establece en el protocolo para el uso de la agenda electrónica en los tribunales de justicia del Poder Judicial (Circular No. 016-2013). En las demás materias, se deberá ingresar la información que sea pertinente a la luz de la materia específica y de la diligencia en particular.
1.3
Selecciona la opción de guardar para que la información quede registrada, y en el caso de los tribunales y juzgados que requieran asignación de Sala para audiencias o debates, el apunte será enviado como solicitud a la Administración u Oficina encargada de la asignación de salas de juicio.
Nota: Los despachos de materias no penales que requieran la participación de una Fiscala o Fiscal y/o de una Defensora o Defensor, así como apartar una sala de juicio para realizar un señalamiento, tendrán que registrar la solicitud en el sistema Agenda Electrónica Cronos, y esperar la aprobación de la Administración Regional, según se establece en la Circular No. 016-2013. En el caso de los despachos judiciales que no requieren asignación de sala de juicio porque realizan la audiencia en la oficina, sólo se guarda la información y finaliza el proceso.
2
2.1
Ingresa al sistema informático denominado Agenda Electrónica Cronos, registrando el nombre de usuario y la contraseña.
Nota: Este paso es genérico y es indiferente al tipo de materia de que se trate.
2.2
Carga las solicitudes de los apuntes de la agenda en general o da la opción para revisar los señalamientos por día que están pendientes.
Nota: Deberá ingresar los señalamientos a la Agenda Electrónica Cronos por lo menos una vez durante la primera audiencia y una durante la segunda, con el propósito de aprobar los señalamientos ingresados que se encuentran pendientes.
2.3
Abre el apunte pendiente, cambia la hora de la solicitud y cambia el estado a aprobado y asigna el número de sala en que corresponderá realizar la audiencia5.
Nota: En el transcurso de la aprobación se pueden dar varias advertencias, una es que se le indique a la P.P.A. que la sala está ocupada por lo que deberá cambiar la sala o que se dé un choque con alguna/o de los participantes. Cualquiera que sea la situación, la Administración lo comunicará al despacho ya sea por vía telefónica o medio electrónico (Circular N° 016-2013).
2.4
Guarda el apunte para que quede en la bandeja de aprobados6.
Nota: La Administración comunicará al despacho ya sea por vía telefónica o medio electrónico que el señalamiento fue aprobado, en apego a la Circular No. 016-2013.
3
3.1
Ingresa al sistema informático denominado Agenda Electrónica Cronos y verifica la aprobación del señalamiento.
Nota: En caso de que se requiera revocar un juicio que corresponde a otra sede, se coordina con la Administración Regional correspondiente, para que esta sede conozca del juicio. Asimismo, se debe corroborar que el juicio por este delito no se haya revocado varias veces ya que, únicamente se revocan juicios de años recientes. Se procura que el delito no sea sexual ni un caso que involucre a un adulto mayor o de población indígena. En caso de que se presente un señalamiento o una continuación, se cuenta con acceso a la Agenda Electrónica Cronos en las Salas de Juicio, para que se pueda corroborar y evitar choques. Lo anterior según se establece en el protocolo para el uso de la agenda electrónica en los tribunales de justicia del Poder Judicial (Circular No. 016-2013).
4
3.2
Incluye en la Agenda Electrónica Cronos el resultado final del evento agendado, sea pendiente, continuación, realizado, sin efecto, suspendido, y el nombre de la Jueza o Juez que resolvió7, y guarda los apuntes para cerrar la gestión.
Nota: Después de un día de haberse efectuado la diligencia, cuando la persona usuaria vuelve a abrir el apunte, la Agenda Electrónica Cronos le envía un mensaje indicando como recordatorio que debe cambiar el resultado y anota el nombre de la Jueza o Juez que resolvió.
Fin del procedimiento
4
4.1
Comunica por medios electrónicos al despacho para que haga el cambio de fecha, hora o participantes; en ese transcurso la P.P.A. mantiene la solicitud en la bandeja de choques, para que el despacho lo resuelva a la mayor brevedad.
5
5.1
Recibe la comunicación del choque del señalamiento y coordina con la Jueza o Juez Coordinador o de Trámite, a efectos de agendarlo en otra fecha.
Nota: Realiza nuevamente los pasos del 1.1 al 1.3 del presente procedimiento.
Creación de apuntes individuales
Nota: Se usa para señalar apuntes o asuntos para una Jueza o Juez, Fiscala o Fiscal, Defensora o Defensor de forma individual, quiere decir que son diligencias que se va a realizar solo por un único participante.
1
1.1
Ingresa al sistema informático denominado Agenda Electrónica Cronos, registrando el nombre de usuario y la contraseña.
Final
1.2
Selección a la opción señalamientos y le aparece un calendario para observar los días y los espacios libres que pueden ser escogidos.
2
2.1
Elige la fecha y el espacio, y para crear el señalamiento selecciona crear nuevo apunte .
2.2
Agrega el apunte o señalamiento para la o el participante que se requiere.
Fin del Procedimiento
Total de tareas por responsable
6
5
4
Totalización por tipo de tarea
Tipo de tarea
Símbolo
Total
Operación / actividad
12
Multidocumento
0
Traslado
0
Archivo
0
Entrada o salida de datos
1
Decisión
1
Revisión
1
Siglas utilizadas
J / T.J. / C.J.
Jueza o Juez; Técnica o Técnico Judicial; Coordinadora o Coordinador Judicial
P.A.A.
Persona Asistente de la Administración
J / F / D
Jueza o Juez; Fiscala o Fiscal; Defensora o Defensor Público
Notas:
1
La elaboración de manuales de procedimientos institucionales se justifica en el artículo 15 de la Ley General de Control Interno...
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