PROTOCOLO PARA LA CELEBRACIÓN DE SESIONES VIRTUALES Y/O MIXTAS DEL CONCEJO MUNICIPAL DE NICOYA
| Fecha de publicación | 15 Septiembre 2021 |
| Número de registro | IN2021580360 |
| Emisor | Régimen Municipal |
PROTOCOLO PARA LA CELEBRACIÓN DE SESIONES
VIRTUALES Y/O MIXTAS DEL CONCEJO
MUNICIPAL DE NICOYA
El Concejo Municipal de la Municipalidad del Cantón de Nicoya, mediante acuerdo N° 002-022-2020, en su Sesión Ordinaria N° 022 del día martes 29 de setiembre del año 2020, acordó aprobar el Protocolo para la Celebración de Sesiones Virtuales y/o Mixtas del Concejo Municipal de Nicoya.
Los presentes lineamientos tienen como fin regular los aspectos de orden, funcionamiento, deberes y facultades de los Concejos Municipales, entre otros aspectos de índole institucional relacionados con ese órgano colegiado de manera virtual, basado en los aspectos generales de aplicación del Código Municipal.
En casos de emergencia, urgencia y/o necesidad debidamente comprobadas, así como cuando el Poder Ejecutivo haya decretado emergencia nacional en el territorio del cantón, y conforme permite el artículo 37 del Código Municipal, el Concejo Municipal podrá sesionar bajo la modalidad virtual vía videoconferencia con carácter excepcional y siempre que se garanticen los principios de colegialidad, simultaneidad y de deliberación. Si se trata de una sesión extraordinaria, la convocatoria deberá señalar con claridad que la sesión se realizará en forma virtual y la forma de acceso.
Con fundamento en lo dicho se podrán realizar las sesiones ordinarias y extraordinarias en formato virtual o mixtas a partir de la fecha que el Concejo Municipal o el Ministerio de Salud lo considere pertinente y que esté vigente la Declaratoria de Estado de Emergencia sanitaria provocada por la enfermedad COVID-19 en el territorio nacional, emitida mediante Decreto N° 42227-MP-S, salvo acuerdo que modifique esta disposición, lo cual se regirá por las siguientes disposiciones:
a) Las sesiones del Concejo Municipal se realizarán utilizando las plataformas de la Licencia de Office con la aplicación Zoom, Microsoft Teams, o Google Meets, a las cuales podrán acceder todos los miembros del Concejo Municipal, mediante el uso de una cuenta personal para cada uno que será asignada, que es la misma que se utiliza para el correo electrónico institucional, con lo cual se garantiza que existirá una plena compatibilidad entre los sistemas o medios empleados por el emisor y el receptor, para garantizar la autenticidad e integridad de la participación, voluntad y la conservación de lo actuado. Las últimas dos Plataformas han ofrecidas para su uso por la Unión Nacional de Gobiernos Locales, Instituto de Formación y Capacitación Municipal.
b) Para garantizar la simultaneidad, colegialidad y deliberación, será responsabilidad de cada regiduría y sindicatura, revisar que el día de la sesión ordinaria o extraordinaria, le llegue hasta antes del mediodía, la invitación indicada en el punto anterior (lo que se comunica es un correo electrónico a la cuenta oficial de cada uno y se les pide confirmar la asistencia). En caso de detectar que no está la invitación respectiva, la regiduría y/o sindicatura deberá enviar un correo hasta antes de las tres de la tarde del día en que se realiza la sesión, a efecto de que se verifique que su cuenta esté activa y que se corrija cualquier omisión o dificultad de ingreso a la plataforma.
c) Las sesiones ordinarias se realizarán todos los días martes a las 17:00 horas de la tarde, con un período de gracia máximo de 15 minutos, tal y como está establecido en los artículos 10 y 12 del Reglamento interno de orden, dirección y debates del Concejo Municipal del Cantón Nicoya.
d) Podrán realizarse hasta dos sesiones extraordinarias remuneradas y se realizarán con una anticipación de 24 horas con un período de gracia máximo de 15 minutos, tal y como está establecido en los artículos 10 y 12 del Reglamento interno de orden, dirección y debates del Concejo Municipal del Cantón Nicoya.
e) El reloj que se tomará en cuenta será el del Salón de Sesiones, o en su ausencia el de la Presidencia del Concejo Municipal, para lo cual la Presidencia deberá consignar de viva voz la hora en que se da inicio a la sesión y la hora de cierre.
f) Para realizar las sesiones virtuales del Concejo Municipal deberá aplicarse lo dispuesto en el Código Municipal respecto del quórum, así como para la adopción de acuerdos. Para lo que la presidencia verificará mediante consulta en video conferencia. La secretaria verificará la lista de asistencia por llamada de la presidencia a cada asistente al inicio y cierre de cada sesión. En el caso de sesiones virtuales, cuando un miembro del concejo participe de forma válida por medios tecnológicos, se deberá considerar como presente para los efectos del último párrafo del artículo 37 y 42 de la Ley 7794, Código Municipal, de 30 de abril de 1998. Deberá consignar en el acta de las sesiones reguladas por este artículo, el nombre de los miembros del colegio que han estado “presentes” en forma virtual, el dato del mecanismo tecnológico mediante el cual se produjo la presencia, la identificación del lugar en que se encuentra el ausente, la compatibilidad de sistemas y las razones por las cuales la sesión se realizó en la forma indicada; así como los demás elementos que impone la Ley. La Secretaría del Concejo Municipal emitirá una certificación donde hará constar la asistencia a la videoconferencia y tendrá la misma validez que los listados realizados de forma presencial.
g) Para garantizar la simultaneidad, colegialidad y deliberación, cada uno de los asistentes deberá confirmar su participación en la sesión del Concejo Municipal.
h) Para garantizar la simultaneidad, colegialidad y deliberación, cada uno de los asistentes a las sesiones, deberán mantener su cámara activada durante toda la sesión, salvo que pidan permiso a la Presidencia para hacer uso de los tiempos establecidos en el Reglamento, los cuales se regirán en idénticos términos. El pago de la dieta se justificaría únicamente si el miembro participa de la totalidad de la sesión y se mantiene en ella. Lo cual se verificará con la grabación de toda la sesión. La secretaría del concejo quedará obligada a gestionar lo que corresponda para cumplir lo dispuesto y a dejar respaldo de audio, video y datos, así como para la elaboración del acta correspondiente conforme a lo dispuesto en el artículo 47 del código municipal.
i) La Presidencia otorgará la palabra a las regidurías y sindicaturas de conformidad con lo que establezca el Reglamento de Sesiones, para lo cual llevará un registro de las solicitudes de uso de la palabra y tiempos de participación y mantendrá activo únicamente el micrófono de la persona que esté haciendo uso de la palabra.
j) La Presidencia consignará los votos de cada uno de los regidores, para lo que deberán indicar de viva voz, si su voto es positivo o negativo, y el nombre completo de la regiduría que emite el voto. Igual se procederá con la declaratoria de firmeza de los acuerdos.
k) Los participantes, tanto regidurías como sindicaturas, no podrán realizar otra labor privada o pública y no podrán estar de forma simultánea durante el desarrollo de la sesión, en cualquier otro tipo actividad pública o privada.
l) En caso de que algún miembro tenga problemas de red, deberá comunicar a la presidencia en el momento vía mensaje o correo de la situación, para lo cual la presidencia dará un receso de 5 minutos para restablecer la comunicación y procurar la continuidad de los miembros del Concejo.
m) Conforme lo señala el artículo 37 bis del Código Municipal en su último párrafo, este Mecanismo también podrá ser utilizado por las comisiones municipales contempladas en el artículo 49 del Código de cita.
n) La Comisión de Asuntos Jurídicos presentará ante el Concejo Municipal las propuestas de reforma reglamentaria del Reglamento interno de orden, dirección y debates del Concejo Municipal del Cantón Nicoya que fueren necesarias, a efecto de que se integren en ese cuerpo normativo, tomando en consideración la temporalidad de esta medida que aquí se adopta.
o) Se instruye a la Administración Municipal para que garantice el cumplimiento de los requerimientos que señala el Código Municipal en su artículo 37 bis inciso 1, la participación plena de todos los asistentes, la transmisión simultánea de audio, 1 video y datos a todos quienes participen, debiendo respetar el principio de simultaneidad, colegialidad y deliberación del órgano colegiado; así como la publicidad y participación ciudadana en las sesiones del concejo a través de los medios que considere más efectivos y convenientes, a efectos de que las personas interesadas puedan acceder a estas para conocer las deliberaciones y los acuerdos.
p) Se instruye a la Administración Municipal para que proceda a realizar la divulgación permanente y efectiva de este acuerdo. Para cumplir con el principio de publicidad, se anuncia a la ciudadanía en general que se transmitirán las sesiones en vivo a través de la Página de Facebook de la Municipalidad de Nicoya.
q) Se instruye a la Administración Municipal para que designe al encargado del Área de Tecnologías de Información que brinden soporte y acompañamiento al Concejo Municipal durante la realización de las sesiones virtuales, tanto ordinarias como extraordinarias.
Sesiones mixtas. Se llamará Sesión Mixta aquella en las cuales por motivos de fuerza mayor se encuentren participantes de forma virtual y de forma presencial.
Para el uso de la palabra, pago de dieta y mociones, regir...
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