Reglamento No. IN2015021512
| Fecha de publicación | 21 Abril 2015 |
| Número de registro | IN2015021512 |
| Emisor | DE LA VERTIENTE ATLÁNTICA |
Nuestro Consejo de Administración en sesión ordinaria N° 11-2015, celebrada el 19 de marzo del 2015, artículo III-c, acuerda:
De conformidad con el artículo 17, inciso a) de la Ley Orgánica de JAPDEVA, los oficios DIAF-041-2015 de la Dirección Administrativa, AC-032-2015 del Archivo Central, revisión efectuada por el Departamento Legal oficio AL-555-2014 y la Auditoría General -oficio AU-206-2014, se aprueban las modificaciones propuestas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos al Reglamento del Archivo Central de JAPDEVA que se transcribe seguidamente:
PROYECTO DE MODIFICACIÓN AL REGLAMENTO
REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA JUNTA
DE ADMINISTRACIÓN PORTUARIA Y DE DESARROLLO
ECONÓMICO DE LAVERTIENTE ATLÁNTICA
(JAPDEVA)
(Modificación Nº 1)
El Consejo de Administración de JAPDEVA con fundamento en las facultades que le confiere la ley constitutiva N° 5337, realiza las siguientes modificaciones al Reglamento Interno del Archivo Central publicado en La Gaceta N° 233, del día miércoles 3 de diciembre del 2003, quedando de la siguiente manera:
JUNTA DE ADMINISTRACIÓN PORTUARIA Y DE
DESARROLLO ECONÓMICO DE LA VERTIENTE
ATLÁNTICA REGLAMENTO DEL ARCHIVO
CENTRAL DE JADPEVA
Antecedente:
A raíz del incendio del 16 de octubre de 1991, que destruyó el Archivo Central de la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA), nace la necesidad de contar con un nuevo local para poner en funcionamiento el Archivo Central. El Archivo Central de cualquier organización representa una fuente de información importante tanto histórico como para la toma de decisiones. El Archivo Central es una Unidad de la Dirección Administrativa Financiera, que se regulará por las disposiciones reglamentarias internas y los que establezcan en materia de archivo la Ley N° 7202 “Ley del Sistema Nacional de Archivos”.
Para desarrollar en mejores condiciones las actividades Archivísticas en la Institución se propone este proyecto de Reglamento del Archivo Central.
CAPÍTULO I
Definiciones
Para el presente Reglamento se utilizarán las siguientes terminologías:
Archivo de Gestión: Los de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de la Institución, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme una prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada.
Archivo Central: Es el archivo que centraliza la documentación tramitada de varias o de todas las oficinas de la Institución. La documentación reunida en este archivo, ya cumplió la función inmediata para la cual fue creada, pero tiene un valor potencial para la oficina productora como documentación histórica, para efectos de control interno y para realizar investigaciones y probar derechos a mediano o largo plazo.
Valor Administrativo: Corresponde al valor que se otorga a los documentos durante el tiempo que permanecen en las oficinas administrativas, que permite consultar información de forma rápida y de mero trámite de oficina utilizado para respaldo en la toma de decisiones.
Valor Legal: Es el valor que se le otorga a un documento que pruebe algún derecho.
Valor Científico-Cultural: Son todos aquellos documentos que formarán parte del Patrimonio Histórico del país, y que contribuyen a forjar su identidad cultural.
Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos: Es el Órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargada de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural, y de resolver las consultas sobre eliminación de los documentos.
Comisión Institucional de Selección y Eliminación de documentos (CISED): Es la encargada de evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución.
Documento digitalizado: Es un documento creado tradicionalmente en soporte papel y que posteriormente es digitalizado por medio de un escáner u otro medio para ser utilizado y conservado en un soporte digital.
Vigencia documental: Se refiere al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico
CAPÍTULO II
Objetivos del Archivo Central
Artículo 1º—Centralizar, preservar y mantener la información documental que generan o reciben todas las unidades administrativas, así como proporcionar esa información a los usuarios con fines de investigación y para la toma de decisiones, para lo cual se permitirá:
a) El intercambio de información con otras unidades.
b) Además los objetivos de este Reglamento se desarrollarán de conformidad con la legislación vigente.
Artículo 2º—El Archivo Central es una Unidad Administrativa de servicio público, creada para reunir, conservar y facilitar la documentación tramitada por la Institución. Sus funciones son:
a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la Institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la Institución.
e) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la Institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional, los documentos que hayan cumplido el periodo de vigencia administrativa.
d) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.
e) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la Institución que labore en los archivos de gestión.
f) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del Archivo Central y de los archivos de gestión de la entidad.
g) Designar a un funcionario que labore en el Archivo Central para que asista a la Asamblea General de Archivistas, que se celebra cada año.
h) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
i) Integrar el Comité al que se refiere el artículo 33 de la Ley N° 7202 del Archivo Nacional.
j) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El Jefe del Archivo Central formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la Ley N° 7202 del Archivo Nacional.
k) Velar porque el Archivo disponga de los medios técnicos que faciliten su labor.
m) Planificar y normalizar técnicamente la microfilmación y digitalización de la información.
n) Cualquier otra que se establezca en el Ordenamiento Jurídico.
CAPÍTULO III
Régimen interno del Archivo Central
Artículo 3º—El Jefe del Archivo Central será el encargado de elaborar las normas internas y los procedimientos de organización del Archivo Central y su aplicación se hará tanto en el Archivo Central como en los archivos de gestión, de las distintas oficinas de JAPDEVA. Es el responsable de coordinar las políticas archivísticas de la Institución.
Artículo 4º—El Archivo Central de la Institución, estará a cargo de un profesional con formación Universitaria en Archivística o una carrera afín a lo requerido y contará con el personal capacitado, necesario para su buen funcionamiento.
CAPÍTULO IV
Edificio e instalaciones del Archivo Central
Artículo 5º—El lugar destinado para el Archivo Central debe estar situado cerca del área donde se encuentran las oficinas administrativas. El archivo tendrá tres áreas bien definidas:
a. Área Administrativa.
b. Área de Consulta.
c. Área de Depósito.
Artículo 6º—El local destinado al Archivo Central, debe reunir las condiciones necesarias que garanticen la conservación óptima de los documentos. Se tendrán en cuenta: El clima, el grado de humedad relativa del aire, temperatura, polución, luz, insectos; además de adoptarse medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y robos.
Artículo 7º—De acuerdo al artículo 71 del Reglamento a la Ley 7202 del Sistema Nacional Archivo Nacional y los archivos centrales del sistema deberán observar las siguientes medidas de prevención, prohibición y control de los documentos y sus locales.
a) Solo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuentan con previa autorización.
b) Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentos del Archivo.
c) Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.
d) La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.
e) Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.
f) Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.
g) Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre un 45% y un 55%.
h) La temperatura en el depósito deberá fluctuar en lo posible entre los 18 C y 22 C.
i) Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.
j) Deberá existir alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.
k) Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.
l) En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación para evitar focos de humedad.
m) Se deben realizar, revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.
n) La estantería de los depósitos debe tener una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10 cm entre el suelo y el primer estante.
o) El pasillo de circulación principal tendrá de 1,00 a 1,20 metros de ancho.
p) Debe velarse para que a los documentos se les dé el mejor trato por parte de los técnicos en el archivo y usuarios en...
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