REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO S. A. REGLAMENTO GENERAL DE CAJA CHICA CAPÍTULO I De las disposiciones generales
| Fecha de publicación | 30 Julio 2020 |
| Número de registro | IN2020472462 |
| Emisor | AVISOS |
REFINADORA COSTARRICENSE DE PETRÓLEO S. A.
REGLAMENTO GENERAL DE CAJA CHICA
CAPÍTULO I
De las disposiciones generales
Artículo 1°—Definiciones.
a. Activo fijo: Bienes que por características y costo se han clasificado en esa categoría según el “Manual de Normas Generales para la Adquisición, Registro Contable y Administración de Activos Fijos”.
b. Comprobante de retención del impuesto sobre la renta en compras por caja chica (Anexo 1 y 2): Formularios que se utilizan para aplicar la retención del impuesto sobre la renta a las compras de bienes y servicios, según se señala en Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
c. Fraccionamiento: Acción de fragmentar las operaciones respecto a necesidades previsibles en un mismo centro de costo, contándose con los recursos necesarios debidamente presupuestados o financiados y conociéndose la necesidad administrativa concreta o el suministro sucesivo que se pretende obtener, con el propósito de evadir el procedimiento normal de contratación.
d. Gastos: Bienes y servicios menores cuyo costo no excede el límite establecido en el “Manual de Normas Generales para la Adquisición, Registro Contable y Administración de Activos Fijos”.
e. SIG: Sistema Integrado de Gestión.
f. Voucher: Comprobante de pago por tarjeta o emitido por cajero automático.
g. Sub Módulo de Gestión Vehicular: Módulo de mantenimiento contenido en el Sistema Integrado de Gestión para la administración y gestión de la flotilla vehicular.
h. Programador: Funcionario con acceso al SIG que programa los servicios de transporte y lleva el control de consumo de combustibles de los vehículos de la dependencia.
i. Solicitante: Funcionario que toma la decisión de contratar los bienes y servicios de su centro gestor siguiendo el procedimiento establecido.
Artículo 2°—Propósito del Reglamento. El presente reglamento regula como procedimiento de excepción, el pago de las compras menores de bienes y servicios que sean urgentes o indispensables realizadas por las dependencias de la Empresa, los pagos contemplados en la Convención Colectiva y los gastos de viaje y transporte local o exterior para los empleados y miembros de Junta Directiva cubiertos por el Reglamento de Gastos de Viaje y Transportes para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.
Artículo 3°—Del cumplimiento. Los titulares subordinados y los funcionarios de las Áreas de Servicios Administrativos y Tesorería serán encargados de velar por el cumplimiento del presente reglamento.
Artículo 4°—Prohibición. Las establecidas por el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
CAPÍTULO II
De la operación de los pagos por Caja Chica
Artículo 5°—Funcionarios y montos autorizados. Se autoriza a los siguientes funcionarios para tramitar y autorizar los gastos estipulados en el artículo 6, hasta por los siguientes montos:
| Presidente y Gerente General | ¢14.550.000,00 |
| Gerentes, Auditor General y Subauditor General | ¢7.275.000,00 |
| Jefes de Dirección y Subauditores de Área | ¢3.637.500,00 |
| Jefes de Departamento | ¢1.091.250,00 |
| Otros funcionarios autorizados por el Presidente, Gerente General o el Auditor General | Monto máximo nivel Jefe de Departamento |
El Gerente de Administración y Finanzas, queda autorizado para actualizar anualmente el monto asignado al Presidente y Gerente General, en un 15%, del límite económico establecido por la Contraloría General de la República para el procedimiento de contratación directa asignada a RECOPE S. A., el monto para las siguientes categorías corresponde a un 50% del tope asignado a la categoría anterior hasta el nivel de Jefes de Dirección y Subauditores de Área, el monto correspondiente a Jefe de Departamento será un 30% del monto asignado a los Jefes de Dirección y Subauditores de Área, los nombres de los otros funcionarios así como el monto a designar, no podrá ser superior al monto establecido para los Jefes de Departamento y será autorizado por el Presidente, Gerente General y Auditor General según corresponda a su jerarquía, previo a un informe que deberá remitir cada Gerente, en el cual se contemplen las necesidades del Área respectiva.
El Presidente, el Gerente General y los Gerentes de Área, en casos de emergencia, caso fortuito, fuerza mayor o huelga, quedan autorizados para aumentar los montos establecidos en este artículo hasta por el doble y designar los funcionarios a quienes les habilitará la tarjeta de compra institucional y adelantos que considere necesarios, para que puedan realizar las compras de bienes y servicios, a fin garantizar la continuidad del servicio público que presta la Empresa. La liquidación deberá ser presentada dentro de los diez días hábiles siguientes a la conclusión del acontecimiento y los documentos de respaldo deberán cumplir con la normativa vigente.
Artículo 6°—Pagos autorizados. Se podrán reconocer por medio de caja chica los conceptos que se ajustan a las siguientes estipulaciones:
a. Gastos de viaje y transporte en el interior y exterior del país, de acuerdo con las tarifas del Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República.
b. La adquisición de bienes y servicios que se encuentren autorizados en los distintos instrumentos de gestión financiera (contables y presupuestarias) vigentes a nivel externo e interno de la Empresa.
c. Adquisición de bienes que, aunque se encuentren en el Catálogo de Artículos de Bodega, no existan en la bodega en el momento en que se necesiten.
d. La compra de bienes que se encuentren en las existencias de bodega, y que, por la distancia y urgencia, impliquen un alto costo de traslado, tiempo y trámite; para lo cual se requiere la explicación respectiva en la liquidación.
e. Compra de activos fijos en concordancia con lo que establece el “Manual de Normas Generales para la Adquisición, Registro Contable y Administración de Activos Fijos”.
f. Pagos establecidos en la Convención Colectiva de Trabajo.
g. La adquisición de bienes y servicios vía internet, siempre y cuando se verifique que el precio final, que incluye el precio de adquisición más los costos de internamiento en el país, no supere los montos autorizados. Además; el precio final debe ser menor que en el mercado local.
h. Abastecimiento de combustible en las estaciones de servicio, por medio de la tarjeta de compra institucional, para los vehículos empresariales.
i. En obras para el mantenimiento de instalaciones, edificios y locales se debe documentar formalmente el estudio de mercado que permita definir la razonabilidad de los precios y consignar la justificación de la selección de la oferta o cotización. Asimismo, el titular subordinado debe gestionar la colaboración de un profesional en ingeniería civil, que le brinde el criterio, materiales, diseño y especificaciones de las obras, que le permita valorar la razonabilidad de los precios cotizados y verificar el cumplimiento de las obras entregadas.
Artículo 7°—De las autorizaciones y medios de pago. Las autorizaciones de pago serán administradas a través del SIG conforme a los funcionarios autorizados en el artículo 5 de este reglamento y los medios de pago autorizados, serán:
a) Tarjeta de compra Institucional.
b) Transferencia Electrónica a la cuenta personal del beneficiario o a la cuenta del proveedor, según corresponda.
c) Efectivo mediante avances solicitados en cajeros automáticos a través de la tarjeta institucional.
d) Fondos propios de funcionarios autorizados, solamente en casos de excepción y la justificación deberá quedar consignada en la liquidación.
Artículo 8°—Del incumplimiento de los pagos. Los revisores de las Áreas de Servicios Administrativos y Tesorería devolverán el pago que incumpla con los lineamientos y requisitos establecidos en el presente reglamento y en las directrices emitidas.
Artículo 9°—De las compras. Toda compra por Caja Chica deberá quedar respaldada por la factura en formato físico o electrónico (pdf, xml y acuse de recibo). Las compras...
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