Reforma Integral Reglamento de caja chica del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, de 23 de Julio de 2015
| Emisor | Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico |
INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS
DEL PACÍFICO
Que la Junta Directiva de esta Institución mediante Acuerdo Nº 2 tomado en la Sesión Nº 3952, celebrada el día 23 de julio del 2015, aprobó las modificaciones al Reglamento de Caja Chica, conforme a los oficios Nº CR-INCOP-GG-2015-0621 de fecha 07 de julio del 2015 de la Gerencia General, oficio Nº CR-INCOP-PI-2015-0094 de fecha 07 de julio del 2015 de la Dirección de Planificación y criterios técnicos mediante el Oficio CR-INCOP-DAF-0300-2015 de fecha 20 de junio del 2015 de la Dirección Administrativa Financiera y oficio CR-INCOP-AL-2015-000114 de fecha 06 de julio del 2015 de la Asesoría Jurídica.
Este Reglamento modifica el aprobado mediante acuerdo N° 4 de la sesión 3860 celebrada el 17 de octubre de 2013.
Rige a partir de su publicación en el diario Oficial La Gaceta.
Este Reglamento podrá ser visto en la página web de INCOP en el siguiente link: http://www.incop.go.cr/documentos.php?pag=2
CAPITULO 1
Disposiciones generales
ARTICULO 1: Del carácter de las disposiciones: Las disposiciones establecidas por el Reglamento son de carácter general y se aplicarán en todas las operaciones de caja chica que serán creadas mediante este Reglamento y las que en un futuro se establezcan a juicio de la Gerencia General y con la aprobación de la Junta Directiva.
ARTICULO 2: De las atribuciones de la Auditoria General: La Auditoría General, de acuerdo a las atribuciones que le concede la Ley Constitutiva del INCOP, realizará los arqueos y verificaciones de los documentos en poder de los responsables de la custodia de las diferentes cajas chicas asignadas y otros valores cuando lo considere necesario, de acuerdo a su programación de labores.
ARTICULO 3: De los arqueos: La Dirección Administrativa Financiera (o a quien sea designado por esa Dirección) deberá realizar arqueos sorpresivos de las cajas chicas, por lo menos una vez al año, o bien en el momento que se considere necesario. La jefatura de Tesorería o quien éste designe realizará arqueos sorpresivos mínimo dos veces al año o bien en el momento que se considere necesario
ARTICULO 4: De los fondos asignados por la Junta Directiva: Los fondos de caja chica asignados por la Junta Directiva estarán bajo la custodia del cajero y bajo la supervisión del Tesorero.
ARTICULO 5: De la póliza de fidelidad: Cada funcionario responsable de recaudar, custodiar y administrar fondos y valores, suscribirá una póliza de fidelidad anual de manera personal, la cual estará suscrita a favor del INCOP, lo anterior de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Cauciones del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.
ARTICULO 6: Del control de los reintegros: Todo reintegro de caja chica deberá respaldarse con documentos originales que serán revisados por la cajera y aprobados por la Jefatura de Tesorería, quien será responsable de velar por el cumplimiento de la normativa vigente que regula en materia de la administración de fondo de las Cajas Chicas que mantiene la institución, por su parte a la Contabilidad le corresponderá la revisión de los códigos contables y la integridad y autenticidad de los documentos. Asimismo se indica que todos los documentos serán sellados por la Tesorería, con un sello de cancelado y otro donde aparece el número de cheque con que fue cancelado, a efecto de que no puedan ser utilizados posteriormente.
De igual manera se indica que todas las facturas, sean estas de compras o de servicios para liquidaciones de vales o de servicio en las liquidaciones de viáticos, sin excepción deben de venir a nombre de INCOP.
(Modificado mediante Acuerdo N° 2 de la Sesión N° 3952 celebrada el 23 de julio del 2015)
ARTÍCULO 7: De los cheques para reintegro: Los cheques que se emitan para reintegro de las cajas chicas asignadas deberán confeccionarse a nombre del responsable del manejo de los fondos de cajas.
ARTICULO 8: Del porcentaje fijado para motivar el reintegro: Todo reintegro o reembolso será emitido por el Cajero en formulario respectivo cuando se tenga entre un 25% y un 40% de utilización de los fondos de caja chica o en su defecto uno diario, si no alcanza el mínimo fijado.
CAPITULO II
De la creación de fondos de cajas chicas
ARTICULO 9: De las cajas chicas existentes: De acuerdo a las facultades que la Ley Constitutiva del INCOP le concede a la Junta Directiva, se crearán los siguientes fondos de cajas chicas para uso de compras generales y de viáticos:
CAJA CHICA
MONTO ASIGNADO
Puerto Caldera
¢1.500.000.00
San José
¢200.000.00
Puerto Quepos
¢200.000.00
Puerto Golfito
¢200.000.00
Junta Promotora
¢200.000.00
ARTÍCULO 10: De los límites para tramitar vales de caja chica: Los límites con que cuenta cada dependencia para tramitar vales de caja chica en el portal del SIAF son los siguientes:
-
La Administración Superior (Gerencia y Presidencia) hasta por un monto de ¢250.000,00.
-
La Auditoria General, la Dirección Administrativa Financiera, Planificación Institucional, la Dirección Portuaria, Asesoría Legal, la Unidad Técnica de Supervisión y Control, la Junta Promotora de Turismo, la Secretaría de Fiscalización y Tecnologías de Información, quedan facultados para tramitar vales hasta por un monto de ¢150.000,00, sin requerir aprobación adicional de otro nivel jerárquico.
-
La Secretaria de la Junta Directiva, queda facultada para tramitar vales hasta por un monto de ¢150.000,00, requiriendo la aprobación de la Presidencia Ejecutiva.
-
Las Jefaturas de la Dirección Administrativa Financiera y las Jefaturas de la Dirección Portuaria (Muelle de Quepos, Muelle de Puntarenas, Muelle de Golfito), quedan facultados para tramitar vales hasta por un monto de ¢100.000,00, requiriendo la aprobación de la Dirección Administrativa Financiera y la Dirección Portuaria según corresponda.
ARTICULO 11: De la custodia de los fondos de caja chica: Los fondos de caja chica asignados por la Junta Directiva estarán bajo la custodia del cajero o del funcionario que lo sustituya en sus ausencias.
Sin embargo, dadas las circunstancias especiales del INCOP en San José, en donde no existe la figura del cajero, los fondos de caja chica estarán bajo la custodia del funcionario que designe el Gerente General, quien deberá dar cumplimiento en todos sus aspectos con lo establecido en este reglamento
ARTICULO 12: De la jurisdicción de los adelantos y liquidación: Los fondos entregados por caja chica para adelantos y liquidación de gastos de viaje dentro del país serán de uso exclusivo del personal que se encuentra destacado en su respectiva jurisdicción, es decir, no se tramitarán viáticos de funcionarios de Caldera en San José o viceversa, y de igual forma con el Muelle de Quepos y de Golfito. La utilización de dichos fondos debe regirse por este Reglamento y también por el Reglamento de Viáticos elaborado por la Contraloría General de la República.
CAPITULO III
De la Responsabilidad
ARTÍCULO 13: De la facultad de autorizar. Los únicos facultados para aprobar vales y liquidaciones de caja chica, adelantos y liquidaciones de viáticos, así como autorizar a los funcionarios que podrán aprobar en su ausencia, son:
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Presidente Ejecutivo.
-
Gerente General.
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Auditor General.
-
Director(a) Administrativa Financiera
-
Director(a) Portuaria
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Secretario(a) de Fiscalización.
-
Jefe Unidad Técnica de Supervisión y Control.
-
Director(a) de Planificación Institucional
-
Asesor Legal
-
Jefe de Tecnologías de Información
-
Encargado de Junta Promotora de Turismo.
Cada uno de los funcionarios anteriormente señalados podrá nombrar un sustituto para aprobar, cuando éste se encuentre en vacaciones o incapacitado, para lo cual deberá comunicarlo por escrito (puede ser con oficio formal o por correo) al Tesorero, al Jefe de Capital Humano y al Jefe de Tecnologías de Información, para que realicen los cambios pertinentes en el sistema y al encargado del fondo de caja chica para que esté enterado del cambio.
El Jefe de la unidad solicitante será el responsable de garantizar a su superior inmediato y por tanto a la...
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