Reforma Integral Reglamento de caja chica de Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, de 16 de Junio de 2016
| Emisor | Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico |
INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS
DEL PACÍFICO
Que la Junta Directiva de esta Institución mediante Acuerdo Nº 2 tomado en la sesión Nº 3994, celebrada el día 16 de junio del 2016 aprobó las modificaciones contenidas en el Reglamento de Caja Chica de INCOP.
Este reglamento podrá ser visto en la página web de INCOP www.incop.go.cr
Rige a partir de su publicación en el diario Oficial La Gaceta.
Nombre: Reglamento de Caja Chica
Código: RGL-UT-01
Versión: V.05
Fecha de emisión: 23-01-2007
Fecha última modificación: 01-04-2016
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Área Responsable: Unidad de Tesorería
El Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP), creado por la Ley No. 1721 del 28 de diciembre de 1953 y sus reformas, en el que se le dio carácter de prerrogativa y funciones de Autoridad Portuaria del Litoral del Pacífico y con base en las disposiciones contenidas en esta Ley, emite el presente Reglamento General de Cajas Chicas:
OBJETIVO GENERAL
Regular los fondos de cajas chicas ubicadas en Puerto Caldera, Puerto Quepos, Puntarenas y Puerto Golfito.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Mantener una adecuada rotación de los fondos, con el propósito de garantizar que permanentemente haya efectivo en caja chica.
Mantener un fondo para efectuar compras urgentes por sumas menores, bienes o artículos perecederos y que no requiera de otro trámite administrativo, o que no haya existencia en la Institución.
Mantener un fondo para que los funcionarios puedan realizar el cobro de los viáticos de las giras que se vayan a realizar.
CAPITULO I
Disposiciones generales
ARTICULO 1: Del carácter de las disposiciones: Las disposiciones establecidas por el Reglamento son de carácter general y se aplicarán en todas las operaciones de caja chica que serán creadas mediante este Reglamento y las que en un futuro se establezcan a juicio de la Gerencia General y con la aprobación de la Junta Directiva.
ARTICULO 2: De las atribuciones de la Auditoria Interna: La Auditoría Interna, de acuerdo a las atribuciones que le concede la Ley Constitutiva del INCOP, realizará los arqueos y verificaciones de los documentos en poder de los responsables de la custodia de las diferentes cajas chicas asignadas y otros valores cuando lo considere necesario, de acuerdo a su programación de labores.
ARTICULO 3: De la información de las liquidaciones: La información consignada en la liquidación de gastos de viaje y de transporte tiene el carácter de declaración jurada; o sea, de que ésta es una relación cierta de los gastos incurridos en la atención de asuntos oficiales y toda la información contenida en ella.
ARTICULO 4: De los arqueos: La Dirección Administrativa Financiera (o a quien sea designado por esa Dirección) deberá realizar arqueos sorpresivos de las cajas chicas, por lo menos una vez al año, o bien en el momento que se considere necesario. La jefatura de Tesorería o quien éste designe realizará arqueos sorpresivos mínimo dos veces al año o bien en el momento que se considere necesario
ARTICULO 5: De los fondos asignados por la Junta Directiva: Los fondos de caja chica asignados por la Junta Directiva estarán bajo la custodia del cajero y bajo la supervisión del Tesorero.
ARTICULO 6: De la póliza de fidelidad: Cada funcionario responsable de recaudar, custodiar y administrar fondos y valores, suscribirá una póliza de fidelidad anual de manera personal, la cual estará suscrita a favor del INCOP, lo anterior de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Cauciones del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.
ARTICULO 7: Del control de los reintegros: Todo reintegro de caja chica deberá respaldarse con documentos originales que serán revisados por el cajero (a) y aprobados por la Jefatura de Tesorería, quien será responsable de velar por el cumplimiento de la normativa vigente que regula en materia de la administración de fondo de las Cajas Chicas que mantiene la institución, por su parte a la Contabilidad le corresponderá la revisión de los códigos contables y la integridad y autenticidad de los documentos. Asimismo se indica que todos los documentos serán sellados por la Tesorería, con un sello de cancelado y otro donde aparece el número de cheque con que fue cancelado, a efecto de que no puedan ser utilizados posteriormente.
De igual manera se indica que todas las facturas, sean estas de compras o de servicios para liquidaciones de vales o de servicio en las liquidaciones de viáticos, sin excepción deben de venir a nombre de INCOP.
ARTÍCULO 8: De los cheques para reintegro: Los cheques que se emitan para reintegro de las cajas chicas asignadas deberán confeccionarse a nombre del responsable del manejo de los fondos de cajas.
ARTICULO 9: Del porcentaje fijado para motivar el reintegro: Todo reintegro o reembolso será emitido por el Cajero en formulario respectivo cuando se tenga entre un 25% y un 40% de utilización de los fondos de caja chica o en su defecto uno diario, si no alcanza el mínimo fijado.
ARTICULO 10: De la limitación territorial del gasto de viaje: No podrá cubrirse gastos de viaje a los funcionarios cuya sede de trabajo este ubicada dentro de la jurisdicción del Área Metropolitana de San José, Área que corresponde a la de los cantones que señala el artículo 65° de la Ley N° 4240 del 30 de noviembre de 1968 (San José, Escazú, Desamparados, Goicoechea, Alajuelita, Coronado, Tibás, Moravia, Montes de Oca y Curridabat), exceptuando en el caso del cantón de Desamparados a los distritos de Frailes, San Cristóbal y Rosario, cuando, en funciones de su cargo, deban desplazarse dentro de dicha jurisdicción territorial. Similar limitación se aplica en aquellos casos en que el ente público tiene oficinas regionales, en cuyo caso tampoco cabe el reconocimiento de viáticos a los funcionarios destacados en dichas oficinas, cuando éstos deban desplazarse a cumplir funciones del cargo, dentro del cantón en que se encuentra ubicada esa sede regional.
Esta limitación territorial no afecta el reconocimiento de los gastos de transporte en que incurra el funcionario, en razón de las giras que le sean autorizadas.
ARTÍCULO 11: Excepciones de la limitación territorial del gasto de viaje: Constituyen excepciones al artículo anterior, el reconocimiento y pago de viáticos, tomando en consideración la distancia de 10 o más kilómetros desde el lugar de trabajo o de residencia del funcionario hasta el destino final de la gira (conforme la distancia establecida en el artículo 38 del Código de Trabajo), respecto del centro de trabajo.
Para lo cual se deberá indicar en el apartado de motivo de viaje (observaciones) el lugar de residencia.
CAPITULO II
De la creación de fondos de cajas chicas
ARTICULO 12: De las cajas chicas existentes: De acuerdo a las facultades que la Ley Constitutiva del INCOP le concede a la Junta Directiva, se crearán los siguientes fondos de cajas chicas para uso de compras generales y de viáticos:
CAJA CHICA
MONTO ASIGNADO
Puerto Caldera
¢1.500.000.00
Puerto Quepos
¢200.000.00
Puerto Golfito
¢200.000.00
Junta Promotora
¢200.000.00
ARTÍCULO 13: De los límites para tramitar vales de caja chica: Los límites con que cuenta cada dependencia para tramitar vales de caja chica en el portal del SIAF son los siguientes:
-
La Administración Superior (Gerencia y Presidencia) hasta por un monto de ¢250.000,00.
-
La Auditoría Interna, la Dirección Administrativa Financiera, Planificación Institucional, la Dirección Portuaria, Asesoría Legal, la Unidad Técnica de Supervisión y Control, la Junta Promotora de Turismo, la Secretaría de Fiscalización y Tecnologías de Información, quedan facultados para tramitar vales hasta por un monto de ¢150.000,00, sin requerir aprobación adicional de otro nivel jerárquico.
-
La Secretaria de la Junta Directiva, queda facultada para tramitar vales hasta por un monto de ¢150.000,00, requiriendo la aprobación de la Presidencia Ejecutiva.
-
La Jefaturas de la Dirección Administrativa Financiera y las Jefaturas de la Dirección Portuaria (Muelle de Quepos, Muelle de Puntarenas, Muelle de Golfito), quedan facultados para tramitar vales hasta por un monto de ¢100.000,00, requiriendo la aprobación de la Dirección Administrativa Financiera y la Dirección Portuaria según corresponda.
ARTICULO 14: De la custodia de los fondos de caja chica: Los fondos de caja chica asignados por la Junta Directiva estarán bajo la custodia del cajero o del funcionario que lo sustituya en sus ausencias.
ARTICULO 15: De la jurisdicción de los adelantos y liquidación: Los fondos entregados por caja chica para adelantos y liquidación de gastos de viaje dentro del país serán de uso exclusivo del personal que se encuentra destacado en su respectiva jurisdicción, es decir, no se tramitarán viáticos de funcionarios de Caldera ,Puntarenas (Caja Chica Junta Promotora), Quepos y Golfito o viceversa, salvo en casos muy especiales y con la debida justificante del porqué se va a utilizar una caja chica en la cual no está destacado oficialmente. Todos los pagos de los fondos de las cajas chicas de la institución estarán regidos por este Reglamento y también por el Reglamento de Viáticos elaborado por la Contraloría General de la República. Los funcionarios destacados en las oficinas de San José, cuando requieran hacer cobro de viáticos, solo podrán realizarlos en la caja chica de Puerto Caldera.
CAPITULO III
De la Responsabilidad
ARTÍCULO 16: De la facultad de autorizar. Los únicos facultados para aprobar vales y liquidaciones de caja chica, así como autorizar a los funcionarios que podrán aprobar en su ausencia, son:
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Presidente Ejecutivo.
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Gerente General.
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Auditor Interno.
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Director(a) Administrativa Financiera
-
Director(a) Portuaria
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Secretario(a) de Fiscalización.
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Jefe Unidad Técnica de Supervisión y Control.
-
Director(a) de Planificación Institucional
-
Asesor Legal
-
Jefe de Tecnologías de Información
-
Administrador de Junta Promotora de Turismo.
Cada uno de los funcionarios anteriormente señalados podrá...
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