Reforma Manual de Reglamentos Administrativos, de 31 de Mayo de 2021

EmisorInstituto Nacional de Seguros

INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS

MANUAL DE REGLAMENTOS ADMINISTRATIVOS

TÍTULO III

Contrataciones exceptuadas del INS

Se regulan las contrataciones exceptuadas de los procedimientos ordinarios de contratación administrativa, de conformidad con lo establecido en la Ley del INS.

CAPÍTULO I

Normas Generales

Artículo 26.-Lineamientos. El presente Título dicta los lineamientos para el desarrollo de las contrataciones exceptuadas de los procedimientos ordinarios de contratación administrativa del INS, de conformidad con lo establecido en el Artículo 9 de la Ley del INS.

Los procedimientos para realizar estas contrataciones deben observar los principios generales de la contratación administrativa que resulten razonables y proporcionales a sus fines.

Artículo 27.-Normativa de aplicación del presente Título. Será competencia de la Gerencia General emitir la normativa complementaria que desarrollará lo establecido en este Título y servirá de guía para el Departamento de Proveeduría y las unidades usuarias respecto a la ágil y expedita tramitación de las contrataciones conforme a las disposiciones del presente Título. Deberá ajustarse a lo siguiente:

  1. Se observará lo dispuesto en el presente Título.

  2. Los procedimientos serán lo más ágiles posible, sin introducir requisitos, instancias o trámites innecesarios, pero siempre garantizando que en el expediente de la contratación consten las principales acciones realizadas y decisiones tomadas, así como las justificaciones que se requieran. Cuando en otras comunicaciones escritas conste claramente la voluntad de las partes podrá prescindirse de la suscripción de un documento contractual escrito, salvo que por Ley se exija esa formalidad.

  3. De previo al inicio de cualquier contratación deberá contarse con el presupuesto respectivo, salvo situaciones debidamente justificadas y autorizadas por la Alta Gerencia.

  4. La publicidad de la contratación se tendrá por satisfecha mediante la invitación cursada para al menos tres posibles oferentes, salvo cuando la naturaleza de la contratación justifique lo contrario, o cuando se justifique que no existen suficientes oferentes en el mercado nacional o internacional, según corresponda. A criterio del Departamento de Proveeduría tal invitación podrá hacerse mediante cualquier medio de comunicación, siempre que se verifique con precisión, por medio de registros fidedignos o constancia de parte del Departamento de Proveeduría, la identificación del emisor y el receptor, la hora, la fecha y el contenido del mensaje y su recepción. En caso de llamada telefónica el Departamento de Proveeduría deberá dejar constancia de los detalles principales en el expediente. También se tendrá por satisfecha mediante publicaciones en diarios de circulación nacional y/o internacional o bien en un portal debidamente oficializado por el Instituto para tal efecto. El Departamento de Proveeduría decidirá cuál opción utilizar.

    Podrán exceptuarse de la aplicación de todo este inciso, a las contrataciones exceptuadas fundamentadas en el Artículo 9 incisos b), c), e) y f) de la Ley del INS.

  5. En todo expediente de contratación deberá constar, la justificación de la contratación, el pliego de condiciones, la justificación de la adjudicación, y la recepción satisfactoria o insatisfactoria del bien o servicio. Para los incisos b, c, e y f del Artículo 9 de la Ley del INS; podrá obviarse el pliego de condiciones, oferta y el acto de adjudicación y sustituirse por la constitución en documento simple. Se indicará los respectivos requisitos y demás aspectos relacionados con este tema. Asimismo, se deberá aportar por parte de la unidad usuaria, el estudio de razonabilidad de precio, el cual debe incluir al menos los siguientes aspectos:

    - Situación del mercado.

    - Justificación del rango de variabilidad de precios.

    - Cotizaciones: las cuales se pueden obtener de diferentes fuentes de información, como: último precio pagado por la Institución en otras contrataciones, contrataciones en el Sistema Merlink, precios de fábrica, precios de otros proveedores, tarifas de Colegios Profesionales, salarios establecidos por el Ministerio de Trabajo, salarios y tarifas de la Institución.

    Es importante que las cotizaciones obtenidas incluyan las mismas características, con el fin...

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