Reforma Procedimiento ECA-MP-P10 Manual de procedimientos de evaluación y acreditación (Seguimiento y Reevaluación) (Versión 04), de 15 de Diciembre de 2016
| Emisor | Ente Costarricense de Acreditación |
ENTE COSTARRICENSE DE ACREDITACIÃN
AVISO
Publicación de documentos 012-2016. El Ente Costarricense de Acreditación (ECA), en cumplimiento de la Ley 8279 Ley del Sistema Nacional de la Calidad, dan a conocer la publicación de la modificación de los siguientes documentos, de la siguiente manera:
Procedimiento
Versión actual
Versión publicada
Fecha de Emisión
Fecha de entrada en vigencia en el sistema de gestión ECA
ECA-MP-P10
Seguimiento y reevaluación
03
04
A partir de su publicación en el diario oficial la Gaceta
A partir de su publicación en el diario oficial la Gaceta
Los documentos descritos se encuentran a disposición de los interesados en la página electrónica www.eca.or.cr/ http://www. eca.or.cr/docs.php; asà mismo puede solicitar el envÃo de manera electrónica o solicitar gratuitamente una copia no contralada en la GestorÃa de Calidad en las oficinas centrales del ECA ubicadas en Pavas, Rohrmoser 150 metros al este del Centro Comercial Plaza Mayor, contiguo a Prisma Dental, de lunes a viernes de las 8:00 a las 16:00 horas.
San José, 15 de diciembre del 2016.-
TABLA DE CONTENIDO
1 SEGUIMIENTO Y REEVALUACIÃN ......................................................................................... 2
2 COORDINACIÃN DE FECHA DE EVALUACIÃN Y CONFORMACIÃN DEL EQUIPO EVALUADOR ................................................................................................................................... 2
3 ACTUALIZACIÃN DE LA DOCUMENTACIÃN .......................................................................... 3
4 EVALUACIÃN ........................................................................................................................... 4
5 ACTIVIDADES POSTERIORES A LA EVALUACIÃN .............................................................. 4
6 TOMA DE DECISIÃN ................................................................................................................ 4
7 PERIODICIDAD DE LAS VISITAS DE SEGUIMIENTO Y REEVALUACIÃN ............................. 5
8 OTRAS ACTIVIDADES DE VIGILANCIA .................................................................................. 6
9 ANEXOS .................................................................................................................................. 7
10 IDENTIFICACIÃN DE CAMBIOS ............................................................................................ 25
11 TRANSITORIO ........................................................................................................................ 25
1 SEGUIMIENTO Y REEVALUACIÃN
1.1 Todos los OEC acreditados por el ECA deben ser supervisados al menos una vez al año, para asegurar que los mismos mantienen su competencia técnica y el cumplimiento de los requisitos por los cuales les fue otorgada la acreditación; cada 4 años, el OEC recibe una reevaluación, que consiste en realizar nuevamente el proceso completo de evaluación. Ambos procesos permiten asegurar que los requisitos que dieron lugar a la acreditación se mantienen por parte del OEC acreditado.
2 SEGUIMIENTO Y REEVALUACIÃN
2.1 Todos los OEC acreditados por el ECA deben ser supervisados al menos una vez al año, para asegurar que los mismos mantienen su competencia técnica y el cumplimiento de los requisitos por los cuales les fue otorgada la acreditación; cada 4 años, el OEC recibe una reevaluación, que consiste en realizar nuevamente el proceso completo de evaluación. Ambos procesos permiten asegurar que los requisitos que dieron lugar a la acreditación se mantienen por parte del OEC acreditado.
3 COORDINACIÃN DE FECHA DE EVALUACIÃN Y CONFORMACIÃN DEL EQUIPO EVALUADOR
3.1 La SecretarÃa de Acreditación, en el último trimestre de cada año, prepara el ECA-MP-P10-F01 Programa de evaluaciones, para las evaluaciones de seguimiento y reevaluaciones para el año siguiente.
3.2 La SecretarÃa de Acreditación traslada a la Unidad de LogÃstica el programa de evaluaciones aprobado, para que esta última informe a cada OEC, en el primer trimestre de cada año el mes que le corresponde la visita de seguimiento o reevaluación y la conformación del equipo evaluador.
3.3 Una vez presentada la información para realizar la visita, el OEC tiene 5 dÃas hábiles para solicitar cambios en el equipo evaluador por conflicto de interés y brindar fechas disponibles para la ejecución de la evaluación.
3.4 Cuando por causas de fuerza mayor el OEC no pueda recibir la evaluación en el mes establecido, puede solicitar postergar la fecha establecida en el programa de evaluaciones de seguimiento, siempre y cuando se cumpla con lo establecido en el apartado 7 de este procedimiento.
3.5 Si el OEC NO acepta el Equipo Evaluador o parte de este, envÃa una carta (o correo electrónico) a la Unidad de LogÃstica informando su objeción, acompañada de la prueba correspondiente, para lo cual dispone de 5 dÃas hábiles desde el momento de la notificación.
3.6 El OEC puede objetar el nombramiento del equipo evaluador, (excepto el representante de la institución reguladora); únicamente en dos oportunidades, agotadas las cuales la designación realizada quedará en firme.
3.7 En caso de que el OEC no informe a la Unidad de LogÃstica su aceptación o rechazo dentro del perÃodo establecido, la Unidad de LogÃstica da por aceptado el equipo propuesto y mes propuesto para la evaluación de seguimiento o reevaluación y continúa el proceso.
3.8 Si la Unidad de LogÃstica recibe una nota de objeción, la traslada a la SecretarÃa de Acreditación respectiva.
3.9 La SecretarÃa de Acreditación analiza las pruebas presentadas por el OEC y si la objeción procede, debe designar en 10 dÃas hábiles, un nuevo Equipo Evaluador o miembro del Equipo Evaluador e informa a la Unidad de LogÃstica, quién lo comunica al OEC en un plazo de 1 dÃa hábil y se procede de acuerdo al punto 2.3.
3.10 Si la objeción NO procede, la SecretarÃa de Acreditación lo informa por escrito, , a la Unidad de LogÃstica quien lo comunica al OEC. Aceptada la totalidad del Equipo Evaluador por parte del OEC, la Unidad de LogÃstica informa a cada miembro del equipo su participación, por medio del ECA-MP-P05-F02 Aceptación o rechazo de participación en evaluaciones por parte del Equipo Evaluador.
3.11 La Unidad de LogÃstica solicita al Equipo Evaluador la preferencia en realizar la evaluación documental durante la evaluación in situ o previo a ésta y le informa el mes para realizar la evaluación.
3.12 Los miembros del equipo deben informar a la Unidad de LogÃstica en los siguientes 5 dÃas hábiles su disponibilidad. En caso de que algún miembro del Equipo Evaluador propuesto rechace la participación o declare un potencial conflicto, la Unidad de LogÃstica lo debe comunicar a la SecretarÃa de Acreditación correspondiente. En caso de rechazo, la SecretarÃa de Acreditación procede al nombramiento de otra persona para que conforme el equipo y se procede a partir de 2.3.
3.13 En casos de potenciales conflictos de interés, la SecretarÃa de Acreditación debe analizar la información brindada por el integrante del equipo evaluador, para evaluar si debe ser sustituido o si es necesario realizar un estudio que incorpore las posibles formas de mitigar el potencial conflicto.
Nota: La SecretarÃa de Acreditación debe dejar evidencia del análisis en el expediente del OEC.
3.14 Cuando se cuente con la aceptación de todo el Equipo Evaluador propuesto, la Unidad de LogÃstica solicita al Equipo Evaluador la definición de las fechas de la evaluación in situ.
4 ACTUALIZACIÃN DE LA DOCUMENTACIÃN
4.1 Aceptado el Equipo Evaluador, la Unidad de LogÃstica debe confirmar con el OEC y el Equipo evaluador, la forma en que se realizará la evaluación documental tal como se documenta en ECA-MP-P06 Evaluación, si antes de la evaluación in situ o durante la evaluación in situ.
4.2 Si el acuerdo es antes de la evaluación en el sitio, la Unidad de LogÃstica debe solicitar al OEC con 40 dÃas hábiles de anterioridad a la fecha acordada de ejecución de la evaluación in situ, la documentación actualizada
4.3 La Unidad de LogÃstica debe dar acceso a la documentación del OEC 20 dÃas hábiles antes de la fecha programada para la ejecución de la evaluación in situ, a los miembros del Equipo Evaluador. La documentación a entregar por parte de la Unidad de LogÃstica es la siguiente:
Documentos del SGC del OEC, cuando aplique.
Informe final de la evaluación anterior.
Informe de verificación de acciones correctivas de la evaluación anterior, cuando aplique.
La aprobación del uso de sÃmbolo de acreditación.
4.4 Además de la documentación anterior, la SecretarÃa de Acreditación debe entregar al Equipo evaluador: cambios notificados por el OEC, seguimiento de acuerdos de órganos colegiados, resultados y plan de intercomparaciones, cuando aplique.
5 EVALUACIÃN
5.1 Esta etapa debe ejecutarse tal como se describe en ECA-MP-P06 Evaluación.
5.2 Los aspectos a evaluar durante las evaluaciones de seguimiento y reevaluación, se definen en los Anexos de este procedimiento y se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
-
Es posible, que por los cambios significativos informados por el OEC, de su Sistema de Gestión, se determine la necesidad de evaluar algún requisito afectado, aunque no haya sido indicado en el anexo para la evaluación de seguimiento respectiva.
-
Es permisible que durante el desarrollo de la evaluación, el equipo evaluador revise otros requisitos no indicados en el anexo, si el desarrollo de la lÃnea de investigación durante la evaluación asà lo exige y pueden determinarse no conformidades contra esos requisitos.
-
Los evaluadores deben indicar al ECA qué requisitos deben ser considerados nuevamente para la siguiente evaluación.
-
Tanto el Comité Asesor como la Comisión de Acreditación pueden solicitar la revisión de algún punto especÃfico en cualquier seguimiento o...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba