REGLAMENTO DE ACTIVOS PARA EL CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
| Fecha de publicación | 18 Diciembre 2018 |
| Número de registro | IN2018295752 |
| Emisor | CONSEJO NACIONAL DE RECTORES |
REGLAMENTO DE ACTIVOS PARA EL CONSEJO
NACIONAL DE RECTORES
Considerando que:
1º—Que El Consejo Nacional de Rectores (CONARE) cuenta dentro de su patrimonio con una serie de activos, de los cuales deben garantizar su adecuado registro, uso y custodia.
2º—Que el CONARE en la sesión 34-09, celebrada el 17 de noviembre de 2009, aprobó el “Consejo Nacional de Rectores, Reglamento para el Control de Activos Fijos”, el cual no se ha venido aplicando por la ausencia de una identificación y valoración adecuada de los activos de la institución, así como de la no identificación de otros aspectos relacionados con la materia.
3º—Que existe la necesidad de revisar y actualizar el reglamento de activos existente, con el fin de determinar aquellos aspectos sujetos a mejora, así como otros no considerados en el reglamento actual, pero sí importantes y necesarios de incluir para regular adecuadamente esta materia.
4º—Que El CONARE decide iniciar la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), con el fin mejorar la calidad, la fiabilidad y la transparencia de la información financiera, y de cumplir con lo establecido en el decreto ejecutivo 34918H del Ministerio de Hacienda de la República de Costa Rica. Por tanto,
Se emite el siguiente:
REGLAMENTO DE ACTIVOS PARA EL CONSEJO
NACIONAL DE RECTORES
Aprobado en el acuerdo Nº CNR-390-2018 del 24 de octubre de 2018
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Del tipo de reglamento y alcance. Las disposiciones de este Reglamento son de acatamiento obligatorio para todos los custodios y responsables de las dependencias de la Institución, organizaciones y actividades en donde se haga uso de los activos propiedad del Consejo Nacional de Rectores (CONARE), para el cumplimiento de sus objetivos.
Artículo 2º—Objetivo. El presente Reglamento tiene como objetivo dotar al Consejo Nacional de Rectores, de un instrumento que le permita normar el uso de sus activos en materia administrativa y contable.
Artículo 3º—Definiciones.
Activo: Son recursos controlados por la entidad, como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera obtener en el futuro, beneficios económicos o potencial de servicio.
Adiciones o mejoras: Son las erogaciones que tienen el efecto directo de aumentar el valor de un activo existente, al incrementar su capacidad, su vida útil y su eficiencia, independientemente del importe de la erogación.
Vida útil: El periodo durante el cual se espera que un activo esté disponible para su uso por una entidad.
Depreciación y amortización: Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo o activo intangible a lo largo de su vida útil.
Importe depreciable: Es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido, menos su valor residual.
Mantenimiento: Erogaciones que se efectúan con el fin de mantener y conservar el buen funcionamiento de un activo.
Baja de activo: Excluir de los registros contables algún activo que haya seguido los trámites previos reglamentarios para donación, remate, pérdida o destrucción.
Dependencia: Unidad, Departamento, Sección, Oficina, División o Programa del CONARE.
Responsable del activo: Persona responsable ante las Autoridades Institucionales de controlar y fiscalizar un conjunto de activos.
Plaqueo: Asignar una identificación a cada activo, el cual será su identificación durante la vida útil y dentro de la aplicación de activos.
Pérdida de activo: Ausencia física permanente del activo que obliga a la administración a sacarlo de los registros correspondientes.
Otros activos: Se clasifican dentro de otros activos todos aquellos bienes que no pudieron ser clasificados en las categorías anteriores (semovientes, entre otros).
Encargado de Control de Activos: Funcionario designado por el director o jefe de departamento, representante legal de las organizaciones internas o el encargado de cualquier instancia institucional, según corresponda, al que se le encomienda el control de los activos.
Donación: Es la transmisión gratuita de un activo institucional a favor de alguien que lo acepta, así como también los activos a favor de la institución de alguien que los ofrece. Por tanto, es el traspaso de activos sin contraprestación.
Desarrollo, construcción y fabricación de activos: Proceso por el cual la institución elabora internamente activos a solicitud de las instancias institucionales que lo requieran.
Activos intangibles: Son todos aquellos bienes propiedad de la Institución, representativos de franquicias, privilegios u otros similares, que no son bienes tangibles ni derechos contra terceros, y que expresan un valor cuya existencia depende de la posibilidad futura de producir ingreso. Incluyen, entre otros, los siguientes: derechos de propiedad intelectual; patentes, marcas, licencias, alquileres, activos digitales, derechos de uso, licencias. Estos activos están sujetos a amortización o plusvalía según corresponda.
Activo de Control: Activo que, por su bajo valor monetario, no califica como activo capitalizable, pero al cual se le asigna una identificación para su control y verificación de existencia.
Sistema de gestión de activos: Conjunto de herramientas para la gestión de activos cuya función es la de implementar la política de la administración de activos para la consecución de los objetivos institucionales.
Propiedades de inversión: son propiedades (terrenos o un edificio, en su totalidad o en parte, o ambos) que se tienen para obtener rentas o plusvalía o ambas, en lugar de para:
(a) su uso en la producción o suministro de bienes o servicios, o bien para fines administrativos; o
(b) su venta en el curso ordinario de las operaciones.
Costo: Es el importe de efectivo y otras partidas pagadas por la adquisición de un activo, o el valor razonable de la contrapartida entregada a cambio en el momento de la adquisición; y importe de los productos recibidos a cambio de incurrir en una obligación o por los importes de efectivo y equivalentes al efectivo que se espera pagar para satisfacer el correspondiente pasivo, en el curso normal de la operación.
Valor razonable: Es el precio que sería recibido por vender un activo o pagado por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes del mercado en la fecha de la medición.
Deterioro: Es una pérdida en los beneficios económicos o potencial de servicio futuros de un activo, adicional y por encima del reconocimiento sistemático de la pérdida de beneficios económicos o potencial de servicio futuros que se lleva a cabo a través de la depreciación.
Daño normal: El deterioro o desgaste que sufre un activo en su uso ordinario y no afecta en forma definitiva el funcionamiento total del mismo.
Daño anormal: El deterioro o desgaste que afecta el funcionamiento del activo en forma parcial, total, permanente o reparable y se presenta por accidentes, descuido o negligencia del servidor tenido como responsable.
CAPÍTULO II
Administración de activos
Artículo 4º—De la asignación de responsabilidad. Las jefaturas de las dependencias serán las responsables por la administración de los bienes institucionales que fueron asignados a su dependencia.
Artículo 5º—De asignación de custodia. Todo funcionario del Consejo Nacional de Rectores recibirá en buenas condiciones de funcionamiento los activos necesarios para el cumplimiento de sus funciones, asumiendo la responsabilidad de darles el uso adecuado y custodia.
Artículo 6º—Reasignación de bienes. La reasignación de bienes de un custodio a otro deberá contar con la autorización del responsable de activos del colaborador que tiene asignado el bien.
Artículo 7º—De los activos controlables. Al Departamento de Gestión Financiera (DGF), le corresponde calcular e informar a más tardar a febrero de cada año, el importe por el cual se considera cuando un activo es controlable.
El valor de referencia será superior al 25% del salario base del auxiliar administrativo 1 del Poder Judicial de acuerdo con el artículo 2 de la Ley N° 7337 de 5 de mayo de 1993 y sus reformas.
Artículo 8º—Funciones del Departamento de Gestión Financiera (DGF). Para un adecuado registro y control de los activos, serán funciones del DGF:
1. Registrar y controlar el movimiento contable y físico de los activos del CONARE.
2. Determinar la clasificación de los mismos.
3. Programar y coordinar con las dependencias la ejecución de inventarios parciales y totales de sus activos, así como la verificación de los registros del control de activos.
4. Realizar mensualmente una conciliación entre el mayor y el auxiliar de los activos.
5. Mantendrá registros y establecerá un sistema de inventarios sobre todos los activos del CONARE.
6. Procesará mensualmente los movimientos (nuevos ingresos de activos, reparaciones, mejoras, construcciones, extravíos/pérdidas o donaciones) que se realicen en los activos asignados por dependencia.
7. Solicitar a dependencias internas o externas criterio técnico en cuanto a estimaciones de valor de activos.
Artículo 9º—De la trazabilidad de los activos. Los directores o encargados de toda dependencia del CONARE deberán, de acuerdo al procedimiento establecido, realizar el levantamiento de todos los activos de la dependencia a su cargo durante el primer trimestre de cada año.
Asimismo, deberá informar al superior inmediato y al DGF los resultados obtenidos a través del medio destinado para este fin.
Artículo 10.—De los hallazgos del levantamiento de activos. Todo levantamiento de activos realizado por el director o encargado de una dependencia debe registrar y reportar, de acuerdo con lo establecido en el artículo anterior, la condición actual de los activos, sea esta: en uso, desuso, obsoletos, en mal estado, extraviado u otra, de acuerdo con los plazos establecidos en el procedimiento correspondiente. (el procedimiento debe detallar las acciones a seguir de acuerdo con el estado del activo)
Artículo 11.—Del levantamiento de activos. El DGF, hará de una forma aleatoria, de acuerdo con el procedimiento...
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