Reglamento de caja chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Esparza, de 16 de Febrero de 2015

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MUNICIPALIDAD DE ESPARZA

El Concejo Municipal de Esparza, en sesión ordinaria según acta Nº cuarenta y dos, de fecha 16 de febrero de 2015, artículo veintisiete, del capítulo quinto, con sustento en lo establecido en los numerales 169 y 170, de la Constitución Política, artículos 13, inciso c), 43 y 164 a 172 del Código Municipal emite el presente:

REGLAMENTO DE CAJA CHICA DEL COMITÉ CANTONAL

DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE ESPARZA

Disposiciones Generales

Artículo 1º-Ámbito de aplicación. El presente Reglamento contiene las disposiciones que regirán la correcta administración del fondo fijo de Caja Chica del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Esparza (CCDRE).

Artículo 2º-Definiciones y abreviaturas. Cuando se empleen los siguientes términos, deben dárseles las definiciones que se señalan a continuación:

Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa que rige la Caja Chica, sobre todo con la constatación de que los documentos que dan soporte a los egresos, concuerda con los montos autorizados por el encargado de Caja Chica.

Bienes y servicios de uso común: Son los bienes y servicios de uso periódico y repetitivo, utilizados en las operaciones regulares del Comité (CCDRE).

CCDRE: Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Esparza.

Encargado de Caja Chica: Es la persona designada por la Junta Directiva del Comité; que se encuentra legalmente autorizada para tener bajo su custodia y administración, la Caja Chica.

Fondo de Caja Chica: Aquella suma de dinero destinada a realizar gastos menores para la adquisición de bienes y servicios que tienen carácter de indispensables y urgentes. Así como para pagar gastos de alimentación, hospedaje y transporte en el interior del país.

Gastos menores indispensables y urgentes: Aquellos que no excedan el monto máximo fijado en el artículo 6º de este Reglamento, los cuales se requieren para cubrir una necesidad de manera rápida, cuya solución no puede esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros procedimientos de compra, y además, que corresponden a adquisiciones que se efectúen de manera excepcional por medio de este fondo.

Junta: Junta Directiva del CCDRE.

Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el responsable del vale de Caja Chica, mediante la presentación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.

Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al fondo de Caja Chica para reembolsar los gastos efectuados.

Vale: Documento que respalda el adelanto de dinero dado para adquirir bienes y/o servicios, debidamente autorizados.

Viáticos: Gastos de alimentación, transporte, parqueo, peaje y hospedaje en el interior del país.

Artículo 3º-Normativa complementaria. Este Reglamento y las personas que involucra, quedan sujetas a las disposiciones dadas por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, el Código Municipal, la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa, el Reglamento de Viáticos de la Contraloría General de la República, el Reglamento Autónomo de Organización del Comité Cantonal, circulares de la Contraloría General de la República y cualquier otra normativa conexa con la materia.

CAPÍTULO II

Objetivos

Artículo 4º-Objetivo General. Dotar al Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Esparza de un manual de manejo y control del Fondo fijo de Caja Chica, con la finalidad de establecer las políticas y procedimientos operativos, necesarios para garantizar la adecuada administración de dichos fondos.

Artículo 5º-Objetivos Específicos. Implementar las políticas y procedimientos necesarios para la adecuada gestión del Fondo Fijo de Caja Chica existente.

Establecer los mecanismos de control interno, necesarios para garantizar la razonabilidad de las erogaciones efectuadas.

Definir los alcances y limitaciones del fondo, a fin de garantizar el uso racional del mismo.

Minimizar el riesgo de atrasos o demoras en el proceso administrativo y operativo de la organización, por situaciones imprevistas que requieran de una erogación inmediata de efectivo.

CAPÍTULO III

De los valores del fondo

Artículo 6º-Establecimiento de los distintos montos. Para el primer año de vigencia del presente reglamento, se establecen los siguientes montos

Fondo de caja chica: ¢ 300.000,00

Monto máximo del vale: ¢ 70.000,00

Monto máximo para desayuno: ¢ 3.200,00

Monto máximo para almuerzo: ¢ 5.150,00

Monto máximo para cena: ¢ 5.150,00

Las compras de bienes o servicios por montos superiores al monto máximo del vale, deberán tramitarse ante...

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