Reglamento de Caja Chica del Instituto de Puertos del Pacífico, de 12 de Enero de 2017
| Emisor | Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico |
INSTITUTO COSTARRICENSE
DE PUERTOS DEL PACÍFICO
Que la Junta Directiva de esta Institución mediante Acuerdo Nº 1 tomado en la Sesión Nº 4026, celebrada el día 12 de enero del 2017 aprobó el Reglamento de Caja Chica, conforme con el oficio N° CR-INCOP-GG-2016-1450 de fecha 14 de diciembre 2016, de la Gerencia General.
En relación con lo establecido en el artículo N° 19 referente con las cajas chicas existentes, se modifica el monto de la caja chica ubicada en la Oficina de San José, para que se lea de la siguiente manera:
Oficina San José ¢400.000,00
Lo anterior, con la finalidad de ser congruentes con los montos establecidos en el artículo N° 20 de los límites para tramitar.
Este Reglamento deroga por completo el publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 158 del 18 de agosto, 2016, aprobado mediante el Acuerdo N° 2 de la Sesión N° 3994 celebrada el 16 de junio, 2016.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
Este Reglamento podrá ser visto en la página web de INCOP www.incop.go.cr
El Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP), creado por la Ley No. 1721 del 28 de diciembre de 1953 y sus reformas, en el que se le dio carácter de prerrogativa y funciones de Autoridad Portuaria del Litoral del Pacífico y con base en las disposiciones contenidas en esta Ley, emite el presente Reglamento General de Cajas Chicas:
OBJETIVO GENERAL
Regular los fondos de cajas chicas ubicadas en Puerto Caldera, San José, Puerto Quepos y Puerto Golfito.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Mantener una adecuada rotación de los fondos, con el propósito de garantizar que permanentemente haya efectivo en caja chica.
Mantener un fondo para efectuar compras urgentes de bienes o servicios por sumas menores.
Mantener un fondo para efectuar compras de bienes o artículos de menor cuantía y que no requiera de otro trámite administrativo y que no haya existencia en la Institución.
Mantener un fondo para que los funcionarios puedan realizar el cobro de los viáticos de las giras que se vayan a realizar.
Mantener un fondo para que los funcionarios autorizados en este reglamento puedan utilizar los mismos para los gastos de representación en que incurran, de acuerdo a sus labores.
CAPITULO I
ARTICULO 1: Del carácter de las disposiciones: Las disposiciones establecidas por el Reglamento son de carácter general y se aplicarán en todas las operaciones de caja chica que serán creadas mediante este Reglamento y las que en un futuro se establezcan a juicio de la Gerencia General y con la aprobación de la Junta Directiva.
ARTICULO 2: De las atribuciones de la Auditoria Interna: La Auditoría Interna, de acuerdo a las atribuciones que le concede la Ley Constitutiva del INCOP, realizará los arqueos y verificaciones de los documentos en poder de los responsables de la custodia de las diferentes cajas chicas asignadas y otros valores cuando lo considere necesario, de acuerdo a su programación de labores.
ARTICULO 3: De los arqueos: La Dirección Administrativa Financiera (o a quien sea designado por esa Dirección) deberá realizar arqueos sorpresivos de las cajas chicas, por lo menos una vez al año, o bien en el momento que se considere necesario. La Jefatura de Tesorería o quien éste designe realizará arqueos sorpresivos mínimo dos veces al año o bien en el momento que se considere necesario.
ARTICULO 4: De la información de las liquidaciones: La información consignada en la liquidación de gastos de viaje y de transporte tiene el carácter de declaración jurada; o sea, de que ésta es una relación cierta de los gastos incurridos en la atención de asuntos oficiales.
Cuando se requiera realizar una nueva liquidación de vale provisional o liquidación de viáticos, porque por algún motivo la que se presentó haya sido anulada, se debe indicar en la nueva liquidación que ésta anula la anterior y se anota el número de la anterior (la cual fue remitida por la unidad de Tesorería vía correo electrónico, cuando se indica su anulación).
ARTICULO 5: De la limitación territorial del gasto de viaje: No podrá cubrirse gastos de viaje a los funcionarios cuya sede de trabajo esté ubicada dentro de la jurisdicción del Área Metropolitana de San José, Área que corresponde a la de los cantones que señala el artículo 65° de la Ley N° 4240 del 30 de noviembre de 1968 (San José, Escazú, Desamparados, Goicoechea, Alajuelita, Coronado, Tibás, Moravia, Montes de Oca y Curridabat), exceptuando en el caso del cantón de Desamparados a los distritos de Frailes, San Cristóbal y Rosario, cuando, en funciones de su cargo, deban desplazarse dentro de dicha jurisdicción territorial. Similar limitación se aplica en aquellos casos en que el ente público tiene oficinas regionales, en cuyo caso tampoco cabe el reconocimiento de viáticos a los funcionarios destacados en dichas oficinas, cuando éstos deban desplazarse a cumplir funciones del cargo, dentro del cantón en que se encuentra ubicada esa sede regional.
Esta limitación territorial no afecta el reconocimiento de los gastos de transporte en que incurra el funcionario, en razón de las giras que le sean autorizadas.
ARTICULO 6: De la jurisdicción de los adelantos y liquidación: Los fondos entregados por caja chica para adelantos y liquidación de gastos de viaje dentro del país serán de uso exclusivo del personal que se encuentra destacado en su respectiva jurisdicción, es decir, no se tramitarán viáticos de funcionarios de Caldera en San José, Quepos y Golfito o viceversa, salvo en casos muy especiales y con la debida justificante por parte de la jefatura del funcionario, del porqué se solicita el utilizar una caja chica en la cual no está destacado oficialmente. Todos los pagos de los fondos de las cajas chicas de la institución estarán regidos por este Reglamento y también por el Reglamento de Viáticos elaborado por la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO 7: Reconocimiento de los gastos de transporte durante las giras: Cuando el funcionario necesite utilizar los servicios de transporte público colectivo, el reconocimiento de este pago se hará de acuerdo con la tarifa autorizada por el órgano regulador correspondiente.
Cuando el transporte que se utilice sea desde su casa de habitación, debe de indicar en el rubro de motivo del viaje (observaciones), su lugar de residencia.
Cuando el transporte público que se utilice es el autobús, se debe indicar de donde a donde se está utilizando, (por ejemplo: Bus de Puntarenas a San José).
ARTICULO 8: De la programación de las giras: Deberá existir una estrecha relación entre el motivo del viaje y la naturaleza del puesto de cualquier funcionario, salvo que la Administración designe al funcionario para algún trabajo en específico.
Cada Jefatura aprobará la gira de sus colaboradores, asegurándose previamente que cuenta con el contenido presupuestario necesario, quedando a la disposición de cada funcionario y su jefatura si se realiza adelanto para gira o solo se liquida al regreso de la misma.
ARTÍCULO 9: Del adelanto para las giras: Debe entenderse por adelanto, la suma total estimada para los gastos de viaje que correspondan al período de la gira, de acuerdo con las tablas de las tarifas establecidas en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte de la Contraloría General de la República.
El adelanto de viáticos deberá tramitarse por medio del portal de trámites del Sistema Integrado Administrativo Financiero (SIAF), mediante el uso de los fondos de caja chica, previa autorización de la Jefatura inmediata, conforme a los parámetros de autorización establecidos y hasta por el monto total estimado de los gastos del viaje.
ARTICULO 10: De los fondos asignados por la Junta Directiva: Los fondos de caja chica asignados por la Junta Directiva estarán bajo la custodia del cajero y bajo la supervisión del Tesorero.
ARTICULO 11: De la póliza de fidelidad: Cada funcionario responsable de recaudar, custodiar y administrar fondos y valores, suscribirá una póliza de fidelidad anual de manera personal, la cual estará suscrita a favor del INCOP, lo anterior de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Cauciones del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico.
ARTÍCULO 12: De los cheques para reintegro: Los cheques que se emitan para reintegro de las cajas chicas asignadas deberán confeccionarse a nombre del responsable del manejo de los fondos de cajas.
ARTICULO 13: Del porcentaje fijado para motivar el reintegro: Todo reintegro o reembolso será emitido por el Cajero en formulario respectivo cuando se tenga entre un 25% y un 40% de utilización de los fondos de caja chica o en su defecto uno diario, si no alcanza el mínimo fijado.
ARTÍCULO 14: De los gastos de representación: se entenderá por "Gastos de Representación", aquellas erogaciones ocasionales en que incurran los funcionarios autorizados con motivo del ejercicio de su cargo, y con el objeto de brindar atenciones de carácter oficial a personas, o entes ajenos a INCOP, que no sean funcionarios públicos y que al ser ajenos al aparato estatal, no los rige el Reglamento de viáticos emitido por la Contraloría General de la República y exclusivamente en asuntos de interés institucional.
ARTÍCULO 15: De los autorizados para recibir gastos de representación: Por la naturaleza de sus funciones, quedan autorizados para incurrir en gastos de representación dentro del territorio nacional los titulares de los siguientes puestos:
Presidente Ejecutivo
Gerente General
ARTÍCULO 16: Del reconocimiento de los gastos de representación: El reconocimiento de los gastos de representación es independiente de la liquidación de los gastos de viaje y transporte, los cuales estarán regulados por lo dispuesto tanto en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transportes para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República y de los gastos imprevistos, como por lo descrito en este Reglamento.
ARTICULO 17: Reconocimiento de gastos de combustible, lubricantes y reparación de vehículos de la institución: Los...
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