Reglamento de caja chica del Poder Judicial, de 27 de Noviembre de 2023
| Emisor | Corte Suprema de Justicia |
CIRCULAR N° 311-2023
Asunto:Reglamento de Caja Chica del Poder Judicial.
A LOS SERVIDORES, SERVIDORAS Y DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS
SE LES HACE SABER QUE:
La Corte Plena en sesión N° 56-2023, celebrada el 27 de noviembre de 2023, artículo XXV dispuso aprobar el Reglamento de Caja Chica del Poder Judicial, el cual queda de la siguiente manera:
"REGLAMENTO DE CAJA CHICA DEL PODER JUDICIAL
Exposición de Motivos:
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública, N° 9986 de 27 de mayo del 2021, que entró en vigor el 1 de diciembre del 2022, la Corte Suprema de Justicia considera lo siguiente:
1-Que es indispensable disponer en el Poder Judicial de Costa Rica, de un Fondo General de recursos de Caja Chica a cargo del Departamento Financiero Contable como un medio de pago facilitador que le permita a la Administración afrontar las necesidades, que se ajusten a la ejecución presupuestaria en las diferentes partidas, según la estructura de gastos establecida por el Ministerio de Hacienda, se requiere que exista un instrumento normativo que establezca reglas claras y responsabilidades definidas en su manejo.
2- Que es indispensable disponer en el Poder Judicial de Costa Rica como parte del Fondo General, de subfondos de recursos por medio de Cajas Chicas Auxiliares que faciliten el pago de las necesidades en las Administraciones Regionales y distintas oficinas judiciales a nivel nacional, en cumplimiento de la ejecución presupuestaria de los recursos asignados en el presupuesto del Poder Judicial.
3-Que el Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos en el artículo 2 define a la caja chica de la siguiente forma:
Caja Chica:"Fondo de recursos autorizado por la Tesorería Nacional, que permite a los órganos del Gobierno de la República de la Administración Central y sus dependencias, afrontar gastos menores, indispensables y urgentes, cuya· ejecución es de carácter excepcional.
4-Que el Reglamento General del Fondo Cajas Chicas Nº 32874 emitido por el Ministerio de Hacienda en su artículo 8 establece:
Artículo 8º-Disposiciones de Aplicación para los Poderes de la República y entidades participantes bajo el principio de Caja Única. Los Poderes Legislativo y Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, sus dependencias y órganos auxiliares, así como los entes adscritos al Poder Ejecutivo y a otras entidades sujetas al principio de Caja Única, deberán diseñar su propio Reglamento de Caja Chica según su ámbito de acción, para lo que deberán considerar lo siguiente:
a)Las normas establecidas en las Disposiciones Generales de este Reglamento.
b)El Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única.
c)Los lineamientos que emita la Tesorería Nacional.
Dicho reglamento deberá ser aprobado por el jerarca previo visto bueno de la Tesorería Nacional y regirá una vez publicado en el diario oficial La Gaceta.
5-Que el Poder Judicial atendiendo la independencia de Poderes ha mantenido su propio cuerpo normativo para el Fondo General, sin detrimento de aplicar los lineamientos que al efecto emita la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, siendo que la creación y emisión del reglamento vigente para el Fondo General de Caja Chica del Poder Judicial, fue aprobado en la sesión de Corte Plena N° 003 del 28 de enero de 2002, artículo XXVII y la creación y emisión del reglamento de Cajas Chicas Auxiliares del Poder Judicial, fue aprobado por Corte Plena en la sesión N° 30-17 celebrada el 11 de setiembre de 2017, artículo II.
6-Que desde su aprobación, el uso del Fondo General de Caja Chica del Poder Judicial y los subfondos de cajas chicas auxiliares se han regulado con los reglamentos supra indicados y sus posteriores reformas, no obstante, el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública N° 9986 estableció el siguiente transitorio:
"Transitorio VI.Las Instituciones Públicas tendrán un plazo de doce meses naturales a partir de la entrada en vigencia del presente Reglamento, para emitir las correspondientes disposiciones institucionales ajustadas a la Ley General de Contratación Pública a las que alude el artículo 12 de este Reglamento."
Cabe destacar que dicho Reglamento se publicó en el Alcance N° 258 a la Gaceta N° 229 del 30 de noviembre de 2022, y en su artículo 328 indicó:
"Artículo 328. Rige. Este Reglamento rige a partir de la entrada en vigencia de la Ley General de Contratación Pública, Ley No.9986."
7-Que en atención al anterior transitorio se hace necesario la actualización del Reglamento para el Fondo General de la Caja Chica y del Reglamento de Cajas Chicas Auxiliares, para esto, se requiere establecer un único cuerpo normativo que considere las especiales particularidades del Poder Judicial para el uso de este medio de pago, todo esto respetando las disposiciones de la Ley General de Contratación Pública.
Concretamente, el artículo 3, inciso g) de la Ley General de Contratación Pública, dispone lo siguiente:
"ARTÍCULO 3- Excepciones
Se exceptúan de los procedimientos ordinarios establecidos en esta ley únicamente las siguientes actividades:
(...)
g) Las compras realizadas con fondos de caja chica que sean indispensables e impostergables, siempre y cuando no excedan el diez por ciento (10%) del monto fijado para la licitación reducida, conforme lo disponga el reglamento de esta ley. (.)
Por su parte el artículo 12 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública establece:
"Artículo 12. Compra con Fondos de Caja Chica.
Se exceptúan de los procedimientos ordinarios las compras realizadas que sean para gastos menores, indispensables e impostergables, siempre que no excedan el diez por ciento (10%) del monto previsto para la licitación reducida correspondiente al régimen ordinario, para la adquisición de bienes y servicios, regulado en el artículo 36 de la Ley General de Contratación Pública.
Esta excepción resulta aplicable únicamente para la contratación de bienes, obras o servicios, siempre que:
a)La solución sea indispensable e impostergable.
b)La adquisición no resulte más onerosa que el procedimiento ordinario de contratación a realizar.
c)Se acredite el costo beneficio para la Administración.
d)No haya fragmentación.
De no cumplir con los supuestos indicados en los incisos anteriores, se deberán aplicar los procedimientos ordinarios previstos en la Ley General de Contratación Pública.
Las compras a través de Caja Chica deberán quedar debidamente registradas en el sistema digital unificado, dejando constancia de la totalidad de la documentación generada en relación con la compra realizada, facilitando que dicha actuación pueda ser conocida por cualquier interesado; asimismo, éstas se realizarán respetando toda regulación institucional y general vigente al momento de efectuarse la compra.
Las instituciones públicas que realicen compras por Caja Chica deberán establecer las disposiciones institucionales que atiendan la proyección de flujo de caja de los gastos menores a sufragar y determinen los responsables del manejo del Fondo de Caja Chica; así como establecer un procedimiento institucional de operación y los correspondientes mecanismos de control, atendiendo las disposiciones de la Ley General de Contratación Pública. Cuando corresponda, dichas disposiciones deberán emitirse de conformidad con las directrices referidas a la modalidad de pago que emita la Tesorería Nacional en su condición de Órgano Rector del Subsistema de Tesorería y sus competencias constitucionales en materia de pago a nombre del Estado.
Los Fondos de Caja Chica no deberán utilizarse para realizar operaciones distintas a las que se destinan esos recursos."
8-Que es necesario incorporar en dicho instrumento las erogaciones que no corresponden a procedimientos de contratación, que cuentan con regulación propia e interna, y que por la naturaleza se clasifica su pago por este medio, por corresponder a gastos menores, indispensables y urgentes, tales como:
.Gastos de Caja Chica asociados a procesos judiciales: Personas Facilitadoras Judiciales, Pago de ayudas económicas a testigos, víctimas e imputados, en condición de pobreza, discapacidad, adultas mayores, menores de edad, indígenas y, en general, personas en condición de vulnerabilidad y Pago a las Peritas y Peritos, traductores, en aquellos casos, en que su costo corresponde cubrir al Poder Judiciale intérpretes, según la reglamentación que la Administración Activa emita al efecto.
.Pago de viáticos y gastos de transporte en el interior y el exterior del país a las personas servidoras judiciales: Se podrán pagar gastos de viaje y transporte dentro y fuera del país, para personas servidoras judiciales y se regirán por lo dispuesto en el "Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos" de la Contraloría General de la República y las disposiciones que al efecto emitan los entes superiores como el Consejo Superior y la Corte Plena.
.Reintegros a las cajas chicas auxiliares: Reintegro a los fondos de Cajas Chicas Auxiliares de las Administraciones Regionales y de oficinas judiciales a nivel nacional. Así como reintegro a los fondos de Cajas Chicas Auxiliares de oficinas judiciales adscritas al área de su competencia donde exista un fondo de Caja Chica Auxiliar.
.Otros: Tales como pagos por concepto de servicios de agua, electricidad, servicios municipales, entre otros, que por sus especiales condiciones se deben pagar por medio de este Fondo.
Por todos los motivos supra señalados, la Corte Suprema de Justicia dispone aprobar el presente Reglamento de Caja Chica del Poder Judicial.
TÍTULO I
Disposiciones Generales CAPÍTULO ÚNICOArtículo 1°. Ámbito de aplicación.
El presente Reglamento contiene las disposiciones para la asignación, organización, funcionamiento y control de la Caja Chica del Poder Judicial, como medio de pago facilitador de la ejecución presupuestaria en las diferentes partidas, según la estructura de gastos establecida por el Ministerio de Hacienda.Artículo...
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