Resolución
| Fecha de publicación | 14 Octubre 2021 |
| Número de registro | IN2021589619 |
| Emisor | COOPERATIVO |
REGLAMENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA Y CAJA
GENERAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE
FOMENTO COOPERATIVO (INFOCOOP)
CAPITULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1°—Ámbito de Aplicación. El presente reglamento contiene las disposiciones generales para regular la organización, operación y control del fondo de Caja Chica y Caja General, así como las funciones y responsabilidades de los servidores del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP), con respecto a la adquisición y pago de bienes y servicios; así como lo relacionado con el pago de gastos de viaje y transporte dentro del país, por medio de este fondo.
Artículo 2°—Objetivo. El presente reglamento tiene por objetivo regular los aspectos de creación, organización, funcionamiento y control del Fondo de dinero denominado Caja Chica y Caja General del INFOCOOP.
Artículo 3°—Terminología. Para los efectos del presente Reglamento se entenderá por:
Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos y efectivo en cuenta corriente contenidos en el fondo de caja chica, correspondan al monto autorizado.
Fondo de Caja Chica: Es un fondo de efectivo en cuenta corriente para la compra de bienes y servicios según lo establecido en el presente reglamento.
Fondo de Caja General: Es el fondo creado en cuenta corriente para la compra de bienes y servicios que para su ejecución se traslada los fondos al solicitante por medio de depósito bancario, sujeto a las regulaciones que establece este reglamento.
Encargado del Fondo: Persona responsable del manejo, custodia y trámite del fondo de Caja Chica y Caja General, Cajera que ha sido autorizada para ello.
Factura: Título comercial con carácter de ejecutivo según lo establecido en el Código de Comercio, tramitado mediante factura electrónica.
Vale de Caja Chica: Documento temporal a utilizar en adelantos de dinero para la compra de algún bien o servicio.
Reintegro: Es el reembolso al fondo de caja chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes y servicios, amparados en comprobantes.
Liquidación de vale de Caja Chica: Es el reembolso al fondo de caja chica de los dineros sobrantes y comprobantes de respaldo producto de la compra de bienes, servicios.
Artículo 4°—Fondo Fijo de Caja Chica y Caja General. Concepto. Se entiende por Fondo Fijo de Caja Chica y Caja General aquella suma de dinero fija que deposite el INFOCOOP a su nombre, en uno de los bancos del Estado, con la autorización de la Junta Directiva, para realizar gastos menores por la adquisición de bienes y servicios indispensables y urgentes, así como de las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas conforme al Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Público para Compras por Fondo Fijo-Caja Chica que emite la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.
La cuenta corriente abierta en uno de los bancos del Estado, se utilizará exclusivamente para el manejo del Fondo Fijo de Caja Chica
Artículo 5°—Del establecimiento. Se establece en la Tesorería un fondo fijo de Caja Chica para la compra de Bienes y Servicios y para el pago de gastos de viaje y transporte.
El monto del fondo fijo será determinado por acuerdo de la Junta Directiva.
Artículo 6°—Elementos que conforma el Fondo Fijo de Caja Chica. El fondo de dinero establecido al amparo de este Reglamento operará por medio del sistema de fondo fijo con dinero en efectivo por el monto que la Junta Directiva establezca conforme lo indicado en este reglamento y la proporción restante por medio de un fondo sin dinero en efectivo (fondo seco) llamado Caja General, lo que implica que el encargado del fondo tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por efectivo en caja, más el saldo en cuenta corriente, las solicitudes de adelanto y las liquidaciones, compuesto por el formulario de liquidación con el respectivo depósito al funcionario, facturas electrónicas a nombre de INFOCOOP, los depósitos de los funcionarios a favor del INFOCOOP en caso de devolución por sobrante de efectivo y por los depósitos a los funcionarios por parte de la institución cuando los gastos son superiores al adelanto; antes del reintegro del fondo fijo, más los reintegros en trámite.
Artículo 7°—Custodia del Fondo. El fondo fijo de Caja Chica y Caja General estará bajo la custodia de una persona responsable, quien se encargará de su manejo. En caso de ausencia del custodio del fondo, por vacaciones, permisos, renuncias u otros, éste entregará a otro funcionario, designado al efecto por el Gerente Financiero Administrativo, los comprobantes y el saldo en cuenta corriente correspondiente bajo recuento físico del fondo (arqueo), dejando constancia por escrito debidamente firmado por las partes.
Dicha persona debe adquirir una póliza de fidelidad a favor del INFOCOOP de conformidad con lo dispuesto en artículo 13 de La Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos y demás normativa supletoria.
La nueva persona encargada de la Caja Chica asume las mismas responsabilidades de su antecesor.
Artículo 8°—Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el Fondo-Caja Chica es un procedimiento de excepción y por consiguiente limitado a la atención de gastos menores, indispensables y urgentes, según el criterio justificado de la administración. Específicamente, con cargo a dicho fondo se podrán realizar gastos correspondientes a las subpartidas presupuestarias consideradas para tal efecto. En ningún caso se podrá fraccionar la compra.
Artículo 9°—Sobre el Uso. Todo adelanto para compra de bienes o servicios debe realizarse mediante formulario pre-numerado en forma física o por medio de formulario electrónico o sistema desarrollado para los efectos.
Para el caso de viáticos, cada unidad ejecutora debe planificar las giras correspondientes y por consiguiente la necesidad de recursos para viáticos, hospedaje, transporte y otros gastos menores, mediante formulario físico diseñado o en el sistema desarrollado para tal efecto.
Con base en lo anterior, todo gasto que se deba realizar por medio del fondo fijo de caja chica y caja general debe comprobarse previamente mediante el documento de adelanto físico o electrónico debidamente autorizado por la Jefatura correspondiente conforme lo indica este reglamento. Si por alguna situación particular de urgencia no es posible realizar de previo el adelanto, el funcionario debe hacer una justificación por escrito firmada por éste, su jefatura y el visto bueno con firma de la Dirección o Sub Dirección Ejecutiva; de no contar con dicha justificación no se reconoce el gasto. Tampoco se reconocerá por negligencia del funcionario o de la jefatura, por falta de planificación de los solicitantes y de su jefatura o que la justificación no demuestre la urgencia del acto.
Artículo 10.—Gastos Menores Indispensables y Urgentes. Se consideran gastos menores, aquellos que no excedan el monto máximo fijado de conformidad con lo indicado en el artículo 5 de éste Reglamento y que corresponden a la adquisición de bienes que no se encuentren en la bodega de la Proveeduría Institucional, ya sea porque no se ha llevado a cabo la compra o está en curso el proceso de contratación administrativa y que se requieran para cubrir una necesidad de manera rápida e inmediata, cuya solución no pueda esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros procedimientos de compras o requisiciones. Además, deberá corresponder a adquisiciones que se efectúen de manera excepcional por medio de este Fondo; para lo cual se requiere documento idóneo que haga constar que dicho insumo no hay en existencias en bodega. Adicionalmente, de servicios que por el monto no superen el adelanto de caja chica máximo permitido que sean ocasionales y esporádicos o que por su naturaleza no deban ser concursados con un procedimiento más riguroso a criterio de la Dirección Ejecutiva.
Se considera, además; entre los denominados gastos menores los viáticos y pago de transporte al interior del país. Cuando por la extensión en tiempo de la gira el monto de adelanto correspondiente a viáticos y transporte supera el monto máximo permitido por la caja chica se solicitará una justificación adicional firmada por la jefatura correspondiente y con la aprobación de la Dirección o Subdirección Ejecutiva a fin de que se realice la erogación adicional. No podrán hacerse compras reiteradas de los mismos bienes bajo la figura de caja chica.
Artículo 11.—Validación en Bodega de Insumos. Para los casos en que se requiera comprar insumos por medio del Fondo Fijo de Caja Chica y Caja General sobre artículos de consumo que la institución ha establecido que se debe realizar mediante compra institucional y mantener en bodega para la distribución a las demás...
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