Reglamento de la organización y funcionamiento de la contraloría de servicios del INFOCOOP, de 14 de Enero de 2013
| Emisor | Instituto Nacional de Fomento Cooperativo |
INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO REGLAMENTO DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS DEL INFOCOOP 1. EL INFOCOOP-Marco conceptual:
El Instituto Nacional de Fomento Cooperativo es la institución pública y descentralizada encargada de impulsar el desarrollo armónico del cooperativismo en nuestro país, a través de la Ley 4179 del 22 de agosto de 1968, reformada mediante Ley 5185 del 20 de febrero de 1973 en donde se establece su funcionalidad e independencia administrativa. Dentro de su estructura orgánica, el INFOCOOP cuenta con una Junta Directiva encargada de trazar la política del Instituto y velar por el cumplimiento de su fin público.
Es el órgano de máxima jerarquía, está conformada por cuatro representantes del movimiento cooperativo y tres del estado, éstos últimos proceden del Banco Nacional de Costa Rica, del Ministerio de Agricultura y Ganadería y del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
El INFOCOOP es parte del estado costarricense y sus actividades sustanciales se encuentran enfocadas a contribuir en el desarrollo económico, social, cultural y democrático del país a través del cooperativismo. Todos sus servicios tienen como finalidad fomentar, promover, financiar, apoyar y divulgar el cooperativismo en todos los niveles, propiciando las condiciones requeridas y los elementos indispensables,
para una mayor y efectiva participación de la población del país en el desenvolvimiento de la actividad económica-social para contribuir a crear mejores condiciones de vida para los y las habitantes.
En el INFOCOOP se cree firmemente en el valor de la equidad, la ayuda mutua y los beneficios de trabajar con responsabilidad, ofreciendo un servicio de calidad, para incidir en el mejoramiento de la calidad de vida de los y las cooperativistas y de todos los usuarios habitantes del país, por lo que se plantea el siguiente reglamento:
CAPÍTULO I Disposiciones Generales Artículo 1ºFinalidad del Reglamento. Este Reglamento tiene como fin normar los aspectos relativos a la organización y al procedimiento general, especial y de coordinación que se deben observar en la gestión de la Contraloría de Servicios del INFOCOOP. Rigen para ello todos los principios contenidos en la administración pública, enunciados y establecidos en el artículo 140, inciso 8) de la Constitución Política de la República de Costa Rica; Convenios y Pactos Internacionales sobre la protección y promoción de los Derechos Humanos suscritos por Costa Rica; en la Ley N° 6727 Ley General de la Administración Pública; en la Ley de Control Interno N° 8292; en la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos N° 8220; en la Ley de Asociaciones Cooperativas N° 4179 del 22 de agosto de 1968 y sus Reformas; así como el Decreto Ejecutivo N° 34587-PLAN del 2 de julio del 2008 y demás normativa atinente a la materia.
Definiciones:
Jerarca: Máxima autoridad del INFOCOOP (Junta Directiva)
Administración activa:
La organización administrativa y operativa que tiene el INFOCOOP, para cumplir con las normas, procedimientos y políticas institucionales.
Usuarios internos: Son los funcionarios del INFOCOOP que utilizan los servicios institucionales.
Usuarios externos: Es el público en general que hace uso de los servicios que ofrece el INFOCOOP.
Artículo 2ºCreación. En sesión Nº 3811 del 23 de diciembre del 2010, la junta directiva del INFOCOOP aprobó dentro de su estructura la Contraloría de Servicios como un órgano adscrito a la Dirección Ejecutiva,
con el fin de garantizar una comunicación fluida y directa en la toma de decisiones para la mejor atención al habitante usuario(a), constituyéndose en un componente esencial de la modernización y aumento de la eficacia y la eficiencia en el servicio que brinda el INFOCOOP a través del diseño y la puesta en marcha de sistemas de control y evaluación de la calidad y oportunidad con que se brindan los servicios y el alcance de los programas institucionales. La Contraloría de Servicios es totalmente independiente de cualquier otra área de la institución desde el punto de vista funcional, de estructura organizacional como de puestos.
Artículo 3ºTitular.
La Contraloría de Servicios estará bajo la responsabilidad de un Contralor(a). La integrará
además el personal necesario para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
El nombramiento del Contralor(a) de Servicios, así como del personal necesario,
se hará según lo normado en el artículo 17 y siguientes de éste Reglamento, y lo dispuesto en el Manual de Puestos y Funciones del INFOCOOP.
Artículo 4ºDotación de recursos. Para el cumplimiento de sus funciones la Dirección Ejecutiva,
deberá dotar a la Contraloría de Servicios de los recursos materiales necesarios, que garanticen su óptimo funcionamiento. Asimismo, con el fin de garantizar la continuidad y calidad en el servicio que brinda, el jerarca la dotará de un mínimo de dos funcionarios(as), incluido el Contralor(a) de Servicios, con carácter exclusivo y perfil profesional para desempeñar el puesto, de acuerdo con lo establecido en los artículos 18 y 19 de éste Reglamento y el Manual de Puesto y Funciones del INFOCOOP.
Artículo 5ºUbicación física de la Contraloría de Servicios. La ubicación física de la Contraloría de Servicios deberá estar en un área de fácil acceso, preferiblemente en el área de primer contacto con el habitante usuario(a), y que reúna como característica esencial la privacidad necesaria para el buen desenvolvimiento tanto del habitante usuario(a) como del Contralor(a) de Servicios.
Asimismo, el espacio físico asignado debe contar con adecuadas condiciones de ventilación, limpieza,
comodidad, iluminación para el habitante usuario(a).
Artículo 6ºObligación de elaborar un Plan de Trabajo. La Contraloría de Servicios deberá elaborar un Plan Anual de Trabajo, según la estructura y formato requerido por el decreto ejecutivo N° 34587-PLAN a más tardar al 30 de Noviembre de cada año, el cual será revisado periódicamente por la Junta Directiva. Asimismo, deberá remitir ante dicho jerarca un informe semestral de labores para su evaluación. Deberá remitir una copia de estos documentos a la Secretaría Técnica de Contralorías de Servicios en MIDEPLAN.
Artículo 7ºActuación y Acceso a las Dependencias. La Contraloría de Servicios será competente para actuar de oficio o a petición de parte, tendrá libre acceso a todas las Gerencias, Departamentos, Unidades y oficinas del INFOCOOP, estén éstas ubicadas en la sede central o bien en las Sedes Regionales; así como a los expedientes administrativos, escritos o electrónicos, de defensa o seguimiento para efectos de ejercer su competencia, y sobre los que tendrá el deber de confidencialidad. En el ejercicio de sus funciones podrá visitar las dependencias sin previo aviso y requerir de ellas documentos e información necesarios para el adecuado cumplimiento de sus labores y atribuciones.
Artículo 8ºmbito de acción. La Contraloría de Servicios es una dependencia asesora,
canalizadora y mediadora, por lo tanto no es por sí sola resolutora de las acciones que como consecuencia de sus propias indagaciones, conclusiones y recomendaciones deban llevarse a cabo.
Artículo 9ºDe la informalidad. Todos los procedimientos que se regulan en el presente reglamento, deben observar los principios de sumariedad, informalidad,
celeridad, legalidad, razonabilidad, proporcionalidad, oficiosidad y gratuidad.
Artículo 10.Incompetencia.
En cualquier momento del procedimiento de investigación de una queja, denuncia o reclamo, o bien en el trámite de una inconformidad, consulta, sugerencia o recomendación, se determine que la Contraloría de Servicios no tiene competencia para conocer lo planteado, podrá remitir el asunto a la instancia competente,
pudiendo dar seguimiento al caso remitido e informar al o la habitante sobre su resultado. Deberá orientar al o la habitante respecto al procedimiento a seguir para que su solicitud le sea resuelta, de lo cual dejará constancia en el expediente que se lleva al efecto.
Artículo 11.Coordinación Interna. La Contraloría de Servicios y la Asesoría Jurídica trabajarán en forma coordinada en el ejercicio de sus funciones cuando se requiera. Si un funcionario(a) se negare a brindar información o auxilio a la Contraloría de Servicios, ésta podrá solicitar el respaldo de la Asesoría Jurídica,
quien le deberá auxilio inmediato, sin perjuicio de que se presente la denuncia formal correspondiente contra el funcionario(a) respectivo, para efectos de la aplicación de la sanción administrativa procedente.
Artículo 12.Obligación de colaboración. Todas las Gerencias, departamentos y unidades u oficinas administrativas, sedes regionales, así como los funcionarios(as) del INFOCOOP deberán prestar su colaboración a la Contraloría de Servicios, cuando ésta lo requiera como parte de las responsabilidades derivadas de su relación laboral. La negativa o negligencia del funcionario(a), o el incumplimiento de este Reglamento lo hará incurrir en responsabilidad disciplinaria en consecuencia con el Reglamento Interno de Trabajo.
CAPÍTULO II Objetivos de la Contraloría de Servicios Artículo 13.Objetivo general. Contribuir a que en la prestación del servicio público, el INFOCOOP funcione con un máximo de eficiencia, a fin de satisfacer oportuna y adecuadamente las legítimas demandas de los habitantes usuarios(as), así como brindarle la información que éstos requieran para orientar y facilitar su contacto y trámites con la institución.
Artículo 14.Objetivos específicos. Los objetivos específicos de la Contraloría de Servicios son los siguientes:
-
Promover una cultura institucional con el usuario(a) como eje central de su actuación, orientada a la satisfacción de las necesidades de información y orientación de éstos en un marco de respecto a su dignidad humana;
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Promover la eficacia y eficiencia en la prestación de los servicios que la institución brinda;
-
Desarrollar procedimientos...
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