Reglamento de Organización y Funciones de la Proveeduría del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de 13 de Marzo de 1990
| Emisor | Poder Ejecutivo |
N° 19572-RE
EL PRIMER VICEPRESIDENTE EN EJERCICIO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO,
En uso de las facultades de que les confieren los incisos 3) y 18) del artículo 140 de la Constitución Política.
Considerando:
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Que de acuerdo con el artículo 23 de la ley N° 7056 se autoriza a los ministerios para que ejecuten el presupuesto de compras por medio de sus departamentos de proveeduría.
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Que la Proveeduría Nacional autorizó la desconcentración de la función de proveeduría en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, manifiesta en el oficio N-
A.T.008 del 25 de enero de 1988.
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Que es indispensable proceder a regular las políticas y normas administrativas relacionadas con las funciones de ejecución presupuestaria del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Por tanto,
decretan:
El siguiente,
Reglamento de Organización y Funciones de la Proveeduría del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto
CAPITULO I Disposiciones generales
Artículo 1°La Sección de Proveeduría es parte integral en la organización administrativa y funcional del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto; dependerá jerárquicamente del Departamento de Servicios Generales.
Artículo 2°La Sección de Proveeduría es la única dependencia del Ministerio, autorizada para ejecutar las compras de bienes y servicios que se requieran para su normal funcionamiento, además todo lo relativo a la tramitación de los contratos regidos por la Ley de la Administración Financiera de la República y su Reglamento, procurando en cada caso obtener el mejor beneficio para la Institución.
Artículo 3|En la formulación de los contratos, la Proveeduría deberá solicitar la cooperación de las unidades técnicas correspondientes para precisar las características de los bienes o servicios objeto de compra, así como la colaboración de la Unidad Jurídica dé
la dependencia para precisar los aspectos legales de los mismos.
Artículo 4°La Proveeduría tendrá
como objetivo principal garantizar la oportuna disponibilidad de los bienes y servicios requeridos para el cumplimiento eficaz y eficiente de las actividades sustantivas y de apoyo de las dependencias del Ministerio.
CAPITULO II
De la estructura organizativa de la Proveeduría
Artículo 5°La Proveeduría del Ministerio estará a cargo de una jefatura, que tendrá como objetivo fundamental planear, dirigir y controlar las funciones inherentes a esta Unidad, con base en las políticas y directrices establecidas por la Comisión de Planeación y Adjudicación de Compras.
Artículo 6°Para cumplir con este objetivo la Jefatura deberá efectuar las siguientes funciones:
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Vigilar la oportuna y correcta ejecución del programa anual de adquisiciones.
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Establecer las directrices que orienten los procesos de programación y control, adquisición y almacenamiento, y distribución de materiales.
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Vigilar que se cumplan las disposiciones del Patrimonio Nacional, la Ley de la Administración Financiera y su Reglamento, y otras atribuciones legales en materia de adquisiciones y administración de materiales.
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Evaluar la operativídad del sistema y dictar medidas correctivas que normalicen el funcionamiento del mismo.
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Mantener la adecuada coordinación de los componentes del sistema y de estos con las unidades consumidoras.
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Aprobar todas aquellas adquisiciones que estén fuera del programa, acorde con la partida correspondiente de ÓImprevistos.
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Mantener al día registros de control,
máximos y mínimos, inventarios y estadísticas sobre trámites y operaciones que se realicen.
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Estudiar las demandas de todos los bienes que tiene esta unidad y el tiempo que se tarda en suplirlos, para así determinar la existencia máxima y mínima que debe tenerse en inventario de cada uno de ellos.
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Gestionar ante la Contraloría General de la República las autorizaciones de contratación directa acorde con lo estipulado en el Reglamento de la Contratación Administrativa.
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Y, en general, todas aquellas actividades tendientes a elevarla eficiencia y eficacia de la Poveeduría.
Artículo 7° Los requisitos del Proveedor (Técnico Jefe 3) son:
-Tercer año aprobado de una carrera de enseñanza superior, afín con el puesto.
-Experiencia en supervisión de labores relacionadas con el cargo.
-Considerable experiencia en supervisión de personal.
Artículo 8°La Proveeduría estará constituida por los siguientes componentes:
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Planeación de compras.
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Análisis de las fuentes de suministro y selección de proveedores.
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Adjudicación y formulación de pedidos.
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Tramitación y entrega de contratos y pedidos.
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Evaluación y control.
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Almacén.
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Patrimonio institucional.
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Control de bienes y servicios.
Artículo 9°La Sección de Planeación de Compras tiene como objeto fundamental conocer los bienes y servicios que requerirá la dependencia; en qué cantidad y calidad; con qué características y especificaciones técnicas; el tiempo y el lugar en que se necesitarán; y la jerarquía o prioridad que les corresponde en el programa anual de adquisiciones.
Artículo 10.Para cumplir con lo anterior debe encargarse de:
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La determinación de necesidades de bienes y servicios, en coordinación con la La Comisión de Planeación y Adjudicación de Compras; y b) La elaboración del programa anual de adquisiciones.
Artículo 11,La naturaleza de las funciones de esta sección requiere que establezca una estrecha coordinación tanto con las unidades demandantes de bienes y servicios, como con las que controlan las existencias de los mismos, así como con aquellas que puedan delimitar o restringir el programa de adquisiciones,
como por ejemplo, la unidad responsable del control presupuestal dentro de la dependencia.
Artículo 12.Para el cumplimiento de estas funciones contará con un funcionario (Técnico 2) dedicado exclusivamente a esas actividades y deberá poseer los siguientes requisitos:
-Segundo año de una carrera de enseñanza superior, afín con el puesto.
-Poseer experiencia en labores relacionadas con el cargo,
Artículo 13.
-El encargado de la plantación de compras tendrá como principales actividades las siguientes:
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Conocer las necesidades de bienes y servicios de los programas de trabajo autorizados para el ejercicio presupuestal siguiente.
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Precisar y determinar, en colaboración con las unidades usuarias y consumidoras, la exacta calificación de los bienes o servicios que se requieren para, la operación y desarrollo de las dependencias.
.
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Contar con la información necesaria sobre existencia, localización, estado y disponibilidad de los bienes y servicios de la dependencia.
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Obtener información sobre las disponibilidades presupuéstales para la compra de bienes y servicios.
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Obtener información adecuada sobre las desviaciones o modificaciones en los programas de trabajo de la dependencia y actualizar el programa de adquisiciones.
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Obtener información adicional sobré adquisiciones no consideradas en el programa.
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Promover el establecimiento de especificaciones generales de compra para los bienes de mayor uso y consumo.
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Elaborar el programa de adquisiciones de bienes y servicios conforme con las disposiciones presupuéstales y a la política de la dependencia en materia y a las directrices dadas por la Comisión de Planeación y Adjudicación de Compras.
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Otras atinentes al cargo.
Artículo 14.En la preparación del Plan Anual de Adquisiciones se deberán contemplar los siguientes aspectos:
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Determinar la época para hacer las compras.
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Definir las cantidades a comprar por pedido.
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Precisar la forma de hacer la compra de bienes y servicios.
Artículo 15.En la formulación de las adquisiciones se deberá incluir una proyección de Óimprevistos, que constituyen las adquisiciones Ófuera de programa porque resultan de circunstancias diversas o imprevisibles, y obedecerán a las siguientes causas:
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Modificaciones a asignaciones presupuestarias.
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Decisiones de política general que obligan a efectuar cambios en las adquisiciones.
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Márgenes de error en la determinación de necesidades.
Artículo 16.Las unidades destinatarias deben reportar sus adquisiciones fuera del programa, mediante requisiciones que contengan los datos relativos a las especificaciones de los bienes requeridos del programa original o de un aumento del mismo. En ambas circunstancias, se procederá a hacer el ajuste respectivo al programa de adquisiciones.
Artículo 17.El objetivo fundamental de la Sección de Análisis de las Fuentes de Suministro y Selección de Proveedores consiste en conocer las cualidades de los bienes y servicios existentes en el mercado, así como encargarse de la localización y estudio de las características y antecedentes de los proveedores que puedan atender en las mejores condiciones las necesidades de bienes de la dependencia.
Artículo 18.Para cumplir este objetivo deberá efectuar las siguientes funciones:
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La investigación y análisis de las fuentes de suministro.
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La selección de proveedores.
Artículo 19.El funcionario encargado de ello, estará responsabilizado básicamente a recabar información sobre las personas físicas o jurídicas de las que se pueda adquirir con la mayor eficiencia, los bienes y servicios que demandan los programas de la dependencia.
Artículo 20.Esta sección deberá estar a cargo de una persona (Técnico 2) dedicado exclusivamente a esas actividades y deberá poseerlos siguientes requisitos:
-Segundo año de una carrera de enseñanza superior, afín con el puesto.
-Poseer experiencia en labores relacionadas con el cargo.
Artículo 21.El encargado de la Sección de Análisis de las Fuentes de Suministros y Selección de Proveedores deberá efectuar las siguientes actividades:
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Localizar e individualizar las fuentes de suministro más adecuadas para atender las existencias de bienes y servicios que figuran en el programa anual de adquisiciones.
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Solicitar las listas de precios o cotizaciones a los proveedores y mantenerlas actualizadas.
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Examinar el precio, las condiciones de venta y las exigencias de pago solicitadas por los...
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