Resolución
| Fecha de publicación | 16 Diciembre 2021 |
| Número de registro | IN2021608920 |
| Emisor | INSTITUTO COSTARRICENSE DE FERROCARRILES |
REGLAMENTO DE GESTIÓN DE COBRO
ADMINISTRATIVO, EXTRAJUDICIAL
Y JUDICIAL DEL INSTITUTO
COSTARRICENSE DE
FERROCARRILES
CAPÍTULO I
Generalidades
Artículo 1°—Objeto. El presente reglamento tiene por objeto establecer las normas que regulan el cobro administrativo, extrajudicial y judicial de las obligaciones dinerarias de plazo no vencido y vencidas que se adeuden a favor del Instituto Costarricense de Ferrocarriles.
Artículo 2°—Ámbito de aplicación. Este Reglamento es de aplicación obligatoria para el Departamento de Tesorería, así como para el Departamento Legal, los cuales son los encargados de gestionar el cobro extrajudicial y/o judicial de las obligaciones dinerarias que se adeuden a la Institución.
Artículo 3°—Definiciones. Para los efectos del presente Reglamento se entiende por:
a. Reglamento: tiene como finalidad regular el procedimiento de Cobro Administrativo, Extrajudicial y Judicial del Instituto Costarricense de Ferrocarriles.
b. INCOFER: Instituto Costarricense de Ferrocarriles.
c. Departamento de Tesorería: Responsable del proceso de cobro administrativo.
d. Departamento Legal: Dependencia encargada de gestionar el cobro judicial.
e. Obligaciones no vencidas: Son obligaciones dinerarias producto de la venta de servicios de transporte ferroviario, otorgamiento de permisos de uso y otros servicios que preste el INCOFER a terceros y que se encuentran dentro del plazo de pago establecido de manera formal.
f. Obligaciones vencidas: Son obligaciones dinerarias producto de la venta de servicios de transporte ferroviario, otorgamiento de permisos de uso y otros servicios que preste el INCOFER a terceros y que hayan sobrepasado el plazo de pago establecido de manera formal.
g. Deudor: Persona física o jurídica que mantiene una obligación dineraria con el INCOFER producto de la compra de servicios de transporte ferroviario, otorgamiento de permisos de uso y otros servicios que preste el INCOFER.
h. Cobro Administrativo: Son las acciones que se realizan administrativamente por parte del Departamento de Tesorería para que las obligaciones no vencidas y vencidas sean canceladas por parte de los deudores.
i. Cobro Judicial: Son las acciones de cobro que se realizan en vía judicial, por parte del Departamento Legal, en aras de obtener la recuperación de las obligaciones vencidas trasladadas a esa dependencia para su respectivo cobro.
Artículo 4°—Fines del Procedimiento de Cobro. Corresponde al Departamento de Tesorería a través del procedimiento de cobro administrativo, lograr dentro de las posibilidades y recursos disponibles, la recaudación de las sumas que deban pagarse al INCOFER, por concepto de servicios ferroviarios, otorgamiento de permisos de uso y otros servicios, mediante el desarrollo de acciones, cuyo propósito sea la implementación y ejecución de sistemas y procedimientos eficientes de planificación, coordinación y control.
Artículo 5°—Deberes del personal. El personal del Departamento de Tesorería y del Departamento Legal en el cumplimiento de sus funciones, bajo estricto apego al ordenamiento jurídico y al debido proceso, realizará sus acciones en el marco del respeto de las personas físicas y jurídicas, que tengan obligaciones dinerarias con el INCOFER.
Artículo 6°—Confidencialidad de la información. La información respecto de las obligaciones dinerarias que figuren en las bases de datos y en los demás documentos en poder del Departamento de Tesorería, es de acceso público en cuanto al nombre de los deudores, obligaciones, periodos tanto no vencidas como vencidas. No obstante, cuando se traslade la gestión al proceso de cobro judicial, toda la información que conste en el expediente sólo podrá ser obtenida por las partes legitimadas y a sus abogados debidamente autorizados.
Artículo 7º—Horario de actuaciones. Los funcionarios del Departamento de Tesorería actuarán normalmente en horas y días hábiles. Sin embargo, podrán actuar fuera de esas horas y días, cuando sea necesario para lograr el cumplimiento de sus deberes de gestión, o recaudación, todo de acuerdo a las autorizaciones que en esta materia genere la Gerencia Administrativa en materia de coordinación para el procedimiento de cobro.
Artículo 8°—Documentación de actuaciones. En todo caso, el desarrollo de las tareas llevadas a cabo por los funcionarios del Departamento de Tesorería debe consignarse en un expediente administrativo para cada caso, el cual se conformará en orden cronológico, en que se obtengan o produzcan los distintos documentos que deben foliarse en orden secuencial, con el fin de resguardar adecuadamente su conservación y documentar las acciones de cobro realizadas para cada uno de los deudores del INCOFER.
Artículo 9°—Notificación de las actuaciones. Todas aquellas actuaciones del Departamento de Tesorería, que se tramitan en resguardo de los derechos constitucionales de las personas físicas o jurídicas que son deudor o deudora ante el INCOFER, se llevarán a cabo, según lo dispuesto en los artículos 240, siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública N° 6227, así como lo contenido en la Ley de Notificaciones Judiciales N° 8687 de manera supletoria. Se entenderá válidamente efectuada la notificación cuando la misma cumpla con los lineamientos dictados por las leyes antes mencionadas y normativas afines.
CAPÍTULO II
Procedimiento de cobro administrativo
Artículo 10.—Etapas de la función recaudadora de saldos pendientes. La función de recaudación la realizará el Departamento de Tesorería, destinadas a percibir efectivamente el pago de todas las obligaciones no vencidas y vencidas de los deudores. La función recaudadora en general se realizará en tres etapas sucesivas: ordinaria, administrativa y judicial.
En la etapa ordinaria: El deudor de la obligación cancelará sus adeudos sin necesidad de actuación alguna por parte del Departamento de Tesorería.
En la etapa administrativa: El Departamento de Tesorería, efectuará el procedimiento administrativo con el cumplimiento de todos los lineamientos correspondientes, a fin de conseguir el pago de las sumas atrasadas por parte de los deudores.
En la etapa judicial: El Departamento de Tesorería, cuando agote la etapa de cobro administrativo, trasladará el expediente completo al Departamento Legal, para el trámite de cobro judicial.
Artículo 11.—Acciones de los encargados de cobro administrativo. El Departamento de Tesorería, ejercerá las acciones propias de la función de recaudación en la etapa administrativa, debiendo cumplir con lo siguiente:
a. Notificar de manera periódica a los deudores sus obligaciones mediante comunicaciones digitales o físicas (estados de cuenta).
b. Al inicio de cada mes, se encargará de verificar todas las cuentas del mes transcurrido que deban ser cobradas.
c. Realizar las gestiones de cobro administrativo de las cuentas vencidas a más de 30 días. Se dará la posibilidad de realizar llamada telefónica, envío de correo electrónico o recurrir a cualquier otro medio oficial institucional, para avisar a la persona deudora sobre el atraso de la suma a pagar.
d. Si transcurrido un plazo de diez días hábiles después de esa gestión, sin resultados positivos, se procederá a aplicar el procedimiento administrativo acá expuesto.
e. En caso de atraso en el pago de la prestación de servicios de transporte ferroviario de carga, se informará a la Gerencia de Operaciones cuando se genere un atraso de más de treinta días naturales, para que se adopten las medidas que correspondan desde el punto de vista operativo. Asimismo, el Departamento de Tesorería llevará a cabo el cobro administrativo por el saldo pendiente de pago.
f. En caso de deudores cuya obligación esté generada por el otorgamiento de un permiso de uso, se aplicará el mismo procedimiento administrativo que en otros casos, procediendo a informar sobre esa gestión a la Comisión Institucional de Permisos de Uso (CPUI), para que valoren la revocación del permiso de uso otorgado.
g. Se solicitará al Departamento de Contabilidad que, realice el cese de la facturación de cada caso en particular, cuando los deudores por concepto de servicios, permisos de uso u otros, no cumplan con las disposiciones del cobro administrativo, con el objetivo de no generar un incremento innecesario en las cuentas por cobrar que se reflejan en los estados financieros de la Institución.
h. Se solicitará al Departamento de Contabilidad que, realice el cese de la facturación cuando se constate por cualquier medio que el permisionario no se encuentra ocupando el inmueble concedido en carácter de permiso de uso.
i. Se solicitará al Departamento de Contabilidad que, realice el cese de la facturación cuando se constate el fallecimiento de la persona deudora.
j. Se solicitará al Departamento de Contabilidad que, realice la reactivación de la facturación cuando la persona deudora formalice acuerdo extrajudicial. En caso de incumplimiento del acuerdo extrajudicial, se solicitará al Departamento de Contabilidad que, se realice el cese de la...
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