Reglamento interno para la comercialización del portafolio de productos y servicios ICE a través de comercializadores, de 18 de Abril de 2016

Emisor:Instituto Costarricense de Electricidad
 
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INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

Acuerdo emitido por el Consejo Directivo en el artículo 3 del Capítulo I del acta firme de la Sesión 6172 del 18 de abril del 2016 y modificado en el artículo 1 del Capítulo I de la Sesión 6180 del 6 de junio del 2016:

POR TANTO, POR UNANIMIDAD ACUERDA:

  1. Derogar el Reglamento Interno para la prestación y venta de servicios por medio de comercializadores autorizados, aprobado por este Consejo Directivo en el artículo 7 de la Sesión 5932 del 7 de diciembre del 2010.

  2. Aprobar el nuevo Reglamento Interno para la Comercialización del Portafolio Productos y Servicios a través de Comercializadores, el cual se detalla a continuación:

REGLAMENTO INTERNO PARA LA COMERCIALIZACIÓN DEL PORTAFOLIO DE

PRODUCTOS Y SERVICIOS ICE A TRAVÉS DE COMERCIALIZADORES

1. PROPÓSITO

El presente reglamento tiene como propósito establecer el marco normativo que regula la relación de negocios con los comercializadores encargados de realizar la distribución y comercialización masiva de productos y servicios del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE).

2. ALCANCE

El presente reglamento es de acatamiento obligatorio y aplica para los negocios que se promuevan con los comercializadores de productos y/o servicios masivos del ICE.

3. DOCUMENTOS APLICABLES

CÓDIGO

TÍTULO

Ley 8660

Ley de Fortalecimiento y Modernización de las

Entidades Públicas del Sector de Telecomunicaciones

Ley 8292

Ley General de Control Interno

Ley 6227

Ley General de Administración Pública

Decreto Ejecutivo 35148-

MINAET

Reglamento al Título II de la Ley 8660

Reglamento Interno de Contratación Administrativa,

Aprobado en artículo 3 de la Sesión 6168 del 25 de marzo del 2016 por Consejo Directivo.

0150-0860-2013

Directriz institucional para el manejo de expedientes

16.00.015.2009

Norma General de Administración de Contratos

56.00.001.2011

Procedimiento para la implementación de prácticas

comerciales

4. TÉRMINOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS

Administrador de Contrato: Funcionario nombrado por la Administración Superior, o sus áreas adscritas, Divisiones y Direcciones, que tendrán la responsabilidad de la coordinación, ejecución y fiscalización de las diversas etapas de los Contratos que se promuevan en su respectiva área, de acuerdo con la competencia y funciones que se le atribuyen en el presente reglamento.

Administrador del Registro de Comercializadores: Es el responsable de mantener actualizado el registro de comercializadores, así como la verificación de requisitos de ingreso y el cumplimiento de condiciones para permanencia en el registro señalados en este reglamento.

Cadena y Corporación: Empresa especializada en la compra centralizada y venta por volumen, para distribuir sus productos hasta el cliente final por medio de sus sucursales o tiendas.

Cliente: Persona física o jurídica que adquiere los medios pre-pagados, productos y servicios del ICE.

Comercialización: Conjunto de acciones encaminadas a vender productos o servicios al cliente final.

Comercializador: Persona jurídica, pública o privada, nacional o extranjera que el ICE seleccione para establecer una relación de distribución y comercialización masiva de productos y servicios del ICE que conforman su portafolio, para hacerlos llegar al cliente final a través de un punto de venta, bajo las condiciones definidas en el respectivo contrato.

Equipo multidisciplinario: Personal técnico nombrado por la Gerencia de Telecomunicaciones encargado de evaluar y recomendar la propuesta de selección y asignación de zonas de los comercializadores.

Garantía colateral: Garantía adicional solicitada para el respaldo de los productos entregados al comercializador y/o distribuidor para cumplir el objeto del contrato.

Garantía de cumplimiento: Documento financiero que sirve de respaldo para la correcta ejecución del contrato y que busca resarcir los daños y perjuicios ocasionados por el incumplimiento del comercializador.

ICE: Instituto Costarricense de Electricidad.

Pliego: Documento normativo específico para el ingreso al registro y para los concursos que se promuevan el cual deberá constituir un cuerpo de especificaciones técnicas, financieras y legales objetivas, así como los requisitos y metodología de selección.

Portafolio de productos y servicios: Conjunto de soluciones de telecomunicaciones e infocomunicaciones que el ICE pone a disposición del mercado para su venta.

Punto de venta: Lugar donde se realiza la comercialización de los medios prepagados, productos y servicios en forma directa al usuario o consumidor final.

Registro de Comercializadores: Empresas precalificadas para eventualmente realizar la comercialización de productos y servicios del portafolio del ICE, y que han cumplido con los requisitos establecidos para la actividad específica.

Supervisor de zona: Persona encargada de dar seguimiento y controlar la gestión de ventas y abastecimiento en las zonas asignadas

Sub distribución: Conjunto de acciones llevadas a cabo por intermediarios que ejecutan la actividad propia del comercializador.

5. RESPONSABILIDADES

5.1 Administrador de Contrato

El nombramiento de cada Administrador debe ser oficializado por el Titular Subordinado, así como su sustitución temporal o permanente y deberán constar en el expediente del respectivo contrato.

El Administrador de contrato ejercerá, entre otras, las siguientes funciones:

5.1.1 Participar en la elaboración de la documentación y las solicitudes pertinentes para promover los concursos entre comercializadores según las necesidades del negocio.

5.1.2 Preparar el borrador de contrato, adendas y cualquier otro documento relacionado para ser remitidos a la Dirección de Contratación Administrativa de la División Jurídica Corporativa, para su revisión y posterior formalización.

5.1.3 Velar por la correcta ejecución de los contratos que se les asigne, respetando la normativa y los procedimientos vigentes. Asimismo, será responsable de gestionar los pagos que se realicen a los comercializadores.

5.1.4 Aplicar la Norma General para la Administración de contratos vigente y las demás disposiciones de aplicación para el ICE.

5.1.5 Aplicar evaluaciones a los comercializadores según la periodicidad que se defina.

5.1.6 Crear, custodiar, mantener foliado y actualizado, el expediente de cada relación contractual que se le asigne, debiendo incluir la verificación de cumplimiento periódico de responsabilidades señalados en el contrato, las evaluaciones aplicadas y su resultado, el registro de incumplimientos y sanciones y demás documentos que se generen, producto de la ejecución de relación comercial.

5.1.7 Coordinar y preparar lo necesario cuando se requiera, para estimar los daños y perjuicios que se deben calcular para la ejecución de las garantías de cumplimiento y colateral, así como en caso de requerirse una terminación anticipada y remitirlo al órgano competente para el trámite correspondiente.

5.1.8 Elaborar y remitir a la jefatura inmediata la respuesta de todos aquellos recursos, ejecución de multas, reclamos administrativos y cobros a los comercializadores que les competa, para que ésta a su vez le dé el trámite respectivo.

5.1.9 Solicitar a la jefatura inmediata realizar el trámite ante el órgano competente para la ejecución de garantías y resolución del contrato.

5.1.10 Realizar informes de avance de ejecución de los contratos, según se establezca, cuya copia deberá constar en el expediente respectivo. El informe deberá estar dirigido a la jefatura inmediata del Administrador del contrato, debiendo alertar sobre la necesidad de introducir mejoras.

5.1.11 Preparar, en coordinación con cualquier otra área que se requiera, el informe final o el contrato de finiquito cuando proceda.

5.1.12 Asistir a las reuniones sostenidas con el comercializador y levantar minutas debidamente firmadas por los asistentes, según corresponda e incorporarlas al expediente administrativo respectivo.

5.1.13 Verificar que el comercializador se encuentre al día con el pago de las cuotas obrero patronales, e impuestos a las sociedades, cuando corresponda y remitir dicho documento al expediente administrativo.

5.1.14 Atender cualquier consulta contractual que surgiera durante el proceso de ejecución a su cargo.

preselección y selección...

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