Reglamento Interno de Contratación Administrativa, de 13 de Noviembre de 2014
| Emisor | Sistema de Emergencias 911 |
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
SISTEMA DE EMERGENCIAS 9-1-1
REGLAMENTO INTERNO DE
CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
TÍTULO I
Generalidades
CAPÍTULO I
Definiciones
Artículo 1º-Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:
Administración Superior: Estará constituida por la Dirección para todos los casos y el respectivo Coordinador de Proceso en los casos de las Contrataciones Directas.
Administrador de Contrato: Es el funcionario encargado de definir o recibir según sea el caso la necesidad, estimar su costo y especificar el requerimiento de la contratación conforme a esa necesidad, realizar los estudios de análisis y evaluación técnica de las ofertas y administrar la ejecución de los contratos velando y gestionando la entrega y recibo de los bienes y de los servicios que suscriba el 9-1-1 con particulares o terceros, así como firma del finiquito del contrato de obra, con el fin de asegurar el fiel cumplimento de las condiciones contractuales pactadas objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente, de igual manera autorizar las facturas correspondientes para el trámite de pago, así como la investigación preliminar (relación de hechos) ante cualquier incumplimiento contractual, trasladando el resultado de la misma a la instancia que corresponda para tal fin.
Apercibimiento a particulares: Con fundamento en el Artículo 99 de la Ley de Contratación administrativa, éste consiste en una formal amonestación escrita dirigida al particular que contrata con la Administración, a efecto de que corrija su conducta cuando fuere posible, sin perjuicio de la ejecución de garantías o aplicación de cláusula penal o multas, cuando así procediere y constituye un antecedente para la aplicación de la sanción de inhabilitación por la causal del Artículo 100 inciso a) de la Ley de Contratación Administrativa.
Asesoría Jurídica: Asesor Legal de la Dirección.
Cartel tipo: Es aquel documento modelo que se utiliza como parte de las condiciones generales de una contratación, el mismo contiene los elementos básicos que regula la norma dependiendo del tipo de concurso. El cartel tipo debe ser complementado, con los elementos específicos del concurso (Garantías, multas y cláusula penal, especificaciones técnicas, sistema de evaluación, entre otros) y ambos se conocen como el reglamento particular del mismo.
Contratación Defectuosa: Es aquella contratación que violenta los procedimientos establecidos en la Ley o el Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa, de tal modo que se afecten formalidades sustanciales.
Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la Administración para la ejecución de un contrato, previa realización de un concurso.
Debido Proceso: Procedimiento que garantiza la participación de las partes en defensa de sus intereses, mediante la audiencia (derecho de defensa) sobre un aspecto particular, a fin de lograr la verdad real de los hechos en estricta conformidad con el ordenamiento jurídico.
Equipo Multidisciplinario de Gestión de Compras: Equipo de trabajo encargado de coordinar procesos estratégicos de adquisición de bienes y servicios para un determinado proyecto, formado por disposición de la Administración Superior.
Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado procedimiento de contratación, que físicamente estará custodiado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá foliado y debidamente actualizado. También podrá estar dicho expediente en forma electrónica o digital en la plataforma de Mer-link.
Finiquito del Contrato: Documento suscrito por representantes debidamente acreditados del 9-1-1, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez entregada la obra, cobradas las multas y/o cláusula penal en los casos que corresponda y que el 9-1-1 haya efectuado los pagos.
Fraccionamiento Ilícito: Es cuando contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado o conocido las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo.
Inhabilitación: Sanción aplicable al contratista por el incumplimiento o inobservancia de los preceptos señalados en el Artículo 100 de la Ley de Contratación administrativa.
Jerarca: Para efectos de cualquier procedimiento de contratación administrativa se entenderá como Jerarca al Director del 9-1-1.
Oferente: Toda persona física o jurídica que somete su propuesta al 9-1-1 dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel o pliego de condiciones.
Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procedimientos administrativos sancionatorios en materia de contratación administrativa.
Órgano Director Cobro de Multas: Órgano encargado de instruir los procedimientos administrativos sancionatorios para el cobro de multas y cláusula penal.
Procedimiento Sumario: Es un procedimiento de tramitación expedito establecido para los casos en que la naturaleza de la acción deducida requiere una tramitación rápida para que sea eficaz y para ciertos asuntos taxativamente enumerados en el cartel, conforme lo regulado por el artículo 320 de la Ley General de Administración Pública.
Programa de Adquisiciones: Es el plan mediante el cual el 9-1-1 da a conocer las adquisiciones requeridas mediante los procedimientos de licitación abreviada y pública, para el año correspondiente.
Proveedor Institucional: Funcionario responsable de facilitar los procedimientos de contratación administrativa, asesorando en materia de contratación administrativa a los administradores de contrato y demás funcionarios involucrados en los procesos de compra, con apego a la normativa vigente, incluyendo los acuerdos y directrices emitidos por la Administración Superior, en atención a los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos.
Reajuste, Reclamo y Actualización de Precios: Mecanismo por el cual se mantiene o restablece el equilibrio financiero del contrato.
Recurso de apelación: Acción que concede la Ley de Contratación Administrativa al interesado para reclamar contra el acto de adjudicación, ante la instancia superior que lo dictó o ante la Contraloría General de la República, según corresponda.
Recurso de revocatoria: Acción que concede la Ley de Contratación Administrativa al interesado para reclamar contra el acto de adjudicación, ante la instancia que lo dictó.
Registro de Elegibles: Lista oficial de empresas o personas físicas calificadas para realizar la contratación de bienes o servicios y que han cumplido con los requisitos establecidos para la actividad específica.
Registro de Proveedores: Es el instrumento en el que se inscriben las personas físicas y jurídicas, que desean participar en los procesos de contratación administrativa del 9-1-1, siendo igualmente válido el Registro de Proveedores que se utiliza mediante la plataforma de compras automatizadas conocida como Mer-link.
Rescisión Contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando se deja sin efecto una contratación por causas de interés público, mutuo acuerdo, caso fortuito o fuerza mayor.
Resolución Contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle fin a un contrato en forma unilateral, por causa de incumplimiento imputable al contratista.
Soporte Jurídico: Grupo de abogados colaboradores del Proceso de Soporte a la Gestión cuya función entre otras, es brindar soporte jurídico y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Proveeduría y la Institución.
Para los casos de las contrataciones que se realizan fuera de Mer-Link, debe verificar en el acto de apertura de las ofertas en la página electrónica de la CCSS, que los oferentes se encuentran al día con sus obligaciones obrero patronales y adjuntarlo al expediente. De igual manera verificar en la página del Registro Nacional que los oferentes se encuentren al día con el pago del impuesto a las personas jurídicas.
Para los casos de las contrataciones que se realizan dentro de la plataforma de Mer-link, debe verificar durante la validación de las ofertas en esa misma plataforma que los oferentes se encuentran al día con sus obligaciones obrero patronales y con el pago del impuesto a las personas jurídicas.
Usuario: Funcionario responsable de definir la necesidad a cubrir con la contratación a tramitar.
CAPÍTULO II
Órganos Competentes
SECCIÓN I
Órganos que adjudican
Artículo 2º-La Dirección, el Coordinador de Proceso que corresponda y la Proveeduría, adjudicarán la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con los límites económicos establecidos. Para el caso de las contrataciones directas de escasa cuantía le corresponde a la Proveeduría junto con el Coordinador de Proceso y a la Dirección junto con la Proveeduría les corresponde el resto de los procedimientos de contratación vigentes.
SECCIÓN II
Proveeduría
Artículo 3º-La Proveeduría Institucional es la dependencia encargada de dirigir los procedimientos de contratación administrativa y de la adjudicación correspondiente según el artículo anterior, para la adquisición de bienes y servicios, así como de velar porque los procedimientos sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los principios y requisitos establecidos en la Ley y el Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa.
Para el cumplimiento de sus competencias, la Administración le suministrará todos los recursos humanos, tecnológicos y materiales que necesite.
Para el eficiente y eficaz cumplimiento de las funciones de la Proveeduría, todas las demás unidades administrativas de la Institución de tipo técnico, jurídico, contable, financiero, presupuestario, informático y de cualquier otro orden, están obligadas a brindarle colaboración y asesoría en el...
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