Reglamento interno de contratación administrativa de BCR Sociedad Administradora de Fondos de Inversión S. A., de 14 de Octubre de 2015
| Emisor | Banco de Costa Rica |
BANCO DE COSTA RICA
La Junta Directiva de Fondos de Inversión Sociedad Anónima en sesión 22-15, artículo IV, del 14 de octubre del 2015 aprobó el Reglamento interno de contratación administrativa de BCR Sociedad Administradora de Fondos de Inversión S. A.:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Objeto. Este Reglamento incorpora las regulaciones internas que deberá observar BCR Sociedad Administradora de Fondos de Inversión Sociedad Anónima (en adelante BCR SAFI o Sociedad), y sus colaboradores para los procedimientos de contratación administrativa, así como en su correspondiente fase de ejecución.
Artículo 2º-Principios generales. Todo procedimiento de contratación administrativa de BCR SAFI deberá respetar los principios constitucionales y legales dispuestos en la Ley de contratación administrativa y su Reglamento, así como los siguientes principios:
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Los requisitos formales de identificación de las personas físicas o jurídicas y en general sus atestados, serán analizados e interpretados de manera que se permita la más amplia participación de potenciales oferentes.
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Todo proceso de contratación tendrá una etapa de saneamiento de requisitos formales, cumplida la cual se procederá al análisis de las ofertas en su contenido técnico y económico.
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Los requisitos técnicos y económicos que sean exigidos en los procesos de contratación de BCR SAFI S.A., serán siempre lo más general y neutral posible, con el propósito de permitir la más amplia participación de potenciales oferentes. La decisión de seleccionar una determinada tecnología deberá tener el criterio y la aprobación de la dependencia del Conglomerado Financiero BCR que resulte aplicable.
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Los requisitos legales, técnicos y económicos deberán ser analizados e interpretados de manera que permitan cumplir los fines públicos encomendados a BCR SAFI S. A.; así como, la selección del mejor bien o servicio al mejor precio y condiciones.
Artículo 3º-Abreviaturas y definiciones. En la aplicación del presente reglamento se utilizarán las siguientes abreviaturas y definiciones:
Administrador del contrato: es el servidor designado por el jerarca de la oficina responsable de la ejecución contractual para coadyuvar en sus funciones respecto de un contrato determinado.
Actividades especiales de trabajo: aquellas que se propongan para fortalecer el compromiso grupal, por medio de las relaciones interpersonales con el objetivo de mantener un buen clima organizacional para cumplir con éxito las metas institucionales.
Banco o BCR: Banco de Costa Rica.
BCR SAFI S.A.: BCR Sociedad Administradora de Fondos de Inversión en adelante BCR SAFI o Sociedad.
Cartel: documento que contiene las condiciones generales, administrativas y técnicas que deben cumplir los oferentes para formular su cotización.
Contraloría General: Contraloría General de la República.
Contratista: persona física o jurídica que habiendo presentado su oferta es seleccionada por BCR SAFI como adjudicataria para proveer un bien, servicio u obra.
Expediente administrativo: legajo físico o archivo electrónico que deberá contener todas las actuaciones, internas y externas en el orden cronológico correspondiente a su presentación y relativas a un trámite de contratación administrativa específico.
Finiquito: documento final suscrito por el funcionario competente de BCR SAFI y por el contratista en el que se hace constar la finalización del trabajo adjudicado a satisfacción de BCR SAFI y en el que además las partes manifiestan la inexistencia de obligaciones pendientes, salvedad hecha de las garantías vigentes.
Informe final: es el Informe que deberá elaborar la oficina responsable de la ejecución contractual, sobre el resultado final de la contratación, detallando de manera proporcionada y conforme a la naturaleza de cada contratación si el contratista cumplió o no los diferentes aspectos de la contratación a que se obligó, tanto en calidad como en cantidad, plazo, garantías de funcionamiento, etc.; el cual deberá rendirse cumpliendo en el plazo y los requisitos que requiere el presente
Reglamento: este informe deberá incorporarse al expediente de la contratación que levante dicha oficina.
Informes parciales: son los informes que deberá elaborar la oficina responsable de la ejecución contractual, respecto de los contratos que no se agoten en una sola entrega del bien o servicio adquirido y cuyo periodo de ejecución se prolongue en el tiempo o requiera de entregas o avances parciales. Este informe deberá incorporarse al expediente de la contratación que levante dicha oficina.
Jefatura Administrativa: es la oficina de BCR SAFI encargada de la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa, así como de ejecutar las demás funciones que le asigna el presente Reglamento.
Oferente: persona física o jurídica que ofrece sus bienes o servicios para una contratación específica.
Oficina de Compras y Pagos: es la oficina del BCR encargada de coadyuvar a BCR SAFI o realizar en nombre de ésta, cuando así se requiera y se solicite en la tramitación los procedimientos de contratación administrativa, así como de ejecutar las demás funciones que le asigna el presente Reglamento.
Encargado de Control Interno de BCR SAFI: es el colaborador encargado de fiscalizar las labores de la oficina responsable de la ejecución contractual y de los servidores responsables de verificar la correcta y adecuada ejecución de los contratos administrativos suscritos por .BCR SAFI.
Oficina responsable de la ejecución contractual: es la encargada de velar de manera directa por que el respectivo contratista cumpla a cabalidad sus obligaciones contractuales.
Oficina técnica solicitante: es aquella oficina, unidad o dependencia de BCR SAFI que solicita el bien o servicio objeto del contrato.
Oficina usuaria: es la oficina, unidad o dependencia de BCR SAFI destinataria final del bien o servicio objeto del contrato.
Sanción de apercibimiento: consiste en una formal amonestación escrita dirigida al contratista que ha incumplido sus obligaciones contractuales; sin perjuicio de la ejecución de garantías o la aplicación de la cláusula penal o de multas, cuando así procediere y constituye un antecedente para la aplicación de la sanción de inhabilitación por la causal prevista por del artículo 100, inciso a) de la Ley de contratación administrativa.
Sanción de inhabilitación: consiste en el impedimento para participar en procedimientos de contratación de conformidad con lo establecido en los artículos 100 y 100 bis de la Ley de contratación administrativa.
CAPÍTULO II
Órganos competentes
Artículo 4º-Oficinas tramitadoras de los procesos de compras y pagos. La Jefatura Administrativa de BCR SAFI o la Oficina de Compras y Pagos del Banco de Costa Rica cuando así se le solicite, serán las encargadas de tramitar los procedimientos que promueva BCR SAFI para la construcción de obras y la adquisición de los bienes y servicios que requiere en el cumplimiento de sus funciones. Para dicho propósito utilizará los procedimientos que contienen la Ley de contratación administrativa y su Reglamento, así como los procedimientos especiales autorizados por la Contraloría General de la República, además de las disposiciones administrativas y procedimientos que dicte la Administración.
También tendrá, las demás funciones y atribuciones que le asigna este Reglamento, incluyendo el control sobre las garantías de participación rendidas y su eventual ejecución.
Artículo 5º-Comisión de Contratación Administrativa del Conglomerado BCR. La Comisión de Contratación Administrativa del Conglomerado será el órgano encargado de dictar el acto final de adjudicación en aquellos procedimientos que sean de su competencia, de acuerdo con las funciones, integración y atribuciones asignadas en el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del Banco de Costa Rica.
Artículo 6º-Otros servidores competentes. La Gerencia General, los gerentes de área, el jefe de la oficina emitirán el acto final de adjudicación en los procedimientos, conforme a las disposiciones que contiene el artículo 10 del presente Reglamento.
Artículo 7º-Equipos multidisciplinarios de gestión de compras. BCR SAFI podrá constituir equipos multidisciplinarios de trabajo a fin de encargarles la coordinación de procesos específicos de adquisición de bienes y servicios para un determinado proyecto. Estos equipos serán responsables de la conducción del procedimiento y de emitir la recomendación respectiva, sin perjuicio de las competencias que este Reglamento establece.
Artículo 8º-Oficina responsable de la ejecución contractual. En toda contratación se designará una oficina que será la responsable de velar de manera directa por que el respectivo contratista cumpla a cabalidad sus obligaciones contractuales, así como de realizar acciones oportunas de control y seguimiento de la ejecución contractual que permitan identificar cualquier atraso, irregularidad o anomalía que en su criterio pueda generar incumplimientos contractuales y de adoptar las medidas correctivas que correspondan.
Asimismo, deberá velar por la vigencia y actualización de las garantías de cumplimiento, por la aplicación de multas y cláusulas penales que pudieran ser imputables a los contratistas. Para documentar lo anterior se deberá conformar un expediente administrativo propio de la fase de ejecución, en el que debe incorporarse todas las actuaciones relacionadas con esta fase y debe ser custodiado por la oficina designada. Dicho expediente se considera como parte del expediente administrativo de la contratación, aun y cuando se encuentren en legajos separados.
Artículo 9º-Encargado de Control Interno de BCR SAFI. El encargado de Control Interno será el responsable de fiscalizar la labor de los responsables de la ejecución de los contratos administrativos suscritos por BCR SAFI.
Dicho encargado enfocará sus esfuerzos en atender los seguimientos a la fase de ejecución contractual mediante la revisión de expedientes que...
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