Reglamento interno de contratación administrativa, de 13 de Julio de 2018

Emisor:Instituto Costarricense de Electricidad
 
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INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD

REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA1

1 Se adiciona código en mayo 2018 por parte de la DCE a esta versión actualizada de documento normativo.

TÍTULO I

Generalidades

CAPÍTULO I

Definiciones

Artículo 1.-Para efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:

Administrador de contrato (AC): Es el funcionario encargado de especificar el requerimiento de la contratación, participar en los estudios de análisis y evaluación técnica de las ofertas y administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el fin de asegurar el fiel cumplimento de las condiciones contractuales pactadas objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. Dependiendo de la complejidad de la contratación el Administrador del Contrato podrá contar con la colaboración técnica de un equipo de trabajo.

Administración Superior: Estará constituida, según sea el caso, por cualquiera de los siguientes Órganos: Consejo Directivo, Presidencia Ejecutiva, Direcciones Corporativas y la Gerencia Servicios Corporativos.

Acta de recepción o aceptación definitiva: Acto formal y por escrito a través del cual se deja de manifiesto, que el contratista ha cumplido a satisfacción del Administrador del Contrato, con la prestación contratada (ya sea bienes, obras o servicios). El acta en mención es documento requerido para tramitar el pago donde consta la fecha de recepción o aceptación a satisfacción de los bienes o servicios de una contratación y deber ir acompañando la orden de pago correspondiente.

Apercibimiento: Consiste en una formal amonestación escrita dirigida al particular, a efecto de que corrija su conducta cuando fuere posible, la cual está regulada en el artículo 99 de la Ley de Contratación Administrativa. Lo anterior sin perjuicio de la ejecución de garantías o aplicación de cláusula penal o multas, cuando así procediere. El apercibimiento constituye un antecedente para la aplicación de la sanción de inhabilitación por la causal del artículo 100 inciso a) de la Ley de Contratación Administrativa.

Compras no asociadas a proyectos: Son aquellas compras que tienen relación con las actividades normales que se llevan a cabo en la institución como son la operación y mantenimiento y no están asociadas a un proyecto. Pueden ser contrataciones de servicios de vigilancia, mantenimiento, operación de sistemas y obras, compra de terminales móviles, adquisición de insumos, vehículos, materiales y suministros, etc.

Contratación irregular o defectuosa: Es aquella contratación que violenta los procedimientos establecidos.

Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la Administración para la ejecución de un contrato.

Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA): Funcionario responsable de coordinar los procesos de contratación administrativa requeridos en su área, asesorando a los administradores de contrato y demás funcionarios involucrados en los procesos de compra en materia de contratación administrativa, con apego a la normativa vigente, incluyendo los acuerdos y directrices emitidos por la Administración Superior, en atención a los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el enlace oficial entre la Dirección Proveeduría Institucional y las correspondientes dependencias técnicas.

Debido Proceso: Procedimiento que garantiza la participación de las partes en defensa de sus intereses, mediante la audiencia o comparecencia a ambas partes (derecho de defensa) según corresponda, sobre un aspecto particular, a fin de asegurar un resultado justo y equitativo dentro del proceso, mediante la determinación de la verdad real de los hechos en estricta conformidad con las leyes.

Dirección Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la Dirección Corporativa Jurídica, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.

Director de Proyecto: Persona asignada por la organización ejecutante para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto y que impacten en la planificación estratégica de los negocios de las diversas dependencias de la Institución.

Equipo multidisciplinario de Gestión de Compras: Equipo de trabajo encargado de coordinar procesos estratégicos de adquisición de bienes y servicios para un determinado proyecto, formado por disposición de la Administración Superior.

Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará custodiado en la Dirección Proveeduría Institucional, la cual lo mantendrá foliado, y debidamente actualizado. También podrá estar dicho expediente en forma electrónica o digital.

Fecha Máxima de Pago: Fecha límite que tiene la Institución para pagar de acuerdo con lo pactado en la contratación del bien o servicio, tomando en consideración que el pago se realizará transcurridos 30 días naturales después de la recepción de la factura en forma correcta y recibido a satisfacción el bien o servicio por parte del administrador del contrato.

Forma de Pago: Es la que define el monto o porcentaje a cancelar contra cada evento que da lugar a un pago.

Finiquito del Contrato: Documento suscrito por el Director de la Dependencia, así como el representante del contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez entregados los bienes y/o prestados los servicios, cobradas las multas y/o cláusula penal en los casos que corresponda y que el ICE haya efectuado los pagos.

Fragmentación Ilícita o Fraccionamiento: Es cuando contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo. No se considerarán fragmentación los casos establecidos en el artículo 20 del Reglamento al Título II de la Ley 8660.

Jerarca: Para efectos de cualquier procedimiento de contratación administrativa se establece como jerarca al Gerente Servicios Corporativos.

Junta de Adquisiciones ICE/Corporativa: Es el órgano competente para resolver los diferentes procedimientos y trámites de contratación administrativa de toda índole, incluyendo las adjudicaciones, impugnaciones contra el acto de adjudicación, pólizas de reaseguro contra daño físico directo y otros propios de su competencia, así como aquellos otros asuntos que el Consejo Directivo le delegue, cuyo monto sea superior al límite fijado por el Consejo Directivo. El superior jerárquico de la Junta de Adquisiciones ICE/Corporativa es el Consejo Directivo.

Inhabilitación: Sanción aplicable al contratista por el incumplimiento o inobservancia de los preceptos señalados en el artículo 100 y 100 Bis de la Ley de Contratación Administrativa.

Modalidad de pago: Se refiere a los instrumentos bancarios disponibles para hacer efectivo un pago y corresponden a transferencia electrónica de fondos, carta de crédito documentaria y excepcionalmente el cheque.

Oferente: Toda persona física o jurídica que somete su propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel o pliego de condiciones.

Órgano competente: Niveles institucionales a quienes por la naturaleza de sus funciones, cuentan con la potestad de adjudicar y resolver trámites relacionados con los diferentes procedimientos de contratación administrativa, según los topes de aprobación previamente definidos por la Presidencia Ejecutiva.

Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procedimientos administrativos sancionatorios en materia de contratación administrativa.

Programa de Adquisiciones: Es el plan mediante el cual el ICE da a conocer las adquisiciones requeridas para el año correspondiente.

Proyecto: Un Proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear y/o modificar un producto, servicio o resultado único. Debe estar alineado con la Estrategia Corporativa y haber sido autorizado en la fase de pre inversión.

Proyectos de inversión: Aquellos proyectos cuya finalidad es ofrecer un nuevo servicio, para satisfacer una necesidad pública incluyendo los que se requieren para comercializar al público en general o a algún segmento del mercado, que no sea de índole operativo (como por ejemplo seguridad, soporte, mantenimiento y limpieza) y que genere ingresos a la Institución después de cierto tiempo de realizada la inversión.

Reglamento a la Ley 8660: Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones.

Reajuste, reclamo y actualización de Precios: Mecanismo por el cual se mantiene o restablece el equilibrio financiero del contrato.

Registro de Elegibles: Lista oficial de empresas o personas físicas calificadas para realizar la contratación de bienes o servicios y que han cumplido con los requisitos establecidos para la actividad específica.

Registro de Proveedores: Es el instrumento en el que se inscriben las personas físicas y jurídicas, que desean participar en los procesos de contratación administrativa.

Rescisión contractual: Forma anormal de extinción del contrato administrativo, que se presenta cuando se deja sin efecto una contratación por causas de interés público, mutuo acuerdo, caso fortuito o fuerza mayor.

Resolución contractual: Forma anormal de extinción del contrato administrativo, que consiste en ponerle fin a un contrato en forma unilateral, por causa de incumplimiento imputable al contratista.

CAPÍTULO II

Órganos competentes

SECCIÓN I

Órganos autorizados

Artículo 2.-La Junta de Adquisiciones ICE/Corporativa, las Divisiones, las Unidades, los Negocios y las Direcciones inmediatas inferiores de las Direcciones Corporativas...

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