Reglamento interno de contratación pública del INS, de 22 de Mayo de 2023
| Emisor | Instituto Nacional de Seguros |
INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS
DEPARTAMENTO NORMAS Y ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS
Reglamento Interno de Contratación Pública del INS
Objetivo General:
El presente reglamento regula el proceso de Contratación Pública del INS.
Alcance:
Esta norma es de aplicación obligatoria para todas las dependencias del INS, que requieran promover procedimientos de contratación pública que se encuentren normados en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Responsable:
Será responsabilidad del Departamento Proveeduría conducir los procedimientos de contratación pública, establecidos en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Glosario:
. Alta Gerencia del INS: Comprende la Gerencia General y Subgerencias Generales
del INS (en adelante Alta Gerencia).
. Junta Directiva del INS: Máximo órgano colegiado del INS (En adelante Junta Directiva).
. Unidad Usuaria: Corresponde a la unidad administrativa que acciona el proceso de contratación o a cuyo impulso se inicia y es la receptora final del bien o servicio contratados. Es la responsable de la ejecución, fiscalización y el debido cumplimiento del contrato, sin perjuicio de otras obligaciones.
. Unidad Técnica: Unidad administrativa que cuenta con personal técnico, profesional o especializado y a la que se someten consultas, a fin de orientar el criterio de la Administración o sus otras unidades administrativas. Podría corresponderle la ejecución, fiscalización y el debido cumplimiento del contrato, sin perjuicio de otras obligaciones.
Capítulo I. Disposiciones Generales
Artículo 1. Objeto.
La actividad de contratación pública (compra, venta y arrendamiento de bienes, servicios y obras y otros) que realice el INS estará regulada por la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y las demás disposiciones, que resulten aplicables.
Artículo 2. Gestor del proceso de contratación.
Toda contratación que realice el INS (compra, venta y arrendamiento de bienes, servicios y obras, entre otros) deberá tramitarse por medio del Departamento Proveeduría, salvo que la Junta Directiva expresamente delegue en otra instancia, la conducción del procedimiento de contratación para un proceso o tipo de procesos.
DEPARTAMENTO NORMAS Y ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS
Artículo 3. Responsabilidad de la unidad usuaria.
Será responsabilidad exclusiva de cada jefatura de la unidad usuaria establecer los mecanismos de control necesarios a efecto de que, en cada procedimiento de contratación desde el inicio de la tramitación hasta la culminación de la ejecución contractual, se observen los principios de contratación pública y en general todo los dispuesto en la Ley N° 9986, Ley General de Contratación Pública, y su Reglamento.
Artículo 4. Competencia para resolver.
El Departamento Proveeduría, en lo no previsto en el presente Reglamento como órgano especializado en contratación pública, tendrá plena competencia para resolver, emitir los actos administrativos y tramitar los diferentes asuntos conforme a la Ley N° 9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, salvo que la competencia o función sea asignada por norma expresa a otra instancia.
Artículo 5. Regulaciones de Caja Chica.
Las compras reguladas por Caja Chica se rigen por lo establecido en el Manual de Disposiciones Financieras.
Dichas disposiciones deberán observar lo que establece la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento para las adquisiciones por caja chica.
Las unidades usuarias autorizadas al uso de caja chica, serán responsables de la tramitación en el sistema digital unificado de las compras realizadas al amparo de esta excepción.
Capítulo II. Competencia, Organización, Funciones y Responsabilidad del
Departamento Proveeduría.
Artículo 6. Competencia.
El Departamento Proveeduría será el competente para conducir los procedimientos de contratación pública del INS, según lo normado por la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, el presente Reglamento y otras normas aplicables.
El funcionamiento del Departamento Proveeduría será conforme lo establecido en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Artículo 7. Responsables.
El Departamento Proveeduría estará a cargo de un Proveedor y un Subproveedor. El Proveedor es responsable de la organización y buen funcionamiento de esa unidad orgánica.
Artículo 8. Estructura organizativa.
El Departamento Proveeduría tendrá como mínimo una estructura organizativa básica que le permita cumplir con lo establecido la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento. Por lo que dicha estructura y funciones se encuentran establecidas en el Manual de Organización y Funciones del INS de esta dependencia.
Capítulo III. Del Procedimiento de Contratación.
Artículo 9. Requerimiento del procedimiento de contratación.
La unidad usuaria presentará la solicitud de contratación mediante el Sistema Digital Unificado o por el medio que el Departamento Proveeduría comunique.
En dicha solicitud la unidad usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, acreditará el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública, y su Reglamento.
La unidad usuaria informará al Departamento Proveeduría la necesidad de incorporar o no, una cláusula que contemple el requisito para el adjudicatario de suscribir las pólizas (Responsabilidad Civil, Todo Riesgo de Construcción, Fidelidad, etc.) que sean necesarias según el riesgo inherente del objeto contractual, en el texto de los proyectos de cartel o especificaciones técnicas.
Dentro de la información a aportar por parte de la Unidad Usuaria, se deberá contar con el aval del plan de compras emitido por el Departamento Control y Gestión de Compras o en su defecto autorización de la Alta Gerencia para dar inicio al proceso contractual.
La unidad usuaria deberá señalar dentro de su solicitud de compra, el plazo -en días hábiles para la recepción de ofertas. Dicho plazo debe ser fundamentado para lo cual deberá tomarse en consideración la complejidad del objeto contractual y el tiempo suficiente para que los participantes presenten sus ofertas.
La unidad usuaria deberá definir desde la solicitud, los aspectos técnicos que serán subsanables y los que serán sustanciales al objeto contractual, de conformidad con la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento. De igual forma, indicará los roles y responsabilidades del personal que asignan para realizar la verificación de lo señalado.
La unidad usuaria acreditará:
. Decisión inicial de contratar, suscrita por la Jefatura de la unidad usuaria o por el titular subordinado competente, de conformidad con las disposiciones internas, observando lo dispuesto por la Ley N°9986, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
. Justificación de procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer, considerando planes de largo y mediano plazo, el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el Programa de Adquisiciones, según corresponda.
. Descripción del objeto, especificaciones y características de los bienes, obras o servicios que se requieren, acreditar las razones de escogencia de una determinada solución (en el caso de existir diferentes opciones técnicas), e indicación de la posibilidad o no de adjudicar de forma parcial el objeto si la naturaleza así lo permite.
. La unidad técnica, deberá establecer únicamente los requisitos que resulten estrictamente necesarios y objetivos que permitan la participación y la amplia competencia entre los oferentes; por lo que deberá justificar la necesidad de solicitar cada uno de los requisitos técnicos, lo cual deberá documentarse en la solicitud de contratación. La determinación del objeto contractual y de los requisitos técnicos, será realizada en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda.
. Cuando corresponda por la naturaleza del objeto, deberá indicarse los procedimientos de control de calidad que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción de la obra, suministro o servicio.
. Estimación actualizada del objeto.
. Existencia de estudios donde se demuestre que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia (costo beneficio) y seguridad razonable (una vez considerados los riesgos asociados a la contratación y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes deadministración de riesgos, según lo dispone la Ley N°8292, Ley General de Control Interno.
. Los recursos humanos y materiales de que dispone o llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato.
. El administrador general del contrato, para la adecuada ejecución del contrato.
. Identificación y constancia de contenido suficiente en la partida de presupuesto.
. De igual forma, deberá señalar si se admite que un mismo subcontratista se proponga para más de una oferta, acreditando las razones por las cuales se faculta tal condición.
Artículo 10. Solicitud de Contratación de obra pública.
La unidad usuaria, además de observar los aspectos pertinentes del artículo anterior en su solicitud de contratación deberá:
. Aportar constancia que acredite la necesidad y que se dispone o se han tomado las previsiones necesarias para contar oportunamente de diseños y planos actualizados debidamente aprobados, y de los permisos, estudios y terrenos necesarios para ejecutar la obra, así como de las previsiones en cuanto a la reubicación de servicios y expropiaciones que fueren necesarias y pertinentes. También, de acuerdo con la complejidad de la obra pública, disponer del detalle de los diseños gráficos de sus proyectos y especificaciones técnicas.
. Indicar el plan de comunicación que se utilizará para la unidad receptora del proyecto, el cual...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba