Resolución. MUNICIPALIDAD DE OROTINA
| Fecha de publicación | 13 Noviembre 2019 |
| Número de registro | IN2019403696 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE OROTINA
CONCEJO MUNICIPAL
El Concejo Municipal de Orotina en el acta de la sesión ordinaria N° 291, celebrada el día 0411-2019:
ACUERDA APROBAR REGLAMENTO
DE AUTORIZACIÓN DE LIBROS DE LA
MUNICIPALIDAD DE OROTINA
CAPÍTULO PRIMERO
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Objeto. Contar con una herramienta que defina los procedimientos relacionados con el Proceso de Autorización de Libros, con el propósito de coadyuvar a mantener un sistema de control interno adecuado sobre este tipo de registros.
Artículo 2º—Ámbito de aplicación: El presente Reglamento resulta aplicable a todas las dependencias, actuales o que en el futuro se establezcan, que se encuentren, administrativa, jerárquica o legalmente adscritas a la Municipalidad Orotina.
Artículo 3º—Alcance: Este cuerpo normativo regula la autorización de apertura y de cierre de los libros contables, de actas u otros, que legal o reglamentariamente deben llevar las diferentes dependencias municipales y que, de acuerdo con el artículo 22, inciso e), de la Ley General de Control Interno, es una potestad asignada a la Auditoría Interna.
Artículo 4º—Naturaleza de la autorización de libros: La autorización de libros es un requisito de validez de las actuaciones de la Administración Activa, tendiente a proporcionar una garantía razonable de la confiabilidad y oportunidad de la información que en ellos se incorpore. Todo lo anterior de conformidad con el bloque de legalidad.
Artículo 5º—Responsabilidad. El Departamento de Auditoria Interna será el responsable de:
a) Aplicar el presente reglamento en lo que a su competencia corresponde.
b) La custodia y seguridad de los registros y sellos, que se requieren para llevar a cabo la función de autorización de libros
c) Llevar un control individual de los libros autorizados.
CAPÍTULO SEGUNDO
De la autorización de apertura y de cierre del Libro
Sección Primera
Razón de apertura
Artículo 6º—Libros sujetos a la apertura: La razón de apertura deberá tramitarse para los libros de actas, contables u otros que legal o reglamentariamente correspondan, para lo cual cada dependencia solicitante, considerando sus propias particularidades, determinará los libros que debe llevar, así como la forma en que los llevará. Lo anterior, sin perjuicio de aquellos casos en que, a criterio de la Auditoría Interna, se deba llevar otra clase de libro.
Artículo 7º—Solicitud de Apertura. La persona a cargo del libro que se autorizará deberá presentar solicitud por escrito a la Auditoría Interna, y aportar el libro o las hojas sueltas. Deberá consignar en la misma: el tipo de libro a autorizar, el número de tomo, la cantidad de folios, folio inicial y último, que los folios están sin iniciarse, o cuales están iniciados, si los hubiera. Cuando la autorización corresponda por cambio de tipo de libro, deberá consignar que todos los folios se encuentran numerados consecutivamente, que cada una de las hojas tiene el logotipo de la Municipalidad, nombre del libro y área o comisión de referencia, junto con el número de tomo del libro.
Artículo 8º—Requisitos de los libros que se autorizan. Para este trámite, será necesario considerar lo siguiente:
a) Los libros deben encontrarse con su totalidad de folios y en buen estado, no pudiéndose haber iniciado ninguno de ellos, excepto cuando se trate de cambio de tipo de libro, siempre y cuando la información que contiene corresponda plenamente al tipo de libro para el que se solicita el cambio.
b) Los folios deberán estar numerados de forma consecutiva. Tratándose de libros compuestos por hojas sueltas, deberán igualmente estar numeradas y contener estampado el logotipo de la Municipalidad, nombre del libro y área o comisión de referencia, junto con el número de tomo del libro.
c) Ante el evento de que el trámite consista en una renovación o cambio de tipo de libro, deberá aportarse el libro anterior, para su cierre o verificar su razón de cierre. Si el libro anterior ha sido cerrado, no debe presentar anotaciones después del sello de cierre, ya que cualquier anotación subsecuente después de dicho sello carece de validez.
d) Cantidad de folios. La cantidad de folios que componen el libro, será la que contengan los libros cuando éstos sean pre elaborados, y 250 folios cuando correspondan hojas sueltas.
Artículo 9º—Rechazo de la gestión de apertura. El incumplimiento de uno o más requisitos detallados en el artículo 5° del presente Reglamento, podrá dar lugar, previa valoración de cada caso por parte de la Auditoría Interna, al rechazo de plano de la gestión.
Artículo 10.—Apertura del libro. El primer folio utilizable del libro o de los folios a autorizar se debe dejar en blanco, para que la Auditoría, indique la razón de apertura del libro respectivo. Para tal efecto, la Auditoría Interna deberá contar con un sello de apertura, así como uno de cierre. No se hará la apertura de un libro, si antes no se ha llevado a cabo la razón de cierre del tomo anterior, a menos que exista una justificación escrita y que, posterior a su valoración, la auditoría considere procedente realizar la autorización en esos términos.
Para la autorización de libros u hojas sueltas, se deberá estampar en el primer folio del libro el siguiente sello de apertura y se anotará la información correspondiente:
| ASIENTO No. ______________ LA AUDITORÍA INTERNA DE LA MUNICIPALIDAD DE OROTINA, EN CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 22, INCISO E), DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO, HACE CONSTAR QUE AQUÍ INICIA EL LIBRO DE _____________, TOMO Nº ________, QUE SE LLEVARÁ EN _________________________________________, EL CUAL CONSTA DE _______________ FOLIOS EN PERFECTO ESTADO DE CONSERVACIÓN Y LIMPIEZA, DEBIDAMENTE NUMERADOS Y CON EL SELLO DE ESTE DESPACHO. OROTINA, _______ DE ________________ DE _____________. (NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA AUDITORÍA INTERNA) |
Artículo 11.—Uso del sello de autorización de libro. La Auditoría Interna deberá plasmar en la parte superior de cada folio el sello correspondiente a la autorización del libro; esto con el fin de asegurar razonablemente que no se utilizarán hojas distintas, que puedan alterar la información.
Sección Segunda
Razón de cierre
Artículo 12.—Cierre del libro. La Unidad encargada del libro, una vez finalizado su uso, deberá hacer llegar el libro a la Auditoria Interna, solicitando en forma escrita el cierre respectivo.
Para el cierre de un libro, la Auditoría Interna verificará el cumplimiento de lo siguiente:
a) Nota de solicitud de cierre.
b) Entrega del libro respectivo con la totalidad de sus folios.
c) Que las hojas inutilizadas o anuladas se ubiquen en el orden correspondiente.
d) Que esté subsanado cualquier defecto respecto del orden y presentación del libro, incluyendo la consistencia de su contenido respecto de fechas, firmas y uso de los folios.
e) Espacio para insertar la razón de cierre.
Para el cierre de libros en hojas sueltas, deberán estar empastados, salvo justificación debidamente acreditada, en las que se hará con posterioridad, bajo responsabilidad del funcionario respectivo.
Para la razón de cierre la Auditoria Interna, contará con un sello, el cual contendrá la siguiente información.
| SIENTO No. _____________________ LA AUDITORÍA INTERNA DE LA MUNICIPALIDAD DE OROTINA, HACE CONSTAR QUE AQUÍ TERMINA EL LIBRO DE _______________________, TOMO Nº_____________, QUE SE LLEVÓ EN _____________________________, EL CUAL INICIA EN EL FOLIO _______________ Y TERMINA EN EL FOLIO ____________, TODOS EN PERFECTO ESTADO DE CONSERVACIÓN Y LIMPIEZA, Y CON EL SELLO DE ESTE DESPACHO. OROTINA, _______ DE ____________ DE _____________. (NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA AUDITORÍA INTERNA) |
La ubicación del sello del cierre se hará inmediatamente después del último folio utilizado, no necesariamente debe de estamparse en el último folio autorizado, por cuanto la oficina solicitante puede decidir terminar el libro varios folios antes de finalizarlo, tomando en cuenta que las nuevas anotaciones no sufran un corte abrupto y más bien comiencen en un nuevo libro que se autorice, asimismo, se debe proceder a anular los folios que no se hayan...
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