Resolución
| Fecha de publicación | 12 Febrero 2021 |
| Número de registro | IN2021525458 |
| Emisor | Y ALCANTARILLADOS |
Nº 2021-50
ASUNTO: Modificación al Reglamento de Caja Chica
Sesión N° 2021-08 Ordinaria.—Fecha de Realización 02/Feb/2021.—Artículo 5.1-Solicitud de modificación al Reglamento de Caja Chica y al Reglamento de Activos. (Ref. GG-DF-2020-01293) Memorando GG-2020-3576.—Referencia N°.— Atención Dirección Financiera , Dirección Proveeduría , Junta Directiva del AyA.
JUNTA DIRECTIVA
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS
Y ALCANTARILLADOS
Considerando
I.—Que el artículo 5 del Reglamento para la Contratación de Bienes, Servicios y Construcción de Obras fue modificado para permitir compras con fondos de caja chica por montos correspondientes a un 5% del límite superior para las contrataciones de escasa cuantía que no incluya obra pública.
II.—Que el cambio en el monto máximo para compras por caja chica requirió modificar el artículo 20 del Reglamento para la Contratación de Bienes, Servicios y Construcción de Obras, eliminando la restricción de compra de activos. Por tanto;
Primero: De conformidad con las potestades reglamentarias que le son expresamente reconocidas por el artículo11, inciso i) de la Ley Constitutiva del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, N.° 2726, esta junta directiva acuerda:
Modificar los siguientes artículos del Reglamento de Caja Chica:
1º—Modificar el artículo 2, “Glosario”, para que en el futuro se lea el término “Adelanto de Caja Chica” de la siguiente forma:
Artículo 2º—Glosario
Adelanto de Caja Chica: Suma de dinero girada a favor de un funcionario para realizar compra de bienes y servicios, utilizando para ello el formulario que establezca la Dirección de Finanzas, el cual deberá contener: fecha, nombre del solicitante, número de cédula, número de empleado, dependencia donde labora, monto del adelanto (en números y letras), gastos a realizar, fecha de liquidación, firma del solicitante, firma de la jefatura del solicitante, firma de aprobación del jefe de la dependencia donde opera la caja chica y firma de recibido del adelanto.
2º—Derogar el artículo 14, “Prohibición compra de activos”.
3º—Modificar el artículo15, “Pago a nombre de proveedor”, para que en el futuro se lea de la siguiente forma:
Artículo 15.—Pago a nombre de proveedor
El pago de compras de bienes y servicios por montos mayores a cien mil colones solo podrá girarse a nombre de la empresa o proveedor, e indicarse este requerimiento en el formulario denominado “Liquidación de Gastos de Caja Chica”, con excepción de los casos de adelantos de caja chica superiores a cien mil colones, autorizados en el artículo 24 de este Reglamento.
4º—Derogar el artículo 20, “Retenciones impuesto sobre la renta”.
5º—Modificar el artículo 21, “Responsabilidad sobre las retenciones aplicadas”, para que el futuro se lea de la siguiente forma:
Artículo 21.—Responsabilidad sobre las retenciones aplicadas
Es responsabilidad del superior de la dependencia donde funcione un fondo de Caja Chica, controlar que el administrador del fondo realice las retenciones del impuesto sobre la renta que correspondan, y remita el respectivo informe con el detalle de los registros contables, al encargado de renta en la Dirección de Finanzas.
6º—Modificar el artículo 24, “Adelantos en general”, para que en el futuro se lea de la siguiente forma:
Artículo 24.—Adelantos en general
Cuando se soliciten adelantos para gastos de viaje y cajas chicas (para compra de bienes y/o servicios), el funcionario deberá solicitarlo utilizando el formulario autorizado por la Dirección de Finanzas denominado “Adelanto de Gastos de Viaje” o “Adelanto de Caja Chica”. El Adelanto de Caja Chica se autoriza para compras menores o iguales a cien mil colones. Se podrán autorizar adelantos de caja chica por montos superiores a cien mil colones, cuando existan razones justificadas, fuera del control de AyA, debidamente autorizadas por el área financiera a cargo del fondo de caja chica.
7º—Modificar el artículo 30, “Plazo para liquidación de adelanto de caja chica”, para que en el futuro se lea de la siguiente forma:
Artículo 30.—Plazo para liquidación de compras tramitadas con fondos de caja chica
El proceso de liquidación de una compra realizada con fondos de caja chica se debe realizar dentro del plazo indicado a continuación:
a. El funcionario que realizó la compra dispondrá de cuatro (4) días hábiles máximo a partir de la fecha en que tramitó la compra para presentar el formulario de “Liquidación de Gastos Caja Chica” y la documentación soporte requerida
b. El área financiera deberá recibir cada liquidación presentada y en caso de estar incompleta, en el plazo máximo de tres (3) días hábiles, apercibirá al funcionario el cumplimiento de todos los requisitos omitidos, para lo cual dará un plazo único de tres (3) días hábiles, vencido el cual se tendrá por no presentada la liquidación con las sanciones que dicho incumplimiento amerite. El área financiera deberá realizar el apercibimiento antes indicado al correo electrónico del funcionario, y en caso de que este no posea, enviará correo electrónico a la jefatura que autoriza la liquidación para que notifique personalmente al funcionario sobre el apercibimiento indicado. La jefatura deberá confirmar al área financiera la entrega del apercibimiento mediante el envío de una copia del correo firmada como recibido por parte del funcionario.
c. Este proceso quedará concluido con el acto final de liquidación del funcionario ante el administrador del fondo fijo.
d. El adelanto de caja chica será liquidado por el interesado o en su defecto por quién este autorice por escrito, aportando copia de la cédula del suscriptor del adelanto y de la cédula del autorizado.
e. En ningún caso podrá hacerse un nuevo adelanto por el mismo concepto (gastos de caja chica) al mismo servidor, si estuviese pendiente la liquidación de un adelanto anterior.
8º—Agregar al artículo 44, “Requisitos documentos soporte de gasto”, agregar un inciso b.6 que indique lo siguiente:
b.6 En caso de que se compre un activo con fondos de caja chica, se debe adjuntar al formulario de liquidación de gastos, el “Vale de activo” correspondiente, debidamente firmado por el custodio del mismo y su jef...
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