Resolución Nº R-CO-10-2007
| Fecha de publicación | 28 Abril 2021 |
| Número de registro | IN2021544981 |
| Emisor | INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS |
El Consejo Directivo del Instituto Nacional de Estadística y Censos, en uso de la facultad contenida en el inciso k) del artículo 42 de la Ley Nº 9694, Ley del Sistema de Estadística Nacional del 4 de junio de 2019, de lo establecido en el artículo 13 de la Ley Nº 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, del 18 de setiembre del 2001 y en la Resolución Nº R-CO-10-2007 de la Contraloría General de la República, de fecha 19 de marzo del 2007, publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 64 del 30 de marzo del 2007.
Considerando:
I.—Que uno de los objetivos del Sistema Control Interno es proteger y conservar el patrimonio institucional, siendo responsabilidad legal de la Administración, en especial del Jerarca en cooperación con los titulares subordinados, implementar y ejecutar medidas efectivas para administrar adecuadamente el nivel de riesgo existente al recaudar, custodiar y administrar fondos y valores públicos, con acciones que garanticen su cumplimiento, previniendo así el desvío de objetivos y metas propuestas.
II.—Que un mecanismo idóneo para proteger el patrimonio estatal lo es la rendición de garantías por parte de quienes tienen responsabilidad de recaudar, administrar y custodiar esos fondos y valores públicos.
III.—Que el artículo 13 de la Ley Nº 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, exige a todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos el rendir garantía con cargo a su propio peculio a favor de la Hacienda Pública o la entidad respectiva, siendo que por medio de Reglamento se deben determinar los montos y las clases de las garantías, así como establecer los procedimientos aplicables.
IV.—Que mediante la Resolución N° R-CO10-2007 de fecha 19 de marzo del 2007, la Contraloría General de la República emitió una serie de directrices para orientar a la Administración en el proceso de reglamentación interna en lo referente a ese tipo de garantías.
V.—Que mediante Acuerdo 7 de la Sesión Ordinaria 422-2007, celebrada el día 8 de mayo del 2007, y publicado en La Gaceta Nº 105 del 1º de junio del 2007, se aprobó el “Reglamento para la Rendición de Garantías de conformidad con el Artículo 13 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos”, con el objeto de establecer los tipos de garantías que debe rendir los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos, bienes y valores públicos del Instituto Nacional de Estadística y Censos; y
VI.—Que resulta necesario ajustar la normativa interna para incorporar otros cargos sujetos a la obligación de rendir garantías, tomando en consideración el tiempo transcurrido desde la promulgación del reglamento indicado en el considerando anterior. Por tanto;
ACUERDA:
El siguiente:
REGLAMENTO PARA LA RENDICIÓN DE GARANTÍAS DEL INSTITUTO
NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y CENSOS DE CONFORMIDAD
CON EL ARTÍCULO 13 DE LA LEY DE LA ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA DE LA REPÚBLICA
Y PRESUPUESTOS PÚBLICOS
Artículo 1º—Definiciones. Para efectos de este reglamento, se establecen las siguientes definiciones:
a. Administrador de fondos públicos: son todas aquellas personas funcionarias que determinen los objetivos y las políticas del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, a quienes se les ha encomendado mediante el ejercicio de las funciones la tarea del uso y cuidado de esos fondos, ya sea mediante formularios o comprobantes electrónicos, o físicos previamente establecidos por el Instituto.
b. Custodia: se define como custodia la labor administrativa que ejerce el sector público de cuido, guarda o tendencia sobre aquellos fondos, recursos, valores, bienes y derechos de propiedad del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos o a cargo de éste.
c. Recaudación de fondos públicos: persona encargada de custodiar, administrar fondos y valores públicos, deberá rendir garantía con cargo a su propio peculio, a favor de la Hacienda Pública o la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones de las personas funcionarias.
Artículo 2º—Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto establecer los tipos de garantías que debe rendir las miembros del Consejo Directivo y personas funcionarias encargadas de recaudar, custodiar o administrar fondos, bienes y valores públicos del Instituto Nacional de Estadística y Censos, en adelante INEC.
Artículo 3º—Garantía. La garantía que debe rendir la persona funcionaria y miembros del Consejo Directivo obligados para ello, será por medio de una póliza de fidelidad suscrita ante la entidad aseguradora, misma que será con cargo a su propio peculio. Esta póliza deberá ser otorgada a favor del INEC en un plazo no mayor a ocho días hábiles, contados desde el momento que la entidad encargada de la administración de personal se le indica que debe cancelar la póliza de fidelidad. En el caso de las personas funcionarias de nuevo ingreso, la obligación de suscribir esta garantía rige desde la fecha de designación en el cargo. La señalada póliza de fidelidad debe tener una vigencia no inferior a un año y prorrogada hasta por el tiempo total en que la persona funcionaria o miembros del Consejo Directivo se desempeñe en el cargo que los obliga a rendir la señalada garantía.
Después de suscrita la póliza correspondiente, así como cada vez que sea renovada, la persona funcionaria y miembros del Consejo Directivo deben hacer llegar los documentos por correo electrónico ante la entidad encargada de la administración de personal, quien resguardará la información.
En caso que la persona funcionaria no presente la documentación que acredita la suscripción de la póliza de fidelidad, la entidad encargada de la administración de personal le prevendrá por una única vez, la presentación de la misma en el plazo de tres días hábiles, en cuyo caso de no presentarla se asume su incumplimiento lo cual acredita la aplicación de la sanción referida en el artículo 7 del presente reglamento.
Artículo 4º—Monto de Garantía. Valorando la estimación económica de los fondos, bienes y valores públicos que recaudan, custodian o administran las personas funcionarias del INEC y miembros del Consejo Directivo obligadas a rendir la póliza de fidelidad referida en el artículo anterior, y considerando el eventual riesgo según criterios de razonabilidad y proporcionalidad, entendidos en el sentido de que en cuanto mayor sea el nivel de responsabilidad y autoridad, mayor debe ser el monto de la garantía a otorgar a favor del INEC, se establecen los siguientes estratos de cauciones:
Estrato I: un monto mínimo de 1 000 000 00 (1 millón de colones exactos)
Estrato II: un monto mínimo de 750 000 00 (setecientos cincuenta mil colones exactos)
Estrato III: un monto mínimo de 500 000 00 (quinientos mil colones exactos)
Artículo 5º—Personas obligadas a rendir la garantía. Las personas funcionarias y miembros del Consejo Directivo que deben rendir la señalada garantía, según los estratos definidos en el artículo anterior, por medio de la póliza de fidelidad de previo a ejercer la posición, son los que ocupen, de forma interina o en propiedad, los siguientes cargos:
a) Miembros del Consejo Directivo, gerente y subgerente; quienes deben suscribir la referida póliza de fidelidad conforme al monto señalado en el Estrato I definido en el artículo 4 que antecede.
b) Coordinaciones de áreas sustantivas responsables de Programas Presupuestarios, Coordinación del Área de Administración y Finanzas, Coordinación de la Unidad de Finanzas, Coordinación de la Unidad de Proveeduría, Coordinación de la Dependencia encargada de la administración de personal, Coordinación de la Unidad Técnica de Sistemas de Información, Auditora Interna o Auditor Interno; quienes deben suscribir la señalada póliza de fidelidad conforme al monto señalado en el Estrato II definido en el artículo 4 de este Reglamento; y
c) Personas Encargadas del Proceso de Servicios y Mantenimiento, del Proceso de Transportes, personas funcionarias de la Unidad de Finanzas, excepto el puesto de secretaría, del proceso de la Bodega Institucional, y del proceso de control de los activos institucionales, de asumir mediante recargo de funciones los puestos de jefatura, personas encargadas de confección y revisión de planillas en la unidad encargada de la administración de personal, mensajero responsable trasladar valores institucionales, personas encargadas del manejo de las cajas chicas institucionales, quienes deben suscribir la referida póliza de fidelidad conforme al monto señalado en el Estrato III establecido en el artículo 4 que antecede.
Las personas que ocupen cargos o puestos descritos en el literal anterior, deberán rendir la caución siempre y cuando su nombramiento sea igual o mayor a tres meses. Excepto las personas que desempeñan recargo de funciones o suplencias quienes deberán mantenerse con la póliza activa siempre.
Adicionalmente, se considera como responsabilidad de las personas funcionarias con puestos de Jefatura definir, de forma motivada ante la entidad encargada de la administración de personal, cuáles personas funcionarias a su cargo, en razón, de la función que desempeñen, deben rendir esta garantía.
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