Resolución
| Fecha de publicación | 07 Mayo 2021 |
| Número de registro | IN2021547852 |
| Emisor | PARA LA EDUCACIÓN |
El Consejo Directivo de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE) en sesión extraordinaria 12-2021 del 26 de abril de 2021, aprobó el Reglamento Interno de Contratación Administrativa.
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO I
Generalidades
Artículo 1°—Objetivos. El presente reglamento tiene por objetivos lo siguiente:
a) Regular el proceso de contratación administrativa de bienes, servicios y obras de la Comisión Nacional de Préstamos para Educación (CONAPE), mediante el establecimiento de normas operativas, en lo no previsto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
b) La asignación de responsabilidades a las diferentes instancias que intervienen en los procedimientos de contratación administrativa.
Artículo 2°—Alcance. Este reglamento tendrá como alcance todas las contrataciones realizadas por CONAPE, excluyendo del mismo las compras a realizar mediante la Caja Chica que se regirán por su propia reglamentación.
Lo establecido en el presente reglamento, es de acatamiento obligatorio en el proceso de gestión de contratación administrativa que conduce la Sección Administrativa, y las unidades y funcionarios involucrados directa o indirectamente en esta materia, con apego a las normas y principios del ordenamiento jurídico.
Artículo 3°—Definiciones. Para efectos del presente Reglamento, se definen los siguientes términos:
Actos administrativos: Se refiere a los actos emitidos por la administración en materia de contratación administrativa, lo que incluye aclaraciones y modificaciones cartelarias, adjudicaciones, readjudicaciones, declaratoria de desierto, infructuoso, insubsistencia, revocatoria, rescisión de contrato, imposición de sanciones administrativas y patrimoniales, así como cualquier otro relacionado que pudiere derivarse del resultado del procedimiento de contratación de que se trate.
Administrador del Contrato: Funcionario(s) expresamente designado(s) por la Unidad Solicitante, para fungir como contraparte usuaria y/o técnica en las contrataciones que realiza CONAPE, quien(es) asumirá(n) la responsabilidad de velar por la correcta ejecución del contrato, incluidas las etapas antes, durante y después de la adjudicación. Tiene la función de coordinar, supervisar, aprobar o improbar acciones para la ejecución del contrato, así como emitir aprobación de pagos asociados a la contratación, así como ejecución de garantías o bien las derivadas de la suspensión del contrato, rescisión o resolución. Cuando esta función sea desempeñada por varios funcionarios, se deberá establecer la responsabilidad particular de cada uno y de no hacerse, se entenderá para todos los casos que la responsabilidad es compartida solidariamente.
Analista de Contratación Administrativa: Funcionario(a) experto con dependencia de la Sección Administrativa y responsable de atender, conducir y asesorar en los procesos de contratación administrativa, en sus diferentes etapas, en cumplimiento con lo establecido en el presente reglamento y la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Cartel: Documento o pliego de condiciones elaborado por el Analista en Contratación Administrativa en apego a las condiciones plasmadas por la Unidad Solicitante en la solicitud de contratación en el sistema integrado de compras públicas y otros documentos que la complementen. El cartel define claramente los requisitos generales, legales y técnicos del objeto, servicio u obra a contratar, incorpora requisitos de admisibilidad y de evaluación y cuya finalidad busca el interés público, el cual será autorizado por los funcionarios competentes según este reglamento y deberá contar con la validación del Administrador del Contrato. Contratación Directa por Excepción: Procedimiento de contratación mediante el cual la Sección Administrativa está facultada para contratar en forma directa con un determinado oferente la adquisición de bienes, servicios u obras, sin necesidad de recurrir a los procedimientos ordinarios de contratación, pudiendo llevarse a cabo en forma concursada o bien, con un único proveedor, para lo cual deberá existir el fundamento técnico y jurídico que así lo posibilite, emitido por parte de la Unidad Solicitante, conforme al ordenamiento jurídico aplicable.
Contratista: Persona física o jurídica que ejecuta el contrato formalizado para la entrega y suministro de un bien, servicio u obra para la Administración.
Decisión Inicial: Consiste en el conjunto de requisitos a completar para elaborar la Solicitud de Contratación en el Sistema Integrado de Compras Públicas, según dicta el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Define aspectos mínimos tales como los requisitos y especificaciones técnicas del bien, servicio u obra, costo del objeto requerido, garantías de participación y/o cumplimiento cuando se requieran, sistema de evaluación de ofertas, requisitos para que los oferentes participen, vinculación con el Plan Estratégico Institucional y otros planes institucionales. Corresponde a la Unidad Solicitante el levantamiento de éstos requisitos y su respaldo para justificar la necesidad de la contratación administrativa relacionada.
Expediente de Contratación Administrativa: Legajo físico y/o archivo electrónico debidamente foliado (según alcance por tipo de archivo) que deberá contener todas las actuaciones, internas y externas en el orden cronológico correspondiente a su presentación y relativas a un trámite de contratación administrativa específico. Se custodiará en el Sistema Integrado de Compras Públicas, según regulaciones vigentes.
Expediente de Ejecución Contractual: Legajo físico y/o archivo electrónico debidamente foliado (según alcance por tipo de archivo) que deberá contener todas las actuaciones, internas y externas en el orden cronológico correspondiente a la etapa de ejecución de una contratación administrativa. El expediente estará en custodia del Administrador del Contrato y deberá cumplir con las normas institucionales establecidas por el Archivo Central de CONAPE. Fragmentación ilícita: Es aquella situación en que un mismo objeto se adquiere a través de varios procedimientos de compra, con el propósito de evadir uno más rigoroso, contándose con los recursos presupuestarios aprobados y disponibles.
LCA: Ley de Contratación Administrativa.
Oferente: Persona física o jurídica que, por la actividad profesional, técnica o comercial que desempeña, es invitado a cotizar o participa por su voluntad en un procedimiento de contratación administrativa. Puede someter su oferta (física y/o electrónica), ya sea en forma directa, a través de apoderado o por medio de un representante de casas extranjeras, pudiendo ser su participación en forma individual, conjunta o en consorcio, de acuerdo con lo establecido en la LCA y RLCA.
Procedimiento de contratación administrativa: Se refiere a los diferentes tipos de procedimientos concursales para la adquisición de bienes, servicios u obras, como la Contratación Directa, Subasta, Remates, Licitación Abreviada y Licitación Pública, los cuales se establecen y rigen según lo dispuesto en LCA y RLCA.
Programa de adquisiciones: Detalle de las compras programadas por la Institución para el logro de sus objetivos a ejecutar en un período determinado mediante los diferentes procedimientos de contratación administrativa. Este programa deberá ajustarse a lo establecido en LCA y RLCA y será publicado en el sistema integrado de compras públicas.
Proveedor: Persona física o jurídica comercial con capacidad para suministrar bienes, servicios u obras a la Institución. Asimismo, es el nombre usual para el titular en jefe del puesto que conduce el proceso de gestión de contratación administrativa institucional.
RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Remate: Procedimiento ordinario de carácter concursal, al que puede recurrir alternativamente la Administración para vender o arrendar bienes muebles o inmuebles, cuando así resulte más conveniente a sus intereses.
Resolución de Acto Final en Contratación Administrativa: Es el acto final que se dicta a través del sistema integrado de compras públicas, que contiene el resultado final de la decisión administrativa respecto al proceso de contratación administrativa ejecutado. Contiene el detalle del acto como, por ejemplo: adjudicatario, montos y condiciones de adjudicación, o puede contener justificación para procesos infructuosos o desiertos. Es autorizado por los funcionarios competentes según el tipo de procedimiento ejecutado y descritos en este reglamento.
Sección Administrativa: Dependencia de CONAPE que funge como órgano técnico institucional competente en la conducción y asesoría de los procedimientos de contratación administrativa, ejerce las funciones de la Proveeduría Institucional.
Solicitud de Contratación: Documento imprescindible para dar inicio al procedimiento de contratación administrativa, ejecutado a través del formulario electrónico en el sistema integrado de compras pública, que debe ser emitida y autorizada por la jefatura de la Unidad Solicitante, donde se define como mínimo al Administrador del Contrato, los requisitos, especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar, subpartida presupuestaria y presupuesto asignado, así como los requisitos contenidos en la Decisión inicial según normativa vigente. No aplicable para trámites de compra autorizados que no requieran registro en SICOP. Unidad solicitante: Unidad institucional encargada de fungir como parte interesada antes, durante y después del procedimiento de contratación administrativa, para atender una necesidad institucional bajo su responsabilidad que requiere adquisición o venta de bienes, servicios u obras.
Artículo 4°—Unidad encargada de los procedimientos de contratación administrativa y almacenamiento de bienes. Se establece a la Sección Administrativa como la unidad institucional con la competencia para tramitar los procedimientos de contratación administrativa requeridos por la institución. S...
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