Resolución
| Fecha de publicación | 31 Mayo 2021 |
| Número de registro | IN2021553756 |
| Emisor | INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS |
JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES
DEL MAGISTERIO NACIONAL
REGLAMENTO GENERAL PARA EL RECONOCIMIENTO
Y LIQUIDACIÓN DE LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN
De conformidad con lo dispuesto por la Junta Directiva en la sesión ordinaria N° 0056-2021 de fecha 19 de mayo del 2021, se aprueban las siguientes modificaciones a los apartados y artículos del Reglamento de general para el reconocimiento y liquidación de los gastos de representación, para que se lean de la siguiente manera:
1. Propósito (Capítulo I artículo 1). Establecer las regulaciones para el reconocimiento y liquidación de gastos de representación en JUPEMA.
2. Alcance. Aplica a Miembros de Junta Directiva y a trabajadores de la Institución que participen en actividades en representación de JUPEMA y que por sus funciones deban participar como invitado o anfitrión en algún evento nacional o internacional.
3. Definiciones (Artículo 2).
Actividad o evento oficial: Acto determinado en el que participa un trabajador autorizado de nivel jerárquico superior, o un Director en el cumplimiento de sus funciones desempeña el rol de anfitrión o invitado.
Trabajadores autorizados: Se tiene como trabajadores autorizados para la ejecución de la partida de gastos de representación dentro y fuera del país, a los miembros de la Junta Directiva, y Director Ejecutivo. También a los trabajadores que en calidad de Jefe de delegación, asistan a eventos de capacitación o representación en el exterior.
Gastos de representación: Suma que se gira a los Directores o trabajadores autorizados, de nivel jerárquico superior, para que, en el ejercicio de sus cargos, brinden atención de carácter oficial a personas representantes e integrantes de entidades diferentes a JUPEMA. Dicha suma está sujeta a liquidación, contra la presentación de las facturas correspondientes.
Gastos de representación ocasionales en el exterior: Son aquellas erogaciones en que incurren los Directores o trabajadores autorizados en el ejercicio de su cargo, cuando participan en programas de capacitación o actividades de representación de JUPEMA, y se brinde atención de carácter oficial, a personas representantes e integrantes de entidades diferentes a JUPEMA. Dicha suma está sujeta a liquidación contra la presentación de las facturas correspondientes.
Jefe de la delegación: Se entiende como jefe de la delegación, al trabajador o Director bajo cuya dirección actúan los demás miembros del grupo, en el caso de los viajes al exterior.
Liquidación: Acto en el cual, el trabajador autorizado, o Director presenta ante el Departamento Financiero Contable, la entrega total de la suma adelantada, conformada por facturas y dinero en efectivo.
Reintegro de dinero: Acto en el cual, el trabajador autorizado, o Director solicita al Departamento Financiero Contable, se reintegre una suma específica de dinero, derivada de un gasto de representación.
4. Cuerpo del Reglamento:
CAPÍTULO II
De los gastos de representación dentro del país
Artículo 3º—Disponibilidad presupuestaria. Los Directores o trabajadores autorizados para la ejecución de gastos de representación, tienen como límite, el monto presupuestado en forma individual en el ejercicio económico vigente.
Artículo 4º—Procedimiento para la solicitud de adelanto o reintegro de gastos de representación. Los trabajadores autorizados, o Directores pueden utilizar las siguientes modalidades para el trámite de solicitud de gastos de representación.
Adelanto sujeto a liquidación: El trabajador autorizado o Director solicita, el adelanto por concepto de gastos de representación al Departamento Financiero Contable, mediante sistema de presupuesto el formulario de solicitud de emisión de cheque o transferencia.
Corresponde al Departamento Financiero Contable, la entrega del cheque o transferencia para cubrir los gastos de representación; en ese mismo acto, el trabajador autorizado o Director debe firmar el documento denominado “Compromiso de Liquidación de Gastos de Representación”.
Reintegro de gastos de representación: El trabajador autorizado o Director solicita al Departamento Financiero Contable o al Departamento Administrativo, el reintegro de las sumas canceladas de su propio peculio; mediante el formulario de solicitud de emisión de cheque o transferencia, o comprobante de pago de caja chica, acompañado de las facturas; las cuales deben cumplir con los requisitos establecidos en el Capítulo IV de este Reglamento, así como con el P16-RP-003 Reglamento Operación de Caja Chica.
CAPÍTULO III
De los gastos de representación en el exterior
Artículo 5º—El monto máximo a otorgar a los Directores o trabajadores para cubrir los gastos de representación ocasionales en el exterior, está en función del tiempo de permanencia fuera del país, de acuerdo con:
a. Para viajes con una duración menor o igual a 30 días naturales, se asigna al jefe de la delegación la suma de $500.00.
b. Para viajes con más de 30 días naturales, se asigna al jefe de la delegación la suma de $1.000.00.
Si no se designa un jefe de delegación y los trabajadores o directores son de igual jerarquía, el monto correspondiente a Gastos de Representación se distribuye proporcionalmente.
Artículo 6º—Corresponde al Departamento Financiero Contable, entregar las sumas de dinero por concepto de gastos de representación, a los trabajadores autorizados y Directores previa firma del P15-FO-026 Contrato unilateral de compromiso de aprovechamiento de Capacitación, según lo dispuesto en el artículo N° 20 del P15-RP-002 Reglamento de Capacitación en el Exterior y la Boleta de Compromiso de Liquidación de Gastos de Representación.
CAPÍTULO IV
De la liquidación de los gastos de representación
dentro y fuera del país
Artículo 7º—Dentro de los primeros siete días hábiles siguientes a la conclusión del viaje o posteriores a la fecha de finalización del evento, el trabajador autorizado o Director debe presentar la liquidación de gastos de representación. Para tal efecto, debe presentar las facturas acompañado como mínimo de la siguiente información:
a. Cargo y nombre de los funcionarios o personas atendidas e instituciones a la que pertenecen, cuando la atención no supere la cantidad de 7 personas. En el caso de actividades masivas, pueden usarse otros medios de comprobación.
b. Se exceptúa el requisito de indicar el nombre de los funcionarios o personas atendidas cuando la atención se brinde a miembros de los supremos poderes donde debe prevalecer un criterio de confidencialidad en la atención.
c. Motivo de la atención.
d. Lugar de la atención.
e. Cantidad de participantes.
f. Nombre y firma del trabajador autorizado o Director.
Artículo 8º—Las facturas que respaldan la liquidación de gastos de representación dentro y fuera del país, deben contener como mínimo la siguiente información.
a. Estar a nombre de JUPEMA. Si la factura o tiquete no se encuentra a nombre de la institución, debe acompañarse de un oficio con la justificación y visto bueno de la Jefatura, Director Ejecutivo o Presidente de Junta Directiva. Se exceptúan de este requisito, los casos en los que, por el diseño de la factura o tiquete, no sea posible consignar el nombre de la Institución.
b. Facturas autorizadas por las autoridades tributarias correspondientes (física o digital).
c. Indicar el tipo de servicio brindado (desayuno, almuerzo, cena o refrigerio), y motivo de la atención.
d. Indicar fecha de realización del gasto.
e. Indicar monto total.
Las facturas a liquidar no pueden exceder los 30 días naturales de emitidas.
Artículo 9º—Incumplimiento de plazos de liquidación. Los adelantos por gastos de representación que no sean liquidados por el trabajador autorizado, o Director dentro del plazo establecido en el artículo N°7 de este reglamento; serán rebajados por planilla o del pago de dieta, para lo cual el Departamento Financiero Contable procede de oficio y con el respaldo único del compromiso de liquidación, a enviar al Departamento Gestión de Talento Humano la solicitud de rebajo correspondiente.
Artículo 14.—Vigencia. Rige a partir de su aprobación por la Junta Directiva. Sesión ordinaria N° 20-2006, celebrada el 16 de febrero del 2006.
En la sesión ordinaria N° 014-2007, se modifica: el artículo 4°, el artículo 7° y el artículo 8°.
En la sesión ordinaria N° 126-2010, se modifica el artículo 7°.
En la Sesión ordinaria N° 053-2013, se modifica: el artículo 2°, el artículo 7°, el artículo 8° y el artículo 9°.
En la sesión ordinaria N° 0056-2021, se modifica: 2. Alcance, 3. Definiciones (artículo 2°), artículo 3° “Disponibilidad presupuestaria”, artículo 4°, artículo 5°, artículo 6°, artículo 7°, artículo 8°, artículo 9° y artículo 14.
Kattia Milena Rojas Leiva, Directora Financiera Administrativa.— 1 vez.—O.C. N° 43167.—Solicitud N° 269753.—( IN2021553756).
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