Reglamento No. IN2021553765
| Fecha de publicación | 31 Mayo 2021 |
| Número de registro | IN2021553765 |
| Emisor | INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS |
REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA DEL INS
Objetivo General: El presente reglamento regula el proceso de Contratación Administrativa del INS. Se exceptúan de su aplicación las Contrataciones Exceptuadas de los Procedimientos Ordinarios de Contratación Administrativa dispuestos en la Ley del INS, las Alianzas que el INS establezca en diferentes aspectos de su giro del negocio y que facultan o mejoren la competitividad, por tener normativas específicas.
Alcance: Esta norma es de aplicación obligatoria para todas las dependencias del Instituto Nacional de Seguros, que requieran promover contratos para la adquisición de bienes o servicios.
Responsable: Será responsabilidad del Departamento de Proveeduría conducir los procesos de contratación que se regulan en el presente reglamento.
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objeto. La compra, venta y arrendamiento de bienes, servicios y obras que realice el INS estará regulada por la Ley N° 7494, Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento, el presente Reglamento y las demás disposiciones que resulten aplicables.
Artículo 2º—Excepciones. Toda compra, venta y arrendamiento de bienes, servicios y obras deberá tramitarse por medio del Departamento de Proveeduría, excepto en los siguientes casos:
a. Productos o bienes que provengan de una alianza estratégica o asociación empresarial.
Será responsabilidad de las Dependencias que desarrollan la alianza, establecer los mecanismos de control necesarios a efecto de cumplir los requerimientos establecidos en la normativa que regula la materia.
Todo el resguardo documental y los estudios de factibilidad que justifican una alianza estratégica o asociación empresarial serán definidos en el reglamento en particular sobre este tema que se encuentra vigente en el INS.
b. La adquisición de bienes y servicios por parte de las Sedes para solventar necesidades que se presenten en circunstancias imprevisibles. En estos casos, previamente deberá obtenerse el Visto Bueno de la Jefatura o Subjefatura del Departamento de Proveeduría.
c. Las Sedes podrán gestionar, bajo su entera responsabilidad, la adquisición de bienes y servicios para solventar necesidades que se presenten en circunstancias imprevisibles que impidan la atención de usuarios o pongan en riesgo al talento humano o los activos o patrimonio institucional; cuando la situación descrita se presente fuera de la jornada ordinaria laboral del Departamento de Proveeduría y deba atenderse sin postergación
d. El Departamento de Comunicaciones podrá gestionar, bajo su entera responsabilidad, la adquisición de bienes y servicios para solventar necesidades que se presenten en circunstancias imprevisibles referentes a publicidad, comunicación institucional o mercadeo, organización de actividades diversas, colaboración para emergencias o cualquier otra actividad y que no puedan ser solventadas mediante los procedimientos ordinarios o exceptuados de contratación administrativa.
e. Las contrataciones de escasa cuantía, por montos inferiores al 5% del tope fijado por la CGR para los contratos directos conforme a lo dispuesto en el artículo 144 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, podrán ser tramitadas por las Dependencias solicitantes, previa aprobación del Departamento de Proveeduría. Dicha aprobación deberá ser otorgada o denegada -según corresponda- en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir del día siguiente al de recibo en el Departamento de Proveeduría. Esta excepción aplica en los casos no incluidos en los incisos anteriores.
En los casos anteriores, excepto en el inciso e), el límite económico será el vigente para tramitar una compra bajo la excepción contemplada en el artículo 144 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Será responsabilidad absoluta de la Dependencia que tramita el concurso citado en los incisos anteriores, establecer los mecanismos de control necesarios a efecto de cumplir los requerimientos establecidos en la normativa que regula la materia, así como con la normativa del SIAC (Sistema Integrado de Actividad Contractual) y del sistema unificado de Compras Públicas (SICOP).
Las Unidades Usuarias deberán gestionar los procesos de compra indicados, mediante el sistema unificado de Compras Públicas (SICOP) y remitir al Departamento de Proveeduría un informe mensual de las contrataciones realizadas en el período.
Asimismo, las Unidades Usuarias, deberán verificar el correcto registro de los procesos realizados en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) y de advertir cualquier inconsistencia en la migración de la información, deberá informar inmediatamente al Departamento de Proveeduría.
Las compras realizadas al amparo de los incisos anteriores, deberán reportarse al Departamento de Proveeduría a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a partir de la notificación de la orden de compra o del inicio del servicio, según corresponda.
Corresponderá a la Unidad Usuaria que tramita la compra cumplir con lo siguiente:
1. Ajustarse a lo establecido por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
2. Incluir en la solicitud de contratación:
2.1. Decisión inicial de contratar suscrita por la Jefatura, en esta deberá atender lo establecido en el artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
2.2. La identificación y constancia de que se cuenta con contenido suficiente en la partida de presupuesto.
2.3. Deberán cumplirse todos los extremos establecidos en el artículo 144 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, tales como plazos, invitación de al menos a tres potenciales oferentes dedicados al giro propio del objeto contractual específico, la evaluación realizada a las cotizaciones y razonabilidad de precio del oferente seleccionado.
2.4. Cuando exista un único oferente, deberá quedar constancia en el expediente electrónico de la circunstancia que determine tal condición y la razonabilidad del precio cotizado.
3. El acto de adjudicación en el expediente electrónico, deberá emitirlo la Jefatura o Subjefatura de la Unidad Usuaria, acto que deberá acreditar la justificación de la selección.
4. Quedará bajo la entera responsabilidad de la Unidad Usuaria que tramitó la contratación, coordinar el inicio de la contratación verificar que se cumpla con la entrega en tiempo y forma de lo contratado y acreditar el recibo a conformidad del bien o servicio.
5. Los pagos por los bienes y servicios recibidos estarán a cargo de las Unidades Usuarias.
Artículo 3º—Regulaciones de Caja Chica. Las compras reguladas por Caja Chica, se rigen por lo establecido en el Manual de Disposiciones Financieras.
Artículo 4º—Responsabilidad de la Unidad Usuaria. Será responsabilidad exclusiva de cada Jefatura de la Unidad Usuaria establecer los mecanismos de control necesarios a efecto de que en cada procedimiento de contratación que solicite, se observen los principios de igualdad de trato y oportunidad y libre competencia para las personas que deseen contratar con la administración, así como el de eficiencia, eficacia, conservación e informalismo que vinculan igualmente a la Administración.
Artículo 5º—Competencia para resolver. El Departamento de Proveeduría, en lo no previsto en el presente Título y en las disposiciones que la Alta Gerencia emita en el futuro, salvo que la competencia o función sea asignada por norma expresa a otra instancia, como órgano especializado en contratación pública que es, tendrá plena competencia para resolver y tramitar los diferentes asuntos conforme a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Artículo 6º—Formalidades. En todo lo que no esté normado en el presente Reglamento, se aplicarán supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y cualquier otra normativa aplicable.
CAPÍTULO II
Competencia, organización, funciones y responsabilidad
del Departamento de Proveeduría
Artículo 7º—Competencia. El Departamento de Proveeduría será el competente para conducir los procedimientos de contratación Administrativa del INS, según lo normado por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, el presente Reglamento y otras normas aplicables. Se exceptúa lo dispuesto en el artículo “Excepciones” del presente Reglamento.
El funcionamiento del Departamento de Proveeduría será conforme lo establecido en el Capítulo XV Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales del Sector Público, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
La Alta Gerencia podrá delegar en otra unidad o Dependencia las funciones pertinentes a los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes, así como el control del inventario permanente de todos sus bienes.
Artículo 8º—Responsables. El Departamento de Proveeduría estará a cargo de un Proveedor y un Subproveedor. El Proveedor es responsable de la organización y buen funcionamiento de esa unidad orgánica.
Artículo 9º—Estructura organizativa. El Departamento de Proveeduría tendrá una estructura organizativa básica que le permita cumplir con lo establecido en el Capítulo XV del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Por lo que dicha estructura y funciones se encuentran establecidas en su Manual de Organización y Funciones.
La Alta Gerencia podrá disponer en adición a las unidades establecidas, otra estructura a fin de satisfacer las necesidades de la Institución.
CAPÍTULO III
Del procedimiento de contratación
Artículo 10.—Requerimiento del procedimiento de contratación. La Unidad Usuaria presentará la solicitud por el medio que el Departamento de Proveeduría comunique.
En esa solicitud la Unidad Usuaria, en coordinación con las respectivas unidades técnica, legal y financiera, según corresponda, acreditará el cumplimiento de los artículos 8 y 9 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
La Unidad Usuaria informará al Departamento de Proveeduría la necesidad de incorporar o no, una cláusula que contemple el requisito para el adjudicatario de suscri...
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