Resolución

REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

DE BIENES MUEBLES

CAPÍTULO I

Disposicionesgenerales

Artículo 1º—Objetivo. El presentereglamentotienecomoobjetivoestablecer las normas y los procedimientos de las operacionespatrimoniales tales comorecepción, registro, inscripción, asignación, traslado, control, préstamo, reparación, reposición, alta y baja de bienesmuebles, del Instituto del Café de Costa Rica, asícomosupreservación, protección y usoracional, la actualización de los inventarios y elrégimen de responsabilidad que se derive de esteproceso para los sujetos que intervienenendichosprocedimientos.

Artículo 2º—Alcance. Las disposiciones de estereglamento son de acatamientoobligatorio para todos los funcionarios del Instituto del Café de Costa Rica, tercerosautorizados a haceruso de los bienes del ICAFE, asícomo para aquellos que se encuentrencomprendidosen los supuestos de esteReglamento.

Artículo 3º—Definiciones. Para facilitar la interpretación y aplicación de estereglamento, se establecen los siguientesconceptos:

Acta Administrativa:documentoen que se dejaconstancia de un acto o serie de actosrelacionados con bienesmuebles del Instituto. Dicha acta serárealizada por los usuarios, jefaturas o Unidad ContableFinancierasegún lo indicadoenestereglamento.

Alta de bienesmuebles: es la operaciónmediante la cual se ingresa al inventario del Instituto un bien mueble, sea por compra, producciónpropia, donación, aparición de bienes dados de baja, reconstrucción de bienes o cualquierotrasituación que produzca un ingreso.

ÁreasOperativas: son todas las dependenciasincluidas dentro del organigrama del ICAFE según sea la Junta Directiva, DirecciónEjecutiva, Auditoría Interna, Gerencias y Unidades que funcionan bajo la autoridad de una Jefatura. Se incluyen bajo esteconcepto las sedesregionales.

Auditoría Interna:dependencia que funcionará bajo la responsabilidad y direccióninmediata del Auditor Interno, encargada de fiscalizar las operaciones del Instituto del Café de Costa Rica.

Baja de bienesmuebles: es la operaciónmediante la cual se excluyen del inventariobienesmuebles del Instituto, sea por destrucción, desecho, donaciónen los casosautorizados por ley, desmantelamiento, remate, hurto, robo, pérdida, extravío y otrasformas de extinciónjurídica de los bienesmueblesautorizados por normativa de rango legal.

Bienesmuebles: son los equipos, mobiliario, maquinaria, herramientas, vehículos y otrosbienes de condicionessimilares, que son objeto de control de inventario, mediante un sistema de rotuladonumerado sea placa de metal, adherible o cualquierotrosistema de identificación, adquiridos por el Instituto a títulooneroso o gratuito, o bien, producidosinternamente por una áreaoperativa, que resultanútiles para la ejecución de las funciones y actividades de la institución o que cumplenfunción social comopatrimonioartísticoestatal. Se excluye de estadefiniciónaquellosbienesregulados por normativapropia, tales como, el material bibliográficoespecífico de la Biblioteca, y los vehículosinstitucionalesencuanto a suuso.

Bienesmueblesendesuso: son aquellosbienesmueblesobsoletos, faltos de repuestos o los descontinuados por sus fabricantes, previa valoración que rindan los técnicoscalificados que designe la administración, asícomo los que envirtud del costo de sureparacióndevenganenbienesendesuso.

Bienesmueblesen mal estado:aquellos que envirtud de suestadofísico no tenganutilidadalguna, previa valoración que rindan los técnicos que designe la administración.

Comisión de informática. Grupo de funcionariosnombrados por la DirecciónEjecutiva, encargados de autorizar la compra de equipo de cómputo y software.

DirecciónEjecutiva.Dependenciadirectamente a cargo del Director Ejecutivo del ICAFE.

Donación de bienesmuebles: es la transmisióngratuita del dominio de un bien mueble por parte de una persona física o jurídica, nacional o internacional, pública o privada, a favor del Instituto, quien la acepta; o la transmisión de la propiedad de bienesmueblesendesuso o mal estado y sin valor comercial que pertenecen al Instituto en favor de una persona jurídicapública o privadas, siempre que existafundamento de rango legal para talefecto.

Formulario para traspaso de bienesmuebles:documentofísico u electrónico de usoobligatorio con numeraciónconsecutiva, medianteelcual las áreasoperativas se traspasan entre sibienesmuebles.

Gerencia de Administración y Finanzas:Área que dependedirectamente de la DirecciónEjecutiva y comprendetodos los servicios de apoyo que requieren las demásUnidades de la Institución, en los siguientescampos: Recursos Humanos, ContrataciónAdministrativa, ServiciosAdministrativos, Financieros, Control Interno y Evaluación de Riesgo.

ICAFE o Instituto: Instituto del Café de Costa Rica.

Inventario general:listaordenada de bienesmuebles que contiene, comomínimo, elnúmero de identificación y elnombre de los bienesasignados a una determinadaunidad, elaborada y actualizada por la Unidad ContableFinanciera, para lo que podrásolicitarelapoyo de las áreasoperativasadministrativas.

Jefatura: titular a cargo de un áreaoperativa.

Junta Directiva. Es la Junta Directiva del Instituto del Café de Costa Rica.

Traslado de bienesmuebles: es elenvío puro y simple o por reasignación de bienes, que implicacambiar provisional o definitivamente de lugar y custodia los bienes de las áreasoperativasadministrativas, sin que se modifiquecuantitativamente o cualitativamenteelpatrimonioinstitucional. Los bienestrasladadosmantendránelmismonúmero de identificación.

Unidad de AsuntosJurídicos. Unidad operativaencargada del asesoramiento legal y ejecución de trámiteslegalesen las distintasactividadesdesarrolladas por el Instituto del Café de Costa Rica.

Unidad de ContrataciónAdministrativa.Unidadoperativa del ICAFE adscrito a la Gerencia de Administración y Finanzas, responsable de realizarelproceso de contrataciónadministrativa y el control del inventario de suministros.

Unidad de Informática: Unidad operativa del ICAFE, adscrita a la DirecciónEjecutivaresponsable del manejo, control e implementación de la tecnología de informaciónincluye software y hardware institucional.

Unidad ContableFinanciera. Unidad Operativa que se encuentraadscrita a la Gerencia de Administración y Finanzas, encargada de registrar, controlar, custodiar y proporcionarinformaciónfinancierarazonable de la institución. Es la encargada de ejecutarelprocesocontable; ejecución y control presupuestario, además de velar por la gestión de cobro, pagoadministrativo y por elcorrectouso de los fondos.

Usuario(a):funcionario(a) del Instituto que recibe de sujefatura un bien mueble para la ejecución de tareasespecíficas.

Usuarioexterno: Persona u organizacióndebidamenteautorizada por medio de un convenio u contratosuscrito por el Director Ejecutivo al que se le asignaencalidad de préstamobienesmuebles que pertenecen al ICAFE.

CAPÍTULO II

Deberes de los funcionariosenrelación

con los bienesmuebles

Artículo 4º—Obligaciones de las jefaturas.Serán las encargadas de administrar y vigilarelusoracional de los bienesmueblespropiedad del Instituto asignados a suáreaoperativa, para lo cualestánobligadas a cumplir con lo siguiente:

a)Velar por elbuenestadofísico y custodia de los bienes que tenga para uso de suáreaoperativa.

b)Hacerentrega a los funcionarios a su cargo, medianteinventariofísico, de los bienesmuebles que a cada uno se le confía para suuso, servicio o custodia o que se les suministre para eldesarrollo normal de sutrabajo.

c)Realizartomafísica de activos, al momento que un funcionario a su cargo inicie o concluyasurelaciónlaboral con el Instituto y remitirelresultado de esteinventario a la Unidad ContableFinanciera.

d)Velar porque las solicitudes de mobiliario, maquinaria, equipo y otros, respondanadecuadamente a las necesidades del personal asignado para eldesempeño de sus funciones.

e)Gestionar ante la Unidad de ContrataciónAdministrativa del Instituto los servicios para la conservación y elmantenimientoadecuado de los bienes que administra. En los casosen que elmantenimientopueda ser brindado por otraáreaoperativa del ICAFE, deberágestionarse ante éstaelserviciorequerido.

f)Realizar al menos un inventariofísico de los bienesmueblesen sus respectivasdependencias y reportar sus resultados a la Unidad ContableFinanciera con las observaciones que considerepertinentes. Asimismo, realizarelinventario de los bienesmuebles y reportar los resultadoscuandoasí lo solicitesu superior, la Unidad ContableFinancierao la Auditoría Interna del ICAFE.

g)Comunicar a la Unidad ContableFinancieramedianteelformulariofísico u electrónicorespectivocualquiertraslado de un bien muebleaotraáreaoperativa y autorizar los traslados dentro de la mismaáreaoperativa.

h)Responder por los daños de los bienesenuso y a su cargo, siempre y cuando no provengan del deterioro natural de las cosas o de otra causa justificada.

i)Reportar a la Unidad ContableFinanciera los bienes que no esténsiendoutilizadosensuáreaoperativa, con la finalidad de que puedan ser trasladados para cubrirnecesidades de otrasáreasoperativas o donadosaotrasentidades, de conformidad con las leyesvigentes y elpresentereglamento.

j)Cumplir con las disposicionesemitidas por la Gerencia de Administración y Finanzas o la Unidad ContableFinanciera para controlar los bienesmuebles que administra.

k)Cuando una jefaturarindesuinforme final de gestión, deberáhacerentrega del inventario de suáreaoperativamediante acta administrativarespectiva, a susucesor o ensudefecto a su jefe inmediato, encoordinación con la Unidad ContableFinanciera. Quien los recibeasumirá la custodia en forma temporal o definitiva, segúncorresponda.

l)Si enelsupuestoestablecidoenel...