Resolución
| Fecha de publicación | 20 Julio 2021 |
| Número de registro | IN2021566375 |
| Emisor | INSTITUTO DEL CAFÉ DE COSTA RICA |
REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
DE BIENES MUEBLES
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objetivo. El presente reglamento tiene como objetivo establecer las normas y los procedimientos de las operaciones patrimoniales tales como recepción, registro, inscripción, asignación, traslado, control, préstamo, reparación, reposición, alta y baja de bienes muebles, del Instituto del Café de Costa Rica, así como su preservación, protección y uso racional, la actualización de los inventarios y el régimen de responsabilidad que se derive de este proceso para los sujetos que intervienen en dichos procedimientos.
Artículo 2º—Alcance. Las disposiciones de este reglamento son de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios del Instituto del Café de Costa Rica, terceros autorizados a hacer uso de los bienes del ICAFE, así como para aquellos que se encuentren comprendidos en los supuestos de este Reglamento.
Artículo 3º—Definiciones. Para facilitar la interpretación y aplicación de este reglamento, se establecen los siguientes conceptos:
Acta Administrativa: documento en que se deja constancia de un acto o serie de actos relacionados con bienes muebles del Instituto. Dicha acta será realizada por los usuarios, jefaturas o Unidad Contable Financiera según lo indicado en este reglamento.
Alta de bienes muebles: es la operación mediante la cual se ingresa al inventario del Instituto un bien mueble, sea por compra, producción propia, donación, aparición de bienes dados de baja, reconstrucción de bienes o cualquier otra situación que produzca un ingreso.
Áreas Operativas: son todas las dependencias incluidas dentro del organigrama del ICAFE según sea la Junta Directiva, Dirección Ejecutiva, Auditoría Interna, Gerencias y Unidades que funcionan bajo la autoridad de una Jefatura. Se incluyen bajo este concepto las sedes regionales.
Auditoría Interna: dependencia que funcionará bajo la responsabilidad y dirección inmediata del Auditor Interno, encargada de fiscalizar las operaciones del Instituto del Café de Costa Rica.
Baja de bienes muebles: es la operación mediante la cual se excluyen del inventario bienes muebles del Instituto, sea por destrucción, desecho, donación en los casos autorizados por ley, desmantelamiento, remate, hurto, robo, pérdida, extravío y otras formas de extinción jurídica de los bienes muebles autorizados por normativa de rango legal.
Bienes muebles: son los equipos, mobiliario, maquinaria, herramientas, vehículos y otros bienes de condiciones similares, que son objeto de control de inventario, mediante un sistema de rotulado numerado sea placa de metal, adherible o cualquier otro sistema de identificación, adquiridos por el Instituto a título oneroso o gratuito, o bien, producidos internamente por una área operativa, que resultan útiles para la ejecución de las funciones y actividades de la institución o que cumplen función social como patrimonio artístico estatal. Se excluye de esta definición aquellos bienes regulados por normativa propia, tales como, el material bibliográfico específico de la Biblioteca, y los vehículos institucionales en cuanto a su uso.
Bienes muebles en desuso: son aquellos bienes muebles obsoletos, faltos de repuestos o los descontinuados por sus fabricantes, previa valoración que rindan los técnicos calificados que designe la administración, así como los que en virtud del costo de su reparación devengan en bienes en desuso.
Bienes muebles en mal estado: aquellos que en virtud de su estado físico no tengan utilidad alguna, previa valoración que rindan los técnicos que designe la administración.
Comisión de informática. Grupo de funcionarios nombrados por la Dirección Ejecutiva, encargados de autorizar la compra de equipo de cómputo y software.
Dirección Ejecutiva. Dependencia directamente a cargo del Director Ejecutivo del ICAFE.
Donación de bienes muebles: es la transmisión gratuita del dominio de un bien mueble por parte de una persona física o jurídica, nacional o internacional, pública o privada, a favor del Instituto, quien la acepta; o la transmisión de la propiedad de bienes muebles en desuso o mal estado y sin valor comercial que pertenecen al Instituto en favor de una persona jurídica pública o privadas, siempre que exista fundamento de rango legal para tal efecto.
Formulario para traspaso de bienes muebles: documento físico u electrónico de uso obligatorio con numeración consecutiva, mediante el cual las áreas operativas se traspasan entre si bienes muebles.
Gerencia de Administración y Finanzas: Área que depende directamente de la Dirección Ejecutiva y comprende todos los servicios de apoyo que requieren las demás Unidades de la Institución, en los siguientes campos: Recursos Humanos, Contratación Administrativa, Servicios Administrativos, Financieros, Control Interno y Evaluación de Riesgo.
ICAFE o Instituto: Instituto del Café de Costa Rica.
Inventario general: lista ordenada de bienes muebles que contiene, como mínimo, el número de identificación y el nombre de los bienes asignados a una determinada unidad, elaborada y actualizada por la Unidad Contable Financiera, para lo que podrá solicitar el apoyo de las áreas operativas administrativas.
Jefatura: titular a cargo de un área operativa.
Junta Directiva. Es la Junta Directiva del Instituto del Café de Costa Rica.
Traslado de bienes muebles: es el envío puro y simple o por reasignación de bienes, que implica cambiar provisional o definitivamente de lugar y custodia los bienes de las áreas operativas administrativas, sin que se modifique cuantitativamente o cualitativamente el patrimonio institucional. Los bienes trasladados mantendrán el mismo número de identificación.
Unidad de Asuntos Jurídicos. Unidad operativa encargada del asesoramiento legal y ejecución de trámites legales en las distintas actividades desarrolladas por el Instituto del Café de Costa Rica.
Unidad de Contratación Administrativa. Unidad operativa del ICAFE adscrito a la Gerencia de Administración y Finanzas, responsable de realizar el proceso de contratación administrativa y el control del inventario de suministros.
Unidad de Informática: Unidad operativa del ICAFE, adscrita a la Dirección Ejecutiva responsable del manejo, control e implementación de la tecnología de información incluye software y hardware institucional.
Unidad Contable Financiera. Unidad Operativa que se encuentra adscrita a la Gerencia de Administración y Finanzas, encargada de registrar, controlar, custodiar y proporcionar información financiera razonable de la institución. Es la encargada de ejecutar el proceso contable; ejecución y control presupuestario, además de velar por la gestión de cobro, pago administrativo y por el correcto uso de los fondos.
Usuario(a): funcionario(a) del Instituto que recibe de su jefatura un bien mueble para la ejecución de tareas específicas.
Usuario externo: Persona u organización debidamente autorizada por medio de un convenio u contrato suscrito por el Director Ejecutivo al que se le asigna en calidad de préstamo bienes muebles que pertenecen al ICAFE.
CAPÍTULO II
Deberes de los funcionarios en relación
con los bienes muebles
Artículo 4º—Obligaciones de las jefaturas. Serán las encargadas de administrar y vigilar el uso racional de los bienes muebles propiedad del Instituto asignados a su área operativa, para lo cual están obligadas a cumplir con lo siguiente:
a) Velar por el buen estado físico y custodia de los bienes que tenga para uso de su área operativa.
b) Hacer entrega a los funcionarios a su cargo, mediante inventario físico, de los bienes muebles que a cada uno se le confía para su uso, servicio o custodia o que se les suministre para el desarrollo normal de su trabajo.
c) Realizar toma física de activos, al momento que un funcionario a su cargo inicie o concluya su relación laboral con el Instituto y remitir el resultado de este inventario a la Unidad Contable Financiera.
d) Velar porque las solicitudes de mobiliario, maquinaria, equipo y otros, respondan adecuadamente a las necesidades del personal asignado para el desempeño de sus funciones.
e) Gestionar ante la Unidad de Contratación Administrativa del Instituto los servicios para la conservación y el mantenimiento adecuado de los bienes que administra. En los casos en que el mantenimiento pueda ser brindado por otra área operativa del ICAFE, deberá gestionarse ante ésta el servicio requerido.
f) Realizar al menos un inventario físico de los bienes muebles en sus respectivas dependencias y reportar sus resultados a la Unidad Contable Financiera con las observaciones que considere pertinentes. Asimismo, realizar el inventario de los bienes muebles y reportar los resultados cuando así lo solicite su superior, la Unidad Contable Financiera o la Auditoría Interna del ICAFE.
g) Comunicar a la Unidad Contable Financiera mediante el formulario físico u electrónico respectivo cualquier traslado de un bien mueble a otra área operativa y autorizar los traslados dentro de la misma área operativa.
h) Responder por los daños de los bienes en uso y a su cargo, siempre y cuando no provengan del deterioro natural de las cosas o de otra causa justificada.
i) Reportar a la Unidad Contable Financiera los bienes que no estén siendo utilizados en su área operativa, con la finalidad de que puedan ser trasladados para cubrir necesidades de otras áreas operativas o donados a otras entidades, de conformidad con las leyes vigentes y el presente reglamento.
j) Cumplir con las disposiciones emitidas por la Gerencia de Administración y Finanzas o la Unidad Contable Financiera para controlar los bienes muebles que administra.
k) Cuando una jefatura rinde su informe final de gestión, deberá hacer entrega del inventario de su área operativa mediante acta administrativa respectiva, a su sucesor o en su defecto a su jefe inmediato, en coordinación con la Unidad Contable Financiera. Quien los recibe asumirá la custodia en forma temporal o definitiva, según corresponda.
l) Si en el supuesto establecido en el ...
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