Resolución. MUNICIPALIDAD DE QUEPOS
| Fecha de publicación | 13 Agosto 2021 |
| Número de registro | IN2021571134 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE QUEPOS
REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
El Concejo Municipal de Quepos, en el acuerdo 10, del artículo 5°, de la sesión ordinaria N° 361-2020, celebrada el día martes 10 de marzo de 2020, aprobó el siguiente reglamento:
REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
MUNICIPALIDAD DE QUEPOS
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Objetivo: El presente reglamento regula lo referente al funcionamiento del Archivo Central y Archivos de Gestión de la Municipalidad de Quepos, según lo estipulado en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Ley N° 7202 y su Reglamento, las Resoluciones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, los Lineamientos de la Dirección General del Archivo Nacional y las Directrices emitidas por los Jerarcas de la Institución.
Artículo 2º—Glosario:
A) Archivista: Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, su formación, los principios de conservación y organización y los medios de utilizarlos.
B) Archivo: Son las entidades o secciones de la entidad que reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por maquinas, producidos o recibidos por los individuos por parte de la administración y la investigación.
C) Archivo Central: El Archivo Central de la Municipalidad de Quepos, es un área de trabajo que tiene a su cargo reunir, custodiar y administrar el conjunto de documentos recibidos de sus funciones y que se conservan debidamente organizados para su utilización en la administración, los cuales son usados para: dar respuesta, y tomar decisiones, según sea el caso.
D) Archivo de Gestión: Son aquellos, que custodian los documentos desde su producción hasta que finaliza el trámite que les dio origen. Son utilizados conservados en las secretarias, oficinas y dependencias, y están en ellas por un periodo máximo de cinco años. Ellos tendrán a su cargo la gestión documental y la gestión de información basada en las técnicas secretariales, leyes conexas y vigentes a la fecha, del tipo documental.
E) Acrónimo: Sigla constituida por las iníciales (y a veces otras letras), con las cuales se forma el nombre.
F) Acervo documental: es todo serie documental producida en la gestión documental como cartas, planos, permisos de construcción, visados, oficios, informes, dictámenes, entre otros.
G) Administración privada: Conjunto de entidades y dependencias del sector privado establecida con un fin lucrativo.
H) Administración pública: Acción del gobierno al dictar y aplicar las disposiciones necesarias para el cumplimiento de las leyes y para la conservación y fomento de los intereses públicos y al resolver las reclamaciones a que dé lugar lo mandado.
I) Ámbito: Área de influencia y de relación interna y externa que tiene cada una de las dependencias de una entidad.
J) Área administrativa: se tienen todos los materiales, muebles, equipo y recurso humano necesarios para el buen funcionamiento del archivo central.
K) Área de consulta o atención al público: lugar donde los usuarios llegan a solicitar información, acondicionado con mesa, silla, computadora, para que el usuario este cómodo.
L) Área de depósito o repositorios: Esta área debe estar separada de las otras aéreas anteriores, están los estantes, con la documentación instalada.
M) Base de datos computarizados: es un grupo de archivos computarizados, organizados en listas o tablas y que se pueden actualizar, reorganizar y localizar en diferente orden.
N) Ciclo de vida de un documento: inicia con la creación o recibido del documento, su distribución, su protección, su localización y uso tanto para consultas como para la toma de decisiones, trasferencia al archivo central, su disposición tanto su destrucción como su preservación.
O) Código: es indizar los registros de los nombres que se conservan y procesan en un sistema computarizado para una base de datos.
P) Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: Órgano interno encargado de analizar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos y someter a consideración de la Comisión Nacional de Selección y eliminación de documentos, la aprobación y modificación de las tablas de plazos, así como los documentos para su eliminación, contemplados en las tablas de plazos y tablas parciales.
Q) Cronograma: Indicara el día de recepción de documentas, para cada sección o unidad administrativa, los cuales se presentarán con las lista de remisión o transferencia documental.
R) Clase documental: La clase documental está determinada por el soporte en que se plasma la información contenida en el documento. Se pueden distinguir varias clases textual, manuscritos o impresos, gráficos (mapas, planos, dibujos), en imagen, pueden ser fijos o móviles. Fotos, filmes, sonoros (disco, casete) y legibles por máquina (discos compactos, disquetes, microfilmes).
S) Cuadro de clasificación: Es la estructura jerárquica y lógica, organizada con criterios orgánicos, funcionales o por asuntos, que recoge las actividades realizadas para ejecutar una función y que se reflejan en los documentos.
T) Descripción documental: Actividad desplegada por el técnico en archivística para elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a los documentos y la recuperación de la información que contienen.
U) Delito informático: Lo cometerá el funcionario municipal, contribuyente o usuario el cual se apodere, destruya, altere el documento o sus componentes lógicos o físicos de la maquina o accesorios. La clave es de uso del departamento, será única y personal.
V) Documental: La totalidad de documentos que se producen, reciben y custodian en las oficinas o instituciones.
W) Documento es una combinación de soportes e información registrados, los cuales pueden ser utilizados como prueba y consulta, pueden ser escritos, impresos por maquinas manuales, electrónicas, digitales, disco óptico, magnetofónico u planos, dibujos, cuadros, fotografías, fotocopias radiografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo declaratorio, se custodia con una finalidad administrativa, jurídica o científica cultural.
X) Estructura Orgánica: es un modelo que establece los diferentes niveles jerárquicos que se dan dentro de una institución, tanto en el ámbito político como en el administrativo financiero y la relación de poder entre ellos.
Y) Expediente: Unidad documental compuesta por un conjunto de documentos generados, organiza y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de una misma actividad, procedimiento, tema o asunto.
Z) Firma digital: Se define por firma digital al conjunto de datos o lógicamente asociados a un documento electrónico, que permite verificar su integridad, así como identificar en forma univoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico.
AA) Foliación: Indicación numérica de las hojas de un documento en orden sucesivo.
BB) Fondo documental: El conjunto de documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, producidos orgánicamente o reunidos y utilizados, por la M, en el ejercicio de las actividades y funciones de ese productor.
CC) Gestión de documentos: Una parte del proceso administrativo relacionada con la aplicación de principios de economía y eficacia tanto en la producción, utilización, conservación y eliminación de los documentos, o sea el ciclo vital del documento.
DD) Gestión del conocimiento en el ámbito institucional: organización de acuerdo al organigrama institucional vigente.
EE) Instalación: Ubicación de los documentos en una carpeta, caja, archivador o estantería de acuerdo al cuadro de clasificación y de los métodos de ordenación asignado.
FF) Lista de remisión o transferencia documental: es el documento usado para trasladar los documentos al archivo central. Se le adjuntara un inventario de los documentos, para su cotejo.
GG) Los límites de la accesibilidad documental: son la información de carácter privado, el derecho a la intimidad y los secretos de estado, de toda persona física o jurídica. El administrado para ejercer su derecho siempre y cuando este alegue, demuestre la utilidad, la conveniencia y la necesidad de la información requerida, como parte de la colectividad, sin ocasionar daños a la contraparte o la administración o a terceros.
HH) MQ: son las siglas de la Municipalidad de Quepos
II) Normas ISAG: se usará solo en documentos de archivo, su finalidad es la de identificar y explicar el contexto contenido de los fondos y hacerlos accesibles, siempre y cuando que sean producidos, creados y recibidos en el ejercicio de las funciones y competencias del funcionario, son solamente documentos textuales, independientemente del tipo documental y soporte, las excepciones son sellos, mapas y registros sonoros.
JJ) Oficina productora: Dependencia productora de los documentos de una entidad que mantiene relaciones internas y externas con otras entidades y dependencias.
KK) Organigrama: cuadro que expresa gráficamente la organización de una entidad: divisiones, direcciones, departamentos, unidades o secciones.
LL) Patrimonio digital: se entenderá a los recursos del saber o la expresión de los seres humanos, ya sea de carácter cultural, científico o administrativo o engloben información técnica, jurídica, u otra clase, generando directamente en forma digital o se convierten a partir de este material análogo ya existente.
MM) Principio de procedencia: respecto de los fondos: se refiere a que los documentos creados y reunidos por la Municipalidad de Quepos, en el ejercicio de sus funciones o actividades no deben mezclarse o combinarse con documentos con documentos de otro individuos o personas jurídica.
NN) Sección de fondo o subfondo: La división del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas y organismos que lo originan, o sea la agrupación de documentos por...
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