Reglamento No. IN2021576690
| Fecha de publicación | 30 Agosto 2021 |
| Número de registro | IN2021576690 |
| Emisor | AVISOS |
| Reclutamiento, selección, clasificación y desvinculación del personal. | Código: POL/PRO-RHO2 Versión: 5, junio de 2021 |
| Fecha de aprobación: 27 de julio del 2021. | Reemplaza a: POL/PRO-RH02 versión 4 |
| Revisado por: Jefe de Recursos Humanos, y Dirección Ejecutiva (Legal de Dirección Ejecutiva, Gestor de Control Interno y Gestora de Calidad). | Aprobado para entrar en vigencia: 27 de julio del 2021, mediante acuerdo 05 de la sesión 072-2021. |
Objetivo: Establecer los lineamientos utilizados en el proceso de reclutamiento, selección, clasificación y desvinculación del personal, así como, la apertura, cierre, traslado de plazas, reasignación de funciones, ascenso y descenso de personal en Colypro.
Alcance: Dirigido a: Órganos, Dirección Ejecutiva y todo el personal de Colypro.
Políticas:
A. Apertura y cierre de plazas, reasignación, ascenso y descenso de personal
Generales
1. Los órganos (Junta Directiva, Fiscalía, Tribunal de Honor, Tribunal Electoral) y/o el Jefe del Departamento solicitante, es el responsable de presentar ante el Departamento de Recursos Humanos la justificación de apertura de una nueva plaza. Dicha justificación debe contener todo el respaldo técnico (información cualitativa y cuantitativa que justifique la plaza), así como el visto bueno del Director Ejecutivo.
La Auditoría Interna y Asesoría Legal de Junta Directiva, realizarán la solicitud de nueva contratación de personal a la Junta Directiva. Dicha solicitud debe estar debidamente justificada con la información cuantitativa y cualitativa que respalde su creación.
En caso de urgencia o de necesidad, se podrá realizar la apertura temporal de una plaza, justificando por escrito dicha urgencia o necesidad. Esta solicitud debe presentarse al Director Ejecutivo, para que este la eleve a la Junta Directiva para su análisis y aprobación y respaldo del contenido presupuestario, en caso que este no existiera.
2. Una vez presentada la solicitud debidamente respaldada, el Jefe de Recursos Humanos hará el análisis y recomendación de la apertura de la nueva plaza para ser elevada a la Junta Directiva.
3. La Dirección Ejecutiva elevará a la Comisión de Presupuesto un oficio con el detalle de las plazas, puntajes y salarios asignados, para que las mismas sean incluidas o no en el presupuesto correspondiente a cada periodo.
En el caso de la Auditoría Interna se elevará a la Junta Directiva para que esta lo decida, según los lineamientos sobre Gestiones que involucran a la Auditoría Interna y según directriz R-DC-83-2018.
4. La Junta Directiva aprueba la apertura de nuevas plazas, de acuerdo con el respaldo respectivo y la descripción del puesto.
Dicho respaldo, en caso de plazas que no existen en el Colegio debe venir con el puntaje y salario asignado previamente por la Comisión de Salarios.
5. La Junta Directiva puede realizar el cierre de plazas, de acuerdo con la solicitud de Dirección Ejecutiva, la cual debe estar respaldada por el informe técnico de cierre realizado por el Jefe del Departamento de Recursos Humanos.
6. La Dirección Ejecutiva en coordinación con la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos, pueden autorizar el traslado de una plaza de una unidad organizativa a otra, siempre que se fundamente y justifique la necesidad de hacerlo y no se incurra en algún acto de discriminación.
En los casos cuando la unidad organizativa sea la Fiscalía, Auditoría Interna o Asesoría Legal de Junta Directiva, se debe contar con autorización de la jefatura respectiva.
7. La Dirección Ejecutiva puede autorizar la reasignación de funciones, para tal efecto debe contar con el estudio respectivo, realizado por la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos.
8. Todo puesto requiere de una valoración salarial, cuando no se encuentre establecido en la escala salarial la Dirección Ejecutiva, el Jefe del Departamento solicitante en conjunto con el Jefe de Recursos Humanos realizarán la respectiva valoración, con el fin de trasladarla a la Comisión de Salarios para su análisis.
Para el puesto de: Asesora Legal, Auditora y Director Ejecutivo corresponde a la Junta Directiva realizar la respectiva valoración.
9. El Director Ejecutivo puede aprobar un ascenso de personal, para tal efecto la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos debe presentar un informe que contenga el respaldo necesario, para determinar que el colaborador ascendido cumple con los requisitos que solicita el perfil del puesto al que será ascendido la persona.
10. El Director Ejecutivo puede aprobar un descenso del personal, cuando sea necesario, para tal efecto la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos debe presentarle un informe donde conste la necesidad de dicho descenso.
En el informe debe constar con el criterio legal del Abogado de la Administración, donde asegure que dicho descenso no contravenga las disposiciones legales de la legislación laboral costarricense.
Además, debe constar por escrito la aceptación del colaborador a quien se le realiza el descenso.
11. En caso de descenso, el Director Ejecutivo tiene la facultad de realizar una liquidación anticipada para el colaborador a quien se le aplicará dicho descenso.
Específicas
1. El Jefe del Departamento que solicita la nueva plaza debe cumplir con los siguientes requisitos:
a- Solicitud de plaza nueva.
b- Presentar el respaldo técnico, de acuerdo con el punto uno de las políticas generales.
c- Descripción del puesto de la nueva plaza.
2. Dentro del análisis que debe efectuar el Jefe de Departamento de Recursos Humanos al estudio técnico de la nueva plaza, se debe indicar el salario correspondiente de acuerdo a la escala salarial vigente o presentar la solicitud a la Comisión de Salarios para la valoración respectiva, cuando sean plazas que no existen en la escala salarial vigente.
3. El Jefe de Departamento de Recursos Humanos es el responsable de preparar la documentación que se elevará con la recomendación de apertura de nueva plaza a la Junta Directiva.
Le corresponderá al Director Ejecutivo elevar dicha propuesta a la Junta Directiva.
4. La Junta Directiva aprueba o rechaza la recomendación de nueva plaza, mediante el acuerdo respectivo.
5. Una vez comunicado el acuerdo de la aprobación de la nueva plaza, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos debe incluirla en el próximo presupuesto respectivo.
6. El Jefe del Departamento es el responsable de solicitar el cierre de una plaza y trasladar dicha solicitud al Departamento de Recursos Humanos, para el análisis respectivo en conjunto con el Director Ejecutivo.
Una vez realizado el análisis, el Jefe del Departamento de Recursos Humanos debe preparar un informe técnico que contenga la solicitud del cierre de la plaza, respectivamente. Dicho informe debe contar con el visto bueno del Director Ejecutivo.
La Junta Directiva es la responsable de aprobar el cierre de las plazas de acuerdo con el informe técnico emitido por el Departamento de Recursos Humanos.
7. El Jefe o Encargado solicitante debe presentar ante el Departamento de Recursos Humanos, la solicitud de traslado horizontal para la revisión y aprobación respectiva por parte del Director Ejecutivo.
El traslado de una unidad organizativa a otra, se debe llevar a cabo siempre y cuando el colaborador(a) cumpla con los requisitos del puesto al que se va a trasladar (requisitos académicos, experiencia, requisito legal).
8. El Director Ejecutivo analiza la solicitud de traslado horizontal y la aprueba o rechaza. En caso de ser necesario puede contar con la asesoría legal del abogado de la Administración.
9. Para el caso de readecuación de funciones, el jefe de Departamento solicita modificar la descripción del puesto con los cambios sugeridos al Departamento de Recursos Humanos.
Una vez que Recursos Humanos analiza la solicitud y la encuentra conforme la eleva al Director Ejecutivo para su respectiva aprobación. Una vez aprobada la solicitud, se traslada la nueva descripción del puesto al jefe inmediato y al colaborador.
10. El Jefe de Recursos Humanos recibe la solicitud de valoración salarial, cuando no se encuentre establecido en la escala salarial, se convoca a la Comisión de Salarios para realizar la valoración respectiva.
Una vez aprobada la solicitud se traslada al Director Ejecutivo para que lo eleve a Junta Directiva.
La valoración salarial corresponde a: cambio de requisitos del puesto, readecuación salarial y plaza nueva que no exista en la escala salarial vigente.
11. El Jefe solicitante presenta la justificación para el ascenso respectivo al Departamento de Recursos Humanos. Posteriormente, se traslada al Director Ejecutivo para su aprobación o rechazo, según corresponda.
Cuando sean ascensos solicitados por el Director Ejecutivo, igualmente debe justificarlo y presentarlo al Departamento de Recursos Humanos para que se incluya en el expediente respectivo.
Dichos ascensos se deben llevar a cabo siempre y cuando el colaborador(a) cumpla con los requisitos del puesto al que se va a ser ascendido (requisitos académicos, experiencia, requisito legal).
12. El Jefe solicitante debe presentar a Recursos Humanos la justificación para el descenso respectivo, junto con la aceptación del colaborador.
El Departamento de Recursos Humanos recibe, analiza y traslada la justificación al Director Ejecutivo para la aprobación como corresponda.
Descripción del sub procedimiento: Apertura de plazas nuevas
| N° | Actividades | Responsable |
| 1. | Comunica por escrito al Departamento de Recursos Humanos la necesidad de plaza nueva con la justificación respectiva, especificando las funciones por realizar. | Jefe de Departamento solicitante |
| 2. | Revisa que la solicitud contenga los requisitos correspondientes y en caso que la información esté incompleta, solicita la aclaración respectiva. | Jefe de Recursos Humanos |
| 3. | Realiza el análisis de la recomendación de apertura de nueva plaza. | Jefe de Recursos Humanos |
| 4. | Si el puesto no se encuentra establecido en la escala salarial... |
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