Resolución. MUNICIPALIDAD DE TILARAN
| Fecha de publicación | 23 Septiembre 2021 |
| Número de registro | IN2021581858 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE TILARAN
REGLAMENTO DE CAJAS CHICAS
El Concejo Municipal de Tilarán, en ejercicio de las facultades que le confiere el Código Municipal, en su artículo 43, dispuso mediante acuerdo unánime, firme y definitivo N° 508 de la sesión ordinaria N° 68 del día 17 de agosto de 2021, una vez aprobada la modificación al artículo 5 y transcurrido el plazo de ley de consulta pública, autorizar la segunda publicación del Reglamento de Cajas Chicas. El texto es el siguiente:
CAPÍTULO I
Artículo 1º—Para los efectos de este reglamento se entenderá por:
a) Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por Caja Chica.
b) Caso fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, previsto, no pudo evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre.
c) Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de escasa cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los vales de caja chica y cuya necesidad sea urgente y requieran atención inmediata.
d) Dinero: Sistema de pago de bienes o servicios, ya sea en efectivo en moneda de curso legal o mediante la transferencia por medios electrónicos.
e) Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento, proceso, sección o unidad que requiera el bien y/o servicio.
f) Encargado(a) de Caja Chica: La Tesorería Municipal, quien según el numeral 118 del Código Municipal vigente, es quien debe tener a cargo las Cajas Chicas.
g) Factura: Título comercial con carácter de título ejecutivo conforme con el Código de Comercio.
h) Fuerza mayor: Acontecimiento (la naturaleza, hecho de un tercero, hecho del príncipe) que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño, frente a tercero víctima de éste por imposibilidad de evitarlo.
i) Fondo de Caja Chica: Es el fondo fijo de liquidez para la compra de bienes y servicios por montos de escasa cuantía, indispensables o de urgencia, en términos de lo establecido en los artículos 2 incisos e) y h) de la Ley de Contratación Administrativa y 141 y 144 de su Reglamento.
j) Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el (la) funcionario(a) responsable del vale de caja chica, mediante verificación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.
k) Régimen simplificado: Este régimen considera a todos aquellos comerciantes (personas físicas y jurídicas), que cuenten con alguna de las actividades cuyas compras anuales no excedan de los límites y condiciones establecidos por la Dirección General de Tributación.
l) Tesorería Municipal: El (la) titular de la Tesorería Municipal, o la persona que lo(a) sustituya en ese cargo por motivo de vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario o cualesquier otros motivos.
ll) Reintegro: Es el reembolso al fondo de Caja Chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes y servicios, debidamente amparados en comprobantes físicos o electrónicos.
m) Vale de Caja Chica: El comprobante, físico o electrónico, que autoriza la entrega, por parte de la Tesorería Municipal, de dinero -en efectivo o mediante transferencia electrónica- a un funcionario municipal autorizado para tal efecto, de conformidad con este Reglamento.
n) Viáticos y transportes: Son los gastos de viaje y transporte en el interior del país que de manera excepcional, cuando no fuere previsible, se pagarían por medio de este fondo, siempre y cuando no supere el máximo establecido para el vale y se tramitarán mediante el formulario diseñado para tales efectos.
Este concepto se regirá conforme se establece en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transportes para funcionarios públicos emitido por la Contraloría General de La Republica mediante la Resolución R-DC-111-2011 y sus reformas.
Artículo 2º—Este Reglamento tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento de los fondos de Caja Chica que la Municipalidad tenga establecidos o establezca en sus dependencias. Se exceptúa de este procedimiento la adquisición de bienes y servicios inferiores al 10% del fondo fijo de caja chica, para aquellos casos excepcionales cuando se requieran efectuar adquisiciones urgentes en donde no sea posible efectuar previamente el trámite que regula este reglamento y en donde el servidor de que se trate asuma de su peculio personal el pago para hacer posteriormente reembolsado con estos fondos una vez cumplidos los requisitos que acrediten la erogación.
Artículo 3º—Se establece un fondo revolutivo de caja chica cuyo monto será el equivalente a dos salarios base establecida en la Ley Orgánica del Poder Judicial. Fondos que podrán ser utilizados para las necesidades administrativas u operativas de las respectivas dependencias municipales. Estos montos aumentarán automáticamente de forma anual de conformidad con los índices de inflación publicados por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio y serán puestos en conocimiento del Concejo Municipal por parte de la administración para su respectiva aprobación durante el mes de enero de cada año.
Artículo 4º—La custodia del fondo de caja chica será responsabilidad de la Tesorería según el Código Municipal, la Ley de Contratación Administrativa, la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y demás normativa conexa y aplicable en la materia, correspondiéndole a su titular revisar semestralmente ese fondo para proponer ante el Concejo Municipal, por medio de la Alcaldía Municipal, el aumento que se estime conveniente, ajustándose preferiblemente a las estimaciones de la Contaduría para satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio.
Artículo 5º—Ningún pago por caja chica podrá exceder el monto del 50% del fondo establecido para caja chica, mencionado en el artículo 3, salvo caso fortuito o fuerza mayor y debidamente acreditados en la solicitud que requiera un monto mayor, deberá ser aprobado por la Alcaldía Municipal.
Artículo 6º—La Caja Chica funcionará mediante el sistema de cuenta corriente y mantendrá dinero en efectivo, siempre que se cumpla con una caja fuerte para resguardar este dinero dentro de las instalaciones municipales. De lo contrario se manejará el fondo en la cuenta bancaria que posee la Municipalidad en el Banco Nacional o en cualquier otra entidad bancaria que sea designada. Todos estos fondos, se utilizarán para atender exclusivamente la adquisición de bienes y servicios de conformidad con el artículo 9º de este Reglamento, así como para pagar viáticos y gastos de viaje de forma excepcional.
Artículo 7º—La Caja Chica mantendrá siempre el total del monto asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo según lo dispuesto en el artículo 6º de este reglamento, dinero en cuentas corrientes bancarias, vales liquidados y vales pendientes de liquidación. En ningún momento ni por motivo alguno, se podrán sustituir estos valores por otros de naturaleza distinta al de Caja Chica.
Artículo 8º—La Caja Chica recibirá devoluciones de dinero en efectivo, cuando hayan sido previamente entregados de esa forma. Cuando los vales se entreguen al funcionario solicitante mediante transferencia electrónica o depósito bancario este deberá de ser devuelto mediante la misma forma en que se transfirió el dinero.
Artículo 9º—La compra de bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de caja chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones:
a) Si en la Bodega Municipal no hay existencia del bien que se solicita.
b) Si ninguna dependencia o funcionario de la Municipalidad, según sus funciones, está en posibilidad de prestar el servicio de que se trate.
c) Cuando de existir comprobada emergencia en la que el equipo o maquinaria automotor de la Municipalidad requiere de urgencia las adquisiciones de suministros, repuestos o servicios especializados para seguir funcionando de forma normal, así como otros asuntos o servicios que requieran de una atención inmediata y no puedan esperar el proceso ordinario de contratación administrativa.
d) Si el bien o servicio son tan indispensables y de verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trámites ordinarios que establece la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
CAPÍTULO II
Del vale o adelanto
Artículo 10.—El vale de caja chica debe emitirse, en forma física y electrónica, en original y copia según corresponda, debidamente pre numerado en forma consecutiva. Será suministrado a los titulares de las dependencias municipales por el sistema de informática.
Artículo 11.—El Vale se tramitará únicamente cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:
a) Debe completarse, indicando la fecha, el monto exacto y los artículos y/o servicios que se adquirirán. No se permitirá que los documentos contengan borrones, tachaduras o inconsistencias;
b) Deberá contar con la firma de autorización del gasto por parte de la Alcaldía Municipal, de conformidad con lo que establece el inciso h) del artículo 17 del Código Municipal;
c) Debe contar con el nombre y firma del (de la) funcionario(a) que recibirá el dinero;
d) Debe estar la firma y nombre del titular de la dependencia interesada;
e) Contendrá constancia de la Coordinación de Procesos Financieros sobre verificación de existencia de contenido presupuestario; y
f) Detalle de la compra de bienes y/o servicios que se pretenden adquirir.
Artículo 12.—Para el trámite de compra por el fondo de caja chica, el (la) funcionario(a) que lo gestione para la adquisición de bienes y servicios deberá solicitar ante la Tesorería Municipal, el respectivo comprobante de exoneración del pago del impuesto al valor agregado (IVA).
Artículo 13.—No se entregará otro vale de c...
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