Resolución
| Fecha de publicación | 20 Octubre 2021 |
| Número de registro | IN2021592532 |
| Emisor | DEL PACÍFICO |
Que la Junta Directiva de esta Institución mediante Acuerdo Nº 2, tomado en la Sesión Nº 4307, celebrada el día 15 de septiembre, 2021, acordó aprobar las modificaciones a los artículos 3, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 18, 19, 21, 22, 24, 25, 27, 28, 29, 30, 32, 33, 37 y 38 del Reglamento para la Administración de Bienes de INCOP, los que se leerán de la siguiente manera:
Artículo 3º—Para los propósitos de este reglamento se establecen las siguientes definiciones:
a) Activos fijos: Son bienes propiedad de la Institución, que se clasifiquen como tales de acuerdo con las normas contables aplicadas y destinados al logro de los objetivos de la Institución. Pueden ser bienes con vida útil superior a un año (como mobiliario, maquinaria, equipo, vehículos, semovientes) o bienes inmuebles como instalaciones, terrenos y edificios.
b) Baja de activos: Eliminación de los activos de los registros de la institución por motivo de desecho, donación, venta, permuta o sustracción, siempre que se sigan los procedimientos establecidos en este Reglamento.
c) Bien en desuso: Aquel que, por razones de obsolescencia, deterioro u otras razones calificadas no sea útil y/o necesario para las labores que desarrolla la institución.
d) Bien en mal estado: Aquel que en virtud de su estado físico no tenga utilidad alguna, con lo que sería objeto de destrucción y para tal efecto se levantará el acta respectiva.
e) Custodio de un activo: funcionario al cual el jefe inmediato por medio del portal de trámites le asigne uno o varios activos para su uso directo y/o resguardo para el uso de la unidad, cuya asignación como custodio lo hace responsable del bien, incluso para efectos patrimoniales, administrativos y disciplinarios.
f) Responsable de activos: Jefe de cada unidad responsable de realizar la designación de custodio de activos a lo interno de su unidad, realizar y aprobar los traslados o aceptación de activos; todo en el portal de trámites dispuesto para el registro y control de los activos de Incop. Así mismo, responsable de que se realice auto inventario de activos de la unidad a su cargo y responsable de velar por el cumplimiento de lo dispuesto en el presente reglamento.
g) Inventario: Lista ordenada de activos fijos, que contienen como mínimo, el número de identificación y la descripción de los bienes asignados a una determinada Unidad.
Artículo 5º—El Jefe de cada Unidad deberá realizar en el módulo de SIAF, la designación de custodia de los activos a cada funcionario al interno de su Unidad, controlar los bienes que se envían a reparación, coordinar los trámites de los activos en desuso, así como informar sobre activos que están subutilizados y atender las demás funciones que se detallan en este reglamento. Velar, además, para que los traslados de activos, sea por desuso o simple remisión a otra Unidad, se realice por medio del portal de trámites del SIAF, módulo de activos, conforme al Procedimiento para el control y levantamiento de inventario de activos. Así como atender las demás funciones que se detallan en este reglamento.
Artículo 6º—Al dar aceptación al activo, mediante el portal de trámites del SIAF, el usuario asume plena responsabilidad sobre él y se obliga a procurar su conservación, utilizarlo en forma adecuada y solamente para labores relacionadas con el INCOP.
Artículo 8º—Es terminantemente prohibido que los activos del INCOP, de cualquier naturaleza que sea, salgan de las instalaciones de INCOP para usos que no sean absolutamente de carácter laboral, propios del INCOP. En caso de comprobado incumplimiento de este artículo, se aplicarán las sanciones estipuladas en el Código de Trabajo, el Reglamento Autónomo de Servicio y los reglamentos correspondientes.
Artículo 9º—Cuando una jefatura facilite de manera definitiva un activo a otra jefatura, deberá proceder previo a su entrega física a realizar el traslado a través del portal de trámites siguiendo el procedimiento de traslado de activos y deberá contar con la aceptación de la jefatura que lo recibe.
Cuando el traslado del activo sea en calidad de préstamo, la jefatura de la Unidad que sede el bien, deberá realizar el traslado a través del portal de trámites del SIAF siguiendo el procedimiento de traslado de activos y deberá contar con la aceptación de la jefatura que lo recibe y la devolución deberá realizarse por el mismo medio y la jefatura que recibe, debe asegurarse que el activo facilitado sea devuelto en buen estado; caso contrario, no lo aceptará e informará formalmente al superior inmediato la causa del rechazo, en tal caso, la jefatura a la que fue traslada el activo en calidad de préstamo, asume entera responsabilidad sobre el activo; debiendo éste cumplir con el debido proceso que se regula en el presente reglamento y demás normativa vigente que regula la materia y la responsabilidad administrativa y disciplinaria.
Artículo 10.—Toda jefatura del INCOP al asumir sus funciones deberá recibir de la jefatura inmediata, un detalle de los activos asignados a su dependencia, y una vez validada la existencia física mediante realización de inventario entre las partes, asumirá la responsabilidad por ello.
Quien entrega deberá realizar el traslado a través del portal de trámites siguiendo el procedimiento de traslado de activos y deberá contar con la aceptación de la jefatura que lo recibe, debiendo las partes dejar constancia por escrito de lo actuado a la Dirección Administrativa Financiera y a la Unidad de Contabilidad.
Artículo 11.—La Unidad de Proveeduría, por medio del Almacén de Materiales, deberá comunicar formalmente a la Unidad de Contabilidad sobre todas las compras de activos de INCOP, aportando la documentación y detalle del activo y número de placa asignado.
En caso de compras que no se realicen por medio de proveeduría, o cuando se trate de mejoras que se realicen a los bienes de INCOP, la Unidad responsable de la adquisición o contratación de la mejora, está obligada a informar a la Unidad de Contabilidad, a efecto de que los activos sean debidamente identificados como propiedad del INCOP y se incluyan en los respectivos registros.
Artículo 18.—Cuando la Unidad de Contabilidad reciba la documentación completa sobre nuevos activos o mejoras a los mismos, deberá proceder con el registro contable y velará porque se incluyan todas las operaciones relacionadas con los activos fijos. Tendrá la responsabilidad de mantener actualizados los registros auxiliares de activos de la Institución y para tal efecto realizará los movimientos contables respectivos.
Artículo 19.—En los registros contables todos los bienes deben estar valorizados a su costo, tomándolo como fuente de preferencia:
Para bienes en uso:
a) Primero el valor de compra según factura;
b) Segundo el costo que tenga en inventario anterior;
c) Tercero el costo asignado mediante avalúo.
Para los bienes inmuebles:
a) Primero el valor de compra de la escritura;
b) Segundo el que se determine mediante avalúo;
c) Tercero el valor registral
Artículo 21.—Cuando el INCOP reciba de alguna persona física, institución pública o privada, extranjera o nacional, una donación de equipo, deberá comunicárselo a la Unidad de Contabilidad para que, en coordinación con el Almacén de Materiales, procedan a adherirle la placa correspondiente y a incluirlo en los registros de bienes propiedad de la Institución. A tal efecto, deberá enviar copia del Acta de Donación.
Artículo 22.—Cuando el INCOP adquiera terrenos, instalaciones o edificios, ya sea por medio de compra o donación, la Asesoría Legal deberá remitir a la Dirección Administrativa Financiera y a la Unidad de Contabilidad copia de la escritura y demás documentos y de los planos respectivos, una vez que hayan sido inscritos en el Registro de la Propiedad.
Artículo 24.—En el caso de que algún equipo deje de tener utilidad para el usuario asignado como custodio, éste lo comunicara al Jefe inmediato de su Unidad para que lo reubique internamente, realizando el ajuste correspondiente en el portal de trámite para la asignación de nuevo custodio siguiendo el Procedimiento para el control y levantamiento de inventario de activos. En caso de que no sea de utilidad deberá proceder de conformidad con lo regulado en el presente reglamento para bienes en desuso.
Artículo 25.—De los resultados de la toma física de inventarios se procederá de la siguiente manera según corresponda:
a) Cuando la Unidad de Contabilidad, como resultado de la toma física de inventario aleatoria o anual detecte un faltante de activo en la unidad inventariada; en un plazo máximo cinco días hábiles la jefatura de Contabilidad lo notificará a la jefatura de la unidad inventariada para que ésta proceda con la ubicación respectiva del o los activos faltantes y la comunicación de la ubicación o no a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de cinco días hábiles.
b) Tratándose de activos no ubicados, asignados en custodia formal por la jefatura de la unidad al colaborador, la jefatura responsable de los activos de la unidad, en un plazo máximo de diez hábiles deberá realizar la investigación respectiva y proceder a elaborar la relación de hechos y la trasladará a la dirección inmediata para conocimiento y traslado a la Gerencia General, quien nombrará el órgano director del proceso administrativo y/o patrimonial para que realice el debido proceso, para el eventual cobro y/o acciones correspondientes.
c) Tratándose de activos no ubicados, cuyo responsable y custodio sea la jefatura de la unidad inventariada, corresponderá la jefatura de la Unidad de Contabilidad, notificará al superior inmediato, quien en un plazo de diez días hábiles, deberá realizar la investigación respectiva y proceder a elaborar la relación de hechos y trasladarla a la Gerencia General, quien nombrará el órgano director del proceso administrativo y/o patrimonial para que realice el debido proceso, para el eventual cobro y/o acciones correspondientes.
d) Cumplido el plazo de cinco días dados, para que la jefatura de la Unidad inventariada info...
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