Resolución. MUNICIPALIDAD DE SAN
| Fecha de publicación | 08 Noviembre 2021 |
| Número de registro | IN2021598795 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
Sesión ordinaria N° 35-21 celebrada el 30 de agosto del 2021, a partir de las dieciocho horas con diecinueve minutos.
Considerandos:
1º—Oficio MSPH-CM-SC-INT-006-2021, fechado 12 de agosto del 2021, suscrito por la Sra. Lineth Artavia González, Secretaria, Concejo Municipal de San Pablo de Heredia, donde remite propuesta de Reglamento para el Funcionamiento de la Secretaría del Concejo Municipal.
2º—Acuerdo municipal CM 377-21 adoptado en la sesión ordinaria N° 33-21, celebrada el día 16 de agosto del 2021, mediante el cual, se remite el oficio citado a la Comisión de Asuntos Jurídicos para su respectivo análisis y posterior dictamen.
3º—Acta 09-21 de la reunión celebrada el día 26 de agosto del 2021, donde se analizó el tema.
Recomendaciones
Se le recomienda al honorable Concejo Municipal en función de jerarca de control interno:
I.—Aprobar el Reglamento para el Funcionamiento de la Secretaría del Concejo Municipal de San Pablo de Heredia.
II.—Instruir a la Administración Municipal para que proceda a someter el presente reglamento a consulta pública no vinculante por un plazo de días hábiles en el Diario Oficial La Gaceta.
Este Concejo Municipal,
ACUERDA:
I.—Aprobar dicho dictamen, así como el Reglamento para el Funcionamiento de la Secretaría del Concejo Municipal de la Municipalidad de San Pablo de Heredia, que versa de la siguiente manera:
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE LA SECRETARÍA DEL CONCEJO MUNICIPAL
DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO
DE HEREDIA
CAPÍTULO I
Objetivo y ámbito de aplicación
Artículo 1º—Objetivo. El presente Reglamento tiene por objeto establecer las normas que regularán el funcionamiento de la Secretaría del Concejo Municipal de San Pablo.
Artículo 2º—Ámbito de aplicación. El ámbito de aplicación de este Reglamento será tanto para él o la secretaria del Concejo Municipal como para el personal de apoyo y su interrelación con el Concejo Municipal y con las demás instancias técnicas y administrativas de la Municipalidad de San Pablo de Heredia.
CAPÍTULO II
De la estructura orgánica y funcional
Artículo 3º—Ubicación estructural de la secretaria del Concejo Municipal. El secretario o secretaria es un funcionario que tiene sus competencias reguladas en el artículo 53 del Código Municipal siendo su superior jerárquico el Concejo Municipal.
Artículo 4º—Horario de trabajo. La secretaria o secretario del Concejo Municipal, tendrán el mismo horario de trabajo en cuanto a la entrada y salida de sus labores que el resto del personal municipal, salvo los días en que el Concejo Municipal sesione ordinaria o extraordinariamente, días en los cuales su jornada de trabajo continuará hasta que termine la sesión respectiva, la cual deberá ser remunerada como extraordinaria.
Artículo 5º—Funciones del secretario(a). Las funciones del secretario o secretaria municipal, serán las establecidas en el artículo 53 del Código Municipal y además tendrá las siguientes competencias:
a) Recibir y tramitar toda la correspondencia dirigida al Concejo Municipal.
b) Mantener la documentación del departamento debidamente archivada.
c) Atender al público con respeto y amabilidad, tratando de darle una atención pronta y cumplida a lo que se solicite.
d) Darle un adecuado y permanente seguimiento a todos los acuerdos emitidos por el Concejo Municipal y a las directrices y recomendaciones emanadas por la Auditoría Interna, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la República, Tribunal Supremo de Elecciones y Tribunales de Justicia, con especial observancia de las normas de Control Interno.
e) Custodiar los documentos, actas, expedientes y demás documentos relacionados con el accionar del Concejo Municipal y sus funciones.
f) Impresión de las actas en los libros legales.
g) Realizar trámite ante la Auditora Municipal de la apertura y cierre de los libros de actas y comisiones municipales.
h) Elaborar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias.
i) Entregar al Departamento de Recursos Humanos la lista de asistencia de los miembros del CM para pago de dietas.
j) Remitir las actas de sesiones y comisiones y acuerdos municipales para actualización de la página web.
k) Coordinar vía link las diferentes sesiones del CM (virtuales).
Artículo 6º—Funciones del asistente del Subproceso de Secretaría Municipal. Las funciones de la persona que se desempeñe en el cargo de asistente de la Secretaría del Concejo Municipal, son las siguientes:
a) Asistencia en labores diarias de este Subproceso, llámese atención telefónica, control de documentos, apoyo en notificación de acuerdos a lo interno.
b) Asistencia a sesiones de Comisiones Municipales tales como Comisión de Obras Públicas, Comisión de Hacienda y Presupuesto, Comisión de Asuntos Jurídicos, Comisión de Gobierno y Administración y Comisión de Asuntos Sociales, Comisión de Asuntos Ambientales, Comisión de Seguridad, Comisión de la Condición de la Mujer, Comisión de Accesibilidad, así como las diferentes comisiones especiales que conforma el Concejo Municipal.
c) Redacción de las actas de las reuniones de las diferentes comisiones.
d) Apoyo en asistencia cuando se requiere a sesiones ordinarias y extraordinarias.
e) Recibir y registrar correspondencia y otros documentos mediante la atención al público, la implantación de controles de recepción y trámite de documentos.
f) Brindar asistencia a las reuniones de la Junta Vial Cantonal, confeccionando de igual manera el acta respectiva.
g) Realizar mensualmente un informe de seguimiento a los diferentes acuerdos adoptados por el Concejo Municipal.
h) Realizar convocatorias a las diferentes reuniones de las comisiones.
i) Confección de los dictámenes de las comisiones municipales.
j) Brindar apoyo a las diferentes solicitudes de los miembros del Concejo Municipal.
k) Remisión de documentos al Departamento de Tecnologías de la Información para subir a la página web.
l) Confección de oficios de las diferentes comisiones municipales.
m) Impresión de actas legales de las comisiones municipales y Junta Vial.
n) Confección de los libros legales para su apertura y cierre por parte de la Auditora Interna.
o) Escaneo y remisión vía correo de toda la documentación para ser analizada en las diferentes Comisiones del Concejo Municipal.
p) Actualización de acuerdos municipales en carpeta compartida con los funcionarios municipales.
q) Ejecutar otras actividades propias del Subproceso de Secretaria y Alcaldía Municipal.
Artículo 7º—Derechos y obligaciones. La persona en el puesto de la Secretaría del Concejo Municipal, así como el resto del personal de apoyo de esa unidad de trabajo, tendrán todos los derechos que consagra el Régimen Municipal y por tanto deben entenderse amparados a las disposiciones que establece el Código Municipal y actuarán en todo, apegados al ordenamiento jurídico vigente y a las directrices, circulares, acuerdos y demás instrumentos que emita el Concejo Municipal, en materia administrativa y de control interno.
Artículo 8º—Vacaciones, permisos y ausencias. En cuanto a la persona en el puesto de la Secretaría del Concejo Municipal y para los efectos del disfrute de vacaciones, y licencias especiales, el Concejo Municipal tramitará la solicitud respectiva y mediante acuerdo firme con votación de la mayoría simple, aprobará o improbará tales extremos, debiéndose comunicar lo resuelto, a la Alcaldía Municipal y éste a la unidad de Recursos Humanos, para que tales decisiones consten en el expediente personal de dicho servidor o servidora. Cuando se trate de al menos dos días como máximo de vacaciones, se podrá tramitar dicha autorización con la Presidencia Municipal de previo.
Si se tratara de justificación de marcas por llegadas tardías o ausencias parciales o totales durante el día, el secretario o secretaria deberá acudir ante el Departamento de Recursos Humanos, para realizar la justificación respectiva según sea el caso.
Artículo 8 bis.—En caso de incapacidad, vacaciones, permiso sin goce de salario o emergencia de la persona que ocupa el puesto de la secretaría municipal, la Municipalidad deberá nombrar a la persona que de forma interina ocupará dicho cargo, para evitar la afectación y continuidad en la prestación del servicio público.
El puesto lo asumirá de forma interina la persona que ocupe el cargo de asistente de la secretaría del concejo municipal, siempre y cuando cumpla los requisitos mínimos de acuerdo al Manual Descriptivo de Puestos.
CAPÍTULO III
De las Comisiones Municipales
Artículo 9º—Coordinación de comisiones. La secretaría del Concejo Municipal al contar con una asistente que brinda soporte a las diferentes comisiones, ésta se encargará de coordinar las reuniones que se requieran con el regidor a cargo de cada una de ellas. En caso de que la asistente no pueda brindar apoyo a las comisiones, la secretaria o secretario del Concejo Municipal cubrirá dicha función.
Artículo 10.—De la cancelación de las reuniones de las comisiones. Si cuatro horas antes de llevarse a cabo la reunión de la comisión, no se cuenta con los informes necesarios para el desarrollo de la misma, así como el quórum requerido, se podrá requerir su cancelación.
Artículo 11.—De la confección de los dictámenes de las comisiones. Será responsabilidad del coordinador y el personal técnico que integren las diferentes comisiones, la redacción de la información que contendrá cada dictamen, para que así la asistente de la Secretaría proceda a incluir el mismo en la corriente del Concejo Municipal para el trámite que corresponda.
CAPÍTULO IV
Correspondencia
Artículo 12.—Del recibo de la correspondencia. Será responsabilidad de las funcionarias o funcionarios del Departamento de Secretaría, atender la documentación dirigida al Concejo Municipal que sea remitida vía correo, consignándole la razón de recibido, mediante un sello que contenga los espacios necesarios para anotar la información que se requiera. Una vez recibida toda la correspondencia al día que se señale, se remitirá vía correo electrónico al presidente...
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