Resolución
| Fecha de publicación | 24 Noviembre 2021 |
| Número de registro | IN2021603453 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
SCM-550-11-2021.—La Secretaría de, Concejo Municipal comunica que mediante el Acuerdo Municipal tomado bajo el artículo quinto inciso 1.-, b.- de la sesión ordinaria N° 65-2021, celebrada el día martes 02 de noviembre de 2021; En apego a las competencias y atribuciones que establecen los artículos 169 y 170 de la Constitución Política; artículos 4 inciso a): 13 inciso c, 43 del Código Municipal, el Concejo Municipal procedió a aprobar, adoptar para su aplicación, publicación y entrada en vigencia el Reglamento Interno para uso de Tarjetas y Marchamo Electrónico de Radiofrecuencia para la Adquisición de Combustible y otros Derivados. Cuyo texto se transcribe:
REGLAMENTO INTERNO PARA USO DE TARJETAS
Y MARCHAMO ELECTRONICO DE RADIOFRECUENCIA
PARA LA ADQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE
Y OTROS DERIVADOS
CAPÍTULO PRIMERO
Disposiciones generales
Artículo 1º—Definiciones: cuando en este reglamento se empleen los términos y definiciones, debe dárseles las aceptaciones que se señalan, para la correcta interpretación de este reglamento definiéndose los siguientes términos:
a) Administrador del Sistema: funcionario con autoridad para activar y desactivar a los usuarios que por alguna razón tengan que incluirse o excluirse del uso de la tarjeta de pago.
b) Caso fortuito: se entiende por caso fortuito a aquella acción del ser humano que no puede preverse, ni puede resistirse.
c) Estación de servicio: establecimiento que se ubican el territorio nacional cuya actividad principal es la venta al consumidor final de los productos derivados del petróleo.
d) Factura: cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos, junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla.
e) Municipalidad: la Municipalidad de Santo Domingo en su condición de empleador de los servicios de los trabajadores.
f) Marchamo electrónico de Radio Frecuencia: se refiere a la calcomanía ligada a un vehículo.
g) Parámetros: se refiere al horario de uso, monto máximo de consumo y cantidad máxima de transacciones diarias que se asigna a cada uno de sus usuarios.
h) Reglamento: el presente Reglamento que se refiere al uso de tarjeta y/o marchamo de radio frecuencia, para compra de combustible para la flotilla vehicular Municipal.
i) Tarjeta de compra: es el instrumento plástico dispensado por el ente bancario de uso exclusivo en la adquisición de combustible para la flotilla vehicular, equipos y maquinaria.
j) Trabajador (a): funcionario (a) o Servidor (a) Municipal: Toda persona física que a cambio de una remuneración y en virtud de un acto válido y eficaz de nombramiento, presta sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en forma personal y subordinada a la Municipalidad, transitoria o permanente, como consecuencia de un contrato de trabajo escrito individual o colectivo.
k) Usuario (a): se entenderá como el trabajador municipal, poseedor de la tarjeta de compra de combustible, que hace uso de la misma o que utiliza un vehículo con un marchamo electrónico de radiofrecuencia instalado.
Artículo 2º—Este Reglamento regula lo relativo al uso y manejo de la Tarjeta y marchamo electrónico de radiofrecuencia para la Compra de combustible (gasolina, diésel y otros combustibles alternativos) para el uso de la flotilla vehicular municipal, equipos y maquinaria otorgando una tarjeta de compra a los funcionarios de la Municipalidad a los cuales se les denominará en adelante “Usuarios”. Estos usuarios serán establecidos por las Jefaturas de las siguientes áreas de trabajo: Dirección Financiera, Dirección Ejecutiva y Administrativa, Acueducto, Aseo de Vías, Recolección de Basura, Calles y Caminos, Gestión Ambiental, Cementerio, Parques y Obras de Ornato, Educativos Culturales y Deportivos, Seguridad y Vigilancia, Dirección Técnica y Estudios, y la Unidad Técnica de Gestión Vial, o cualesquiera otra dependencias que hagan uso de combustibles.
Artículo 3º—La utilización y el buen uso de la tarjeta como medio de pago y del marchamo electrónico de radiofrecuencia, será responsabilidad de cada usuario y de la jefatura correspondiente, toda vez que no se ejerza una adecuada supervisión en el uso y aplicación de este mecanismo de pago.
CAPÍTULO SEGUNDO
Del uso de la tarjeta y marchamo electrónico
de radio frecuencia
Artículo 4º—La tarjeta de compra y el marchamo electrónico de Radio Frecuencia, serán emitidos por el banco a nombre de la Municipalidad, cuya asignación específica será un área o departamento (centro de costo) para el suministro de combustible de un equipo, maquinaria o la placa del vehículo municipal, aportando los requisitos establecidos por la entidad bancaria.
Artículo 5º—Abastecimiento de combustible estación de servicio: al pagar la cuenta de combustible con la tarjeta electrónica en estaciones de servicio, se solicitará la factura y el comprobante de pago (voucher), así como que se le anote en la factura el número autorización del voucher.
Artículo 6º—EI costo de la tarjeta o membresía lo asumirá la Municipalidad, así como en los casos de renovación o deterioro de la misma. Salvo en caso de que ésta sea extraviada por el funcionario, es responsabilidad de éste asumir el costo y darle el uso adecuado de la tarjeta. Lo anterior a excepción de que el Banco emisor cubra los costos antes referidos.
Artículo 7º—Será obligación de cada usuario, portar la tarjeta de pagos, durante toda la jornada ordinaria y extraordinaria, así como hacer buen uso de dicho instrumento.
Artículo 8º—La tarjeta de pago tendrá las siguientes características: intransferible, es de uso exclusiva de la Municipalidad .No podrá darse a otra persona para ser usada en nombre del usuario; no podrá utilizarse como medio de garantía u otra condición que permita ventajas de crédito.
Artículo 9º—La tarjeta será exclusiva para la compra de combustibles a nombre de la Municipalidad (gasolina, diésel y otros combustibles alternativos) para uso de los equipos, maquinaria o vehículos de un área o departamento asignado, En caso de que un vehículo, equipo o maquinaria sea prestado de manera temporal a otra área o departamento (centro de costo), el área que tiene a cargo el vehículo, equipo o maquinaria en ese momento deberá encargarse del suministro del combustible con la respectiva tarjeta asignada a su área.
Artículo 10.—En el caso de que por algún motivo calificado la Municipalidad necesite rentar vehículos o han sido suministrados vehículos a la Administración en calidad de préstamo y requieran la utilización de combustible, deberá mediar una autorización previa de la Alcaldía y por escrito al señor Alcalde, autorizando el uso de combustible, el fin público de la utilización del vehículo u equipo y tiempo y abajo que condición se mantendrá.
Artículo 11.—Es responsabilidad del usuario al hacer uso de la tarjeta, entregar, recibir y custodiar la factura por la adquisición de combustibles, con el respectivo voucher (comprobante de recibo por uso de la tarjeta).
Artículo 12.—EI usuario tendrá la responsabilidad de verificar que la factura presente las siguientes características:
Cliente: Municipalidad de Santo Domingo
a) Fecha de compra del combustible.
b) Monto en colones de la compra sin contemplar ningún cargo por impuesto.
c) Tipo de combustible adquirido.
d) Monto en litros comprados.
e) Kilometraje/Horímetro del vehículo o equipo.
f) Número de placa del vehículo o equipo según sea el caso.
g) Debe indicar el nombre, cédula de identidad y firma del usuario.
El usuario deberá verificar que el voucher generado se haya deducido el 2% del impuesto sobre la renta.
Presentación de facturas: el usuario, deberá entregar las facturas por compra de combustibles con un tiempo de dos días hábiles después de haber realizado la compra, excepto en aquellos casos en donde el usuario se encuentre de gira, en cuyo caso dispondrá de dos días hábiles una vez finalizada dicha actividad, para la entrega de dichas facturas. En caso fortuito o fuerza mayor en que el usuario no pudiera entregar la factura en este plazo podrá realizarlo con posterioridad siempre y cuando se justifique el retraso en forma debidamente documentada por su jefatura.
Reversión de transacciones: en caso de que se presente transacciones duplicadas o movimientos no autorizados en el estado de cuenta de la tarjeta. El encargado de tesorería, debe verificar, en la plataforma tecnológica, la situación detectada. Posteriormente, debe solicitar al Banco, el estudio que corresponde: dar seguimiento a la ejecución del mismo y una vez que se cuente con el resultado, informarlo, vía correo electrónico u oficio a la usuaria y Jefatura a fin de que se solicite un informe a los involucrados y se proceda con la investigación correspondiente.
Facturas pendientes de entregar: todos los usuarios son responsables de presentar a la Proveeduría o departamento que de designe por parte de la alcaldía o bien conforme al perfil funcional que por organigrama se establezca, las facturas de forma oportuna en los plazos establecidos, y con la información completa. En caso de que el usuario responsable de la tarjeta incumpla con esta obligación, la Jefatura otorgara un plazo de tres días naturales para su presentación, una vez transcurrido el mismo sin que se haya presentado el documento original, se procederá a realizar la apertura de una cuenta por cobrar por el monto pendiente de la factura sin presentar.
Artículo 13.—Para efecto de respaldo de las transacciones por concepto de combustible, la Proveeduría o departamento que de designe por parte de la alcaldía o bien conforme al perfil funcional que por organigrama se establezca, deberá remitir un informe del gasto, así como todas las facturas Boucher de compras de combustible en originales al departamento de Tesorería para correspondiente resguardo de la documentación.
CAPÍTULO TERCERO
De la reposición o reemplazo
de las tarjetas
Artículo 14.—La reposición o reemplazo de Tarjetas se hará en los siguientes casos:
Deterioro de la tarjeta: para solicitar el reemplazo de la...
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