Resolución
| Fecha de publicación | 24 Noviembre 2021 |
| Número de registro | IN2021603454 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
SCM-549-11-2021.—La Secretaría de, Concejo Municipal comunica que mediante el Acuerdo Municipal tomado bajo el Artículo Quinto inciso 1.-, a.- de la sesión ordinaria N° 65-2021, celebrada el día martes 02 de noviembre de 2021; En apego a las competencias y atribuciones que establecen los artículos 169 y 170 de la Constitución Política; artículos 4 inciso a), 13 inciso c, 43 del Código Municipal, el Concejo Municipal, procedió a aprobar, adoptar para su aplicación, publicación y entrada en vigencia el Reglamento de la Bodega Municipal, cuyo texto se transcribe.
REGLAMENTO DE LA BODEGA MUNICIPAL
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
En el ejercicio de las facultades que confiere la Ley General de Administración Pública, N° 6227, Ley de Contratación Administrativa, N° 7494 y su Reglamento, Ley de Control Interno N° 8292, y Leyes Conexas.
Artículo 1º—Ámbito de aplicación: El presente reglamento regula el funcionamiento y control de las bodegas de la Municipalidad de Santo Domingo, independientemente donde se ubiquen y sus normas serán de cumplimiento obligatorio.
Artículo 2º—Definiciones. Para efectos del presente reglamento los siguientes términos se definen así:
a. Bodega Municipal: Inmueble o espacio físico destinado para el almacenamiento de los diversos bienes, materiales e insumos pertenecientes a la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia.
b. Área: Sección dentro de la bodega destinada a almacenar bienes, materiales e insumos del mismo tipo o clase.
c. Bienes: Son todos los bienes, materiales e insumos que forman parte del patrimonio de la municipalidad y registrados en el inventario municipal.
d. Bienes no patrimoniales: Son los materiales y suministros que posee la Municipalidad de Santo Domingo para ser utilizados en labores de oficina, aseo, limpieza; así como para la ejecución de las obras y demás actividades que le corresponde desarrollar en el ejercicio de sus competencias
e. Bienes patrimoniales: Los activos que adquiere la Municipalidad de Santo Domingo, ya sea por compra, donación, aporte en convenios de cooperación o por cuenta de terceros, catalogados como bienes duraderos, que se deben registrar, rotular y valorar de acuerdo con el precio que corresponda según las disposiciones técnicas y que conformen el patrimonio de la institución
f. Catálogo de materiales y repuestos: Instrumento que normaliza la codificación y control de los bienes utilizados por la Municipalidad de Santo Domingo ofrece una descripción de los atributos de cada artículo y permite la individualización de estos.
g. Centro de costos: Es un fraccionamiento que genera costos para la institución, pero solo indirectamente le añade beneficio o utilidad y permite tener un mejor control presupuestario al poder medir a cada dependencia, para poder obtener un estado de resultados por cada centro.
h. Localización: Determinación del lugar en el cual se halla una persona o una cosa. I.
i. Formulario de Requisición de materiales en existencia: Documento mediante el cual se solicita la salida de los materiales almacenados en la bodega municipal.
j. Unidad Usuaria: Unidad administrativa incorporada en la estructura organizativa de la Municipalidad de Santo Domingo, con competencia determinada en el área del conocimiento técnico y ejecutor de un programa.
Artículo 3°—De la bodega Municipal. Estará bajo la administración y responsabilidad del encargado de la bodega municipal, adscritas a la Proveeduría Municipal
Es el sitio donde se realiza la recepción de los bienes que adquiera la Municipalidad, como producto de los procesos de Contratación Administrativa, ya sean compras de contado, transferidos o donados por cuenta de terceros a la institución.
En la bodega municipal se efectuará la custodia de los bienes en condiciones apropiadas de seguridad e higiene y se efectuará el despacho de estos en virtud de su entrega a otros centros de costos, todo en estricto cumplimiento de las disposiciones de este reglamento y las que al efecto oficialice la institución.
CAPÍTULO ll
De las responsabilidades de las
dependencias involucradas
Artículo 4º—Responsabilidad del encargado de la bodega municipal: Recibir y verificar que los proveedores entreguen en la bodega Municipal, los bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, y que cumplan con las respectivas condiciones de calidad, cantidad y especificaciones técnicas acordadas Para dichos efectos requerirá asesoría y criterio técnico del usuario final o de las dependencia o unidad usuaria solicitante.
a. Revisar y registrar adecuadamente el ingreso de los bienes, materiales o suministros en el sistema de registro.
b. Almacenar y custodiar, en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiadas bajo un adecuado control de los bienes adquiridos.
c. Realizar una adecuada rotación de los bienes según sus características, informando de ello periódicamente a jefe inmediato.
d. Acatar lineamientos en materia de custodia, registro y control de los bienes de conformidad con las políticas, directrices, normas y procedimientos emanados por los superiores jerárquicos.
e. Verificar que quienes retiren materiales del almacén sean los funcionarios asignados por los directores de áreas y que estarán autorizados para solicitar y retirar bienes de las bodegas municipales. En caso de detectar atrasos en tal designación, deberá efectuar el requerimiento al respectivo director de área.
f. Efectuar los inventarios físicos selectivos o generales en la bodega municipal y emitir el informe respectivo al jefe inmediato.
g. Efectuar los inventarios físicos generales y emitir el informe respectivo, el cual se remitirá a la jefatura inmediata y al departamento de contabilidad, para el trámite contable de los ajustes respectivos.
h. Realizar los ajustes que correspondan, conforme a los procedimientos establecidos en el presente reglamento y a la indicación de la contabilidad municipal, cuando sea necesario como resultado de los cierres diarios o mensuales, o bien como resultado de los inventarios selectivos o generales que se realicen en la bodega municipal.
i. Deberá informar los saldos y estadísticas de lo utilizado en el año en la bodega municipal al 31 de diciembre de cada año a cada centro de costo, para programación de las compras de bienes y suministros para el proceso de planificación y elaboración del presupuesto anual y su respectivo plan anual de compras.
j. Revisar los saldos de inventario de previo a tramitar las solicitudes de pedidos, con el fin de detectar existencias insuficientes, advertir a las unidades usuarias o ejecutores de los programas presupuestarios.
k. Asumir la responsabilidad de cualquier anomalía que se origine por daño, abuso o empleo ilegal de los bienes, imputable al título de dolo, culpa o negligencia en el desempeño de su cargo, conforme a lo regulado en la normativa vigente que rige la materia y previo cumplimiento del debido proceso.
l. Mantener permanentemente actualizados los registros de existencias.
m. Informar periódicamente a la Jefatura inmediata sobre las labores realizadas en la bodega municipal.
n. Trasladar al departamento de la Proveeduría Institucional mínimo dos veces por semana, para su trámite correspondiente, los documentos que a través de los cuales se efectúan las entradas, salidas, entrega en especies, ajustes y cualquier otro movimiento que se realice el almacén y/o bodegas municipales.
o. Remitir las respectivas denuncias por robo de bienes o en caso de que existan daños en la infraestructura del almacén y/o bodegas municipales al Organismo de Investigación Judicial (O.I.J), previo comunicado al Jefe Inmediato, al coordinador de Seguridad.
p. Las demás funciones que le asignen sus superiores jerárquicos o el ordenamiento jurídico.
Todos los funcionarios que en algún momento suplan al encargado de bodega ya sea por incapacidad, vacaciones u otros asumirán las funciones con sus deberes y obligaciones del encargado de las bodegas municipales.
Artículo 5º—Funciones y responsabilidades de las Unidades Usuarias. Para los efectos del presente reglamento, corresponderá a los directores de las unidades usuarias y a sus colaboradores como ejecutores de los programas presupuestarios las siguientes responsabilidades:
a. Designar a los funcionarios autorizados para solicitar y para retirar los bienes de la bodega municipal, así como emitir el visto bueno autorizando las transacciones.
b. Efectuar de forma oportuna las acciones que les corresponden en la gestión de recepción definitiva de bienes y en el trámite de pago.
c. Solicitar por medio escrito al departamento de Proveeduría Institucional, el inventario de los artículos en custodia que se encuentran en la bodega municipal.
d Tomar en consideración el registro de saldos según el inventario de bienes, para la definición del Plan de Compras Anual y cumplir con la obligación de no adquirir bienes, respecto a los cuales se tengan existencias suficientes para respaldar las necesidades institucionales. Lo anterior con el fin de aprovechar al máximo todas las existencias, evitar el deterioro y el vencimiento de bienes, por ende, los gastos innecesarios.
e. Realizar adecuadamente la gestión de retiro de bienes en la bodega municipal, con la respectiva formula de Requisición de Materiales en existencia.
f. Hacer uso adecuado de aquellos bienes a efecto de evitar su deterioro, daño y/o obsolescencia durante su custodia.
g. Efectuar la Declaratoria de bien en desuso (obsoleto) o mal estado para posteriormente hacer la salida de materiales de inventario por dicho concepto.
Artículo 6º—Bienes Patrimoniales. Todos los bienes patrimoniales (activos) que ingresen a las bodegas municipales, los cuales se hayan adquirido por medio de compra, donación o transferencia se le asignarán su respectivo número de identificación (placa).
El encargado de la bodega deberá:
a. Identificar los bienes que se indican en el párrafo anterior realizando el debido plaqueo registrándolo en el sistema de control de activos, actuando conforme a los line...
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