COLEGIO FEDERADO DE INGENIEROS Y DE ARQUITECTOS DE COSTA RICA
| Fecha de publicación | 03 Junio 2022 |
| Número de registro | IN2022649356 |
| Emisor | AVISOS |
COLEGIO FEDERADO DE INGENIEROS
Y DE ARQUITECTOS DE COSTA RICA
“La Junta Directiva General del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, en uso de las atribuciones establecidas en el artículo 28, inciso n) de su Ley Orgánica N° 3663 de 10 de enero de 1966 y sus reformas, mediante acuerdo N°05 de la sesión 1921/22-G.E. del 26 de abril de 2022 acordó reformar el Reglamento Especial de Viajes al Exterior. Por tanto; Reglamento Especial de Viajes al Exterior.
CAPÍTULO I
Generalidades
Artículo 1º—El presente Reglamento tiene por objeto regular los requisitos y el procedimiento para la autorización de viajes al exterior, así como su erogación. Será de aplicación obligatoria para todos los miembros y funcionarios del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica (CFIA), que con ocasión de sus funciones asistan en misión oficial o participen en representación del CFIA, fuera de Costa Rica.
Artículo 2º—Para los efectos de este reglamento, se entenderá como viaje al exterior, el desplazamiento de un miembro(s) o funcionario(s) del CFIA, quien, con ocasión de sus funciones con el CFIA, deba viajar por vía terrestre, aérea o marítima fuera de la República de Costa Rica
Artículo 3º—Se considerará como misión oficial al exterior, a toda aquella delegación individual o grupal que asista a actos, actividades o reuniones a los que se convoque, invite o que el CFIA considere pertinente participar y que estén acordes con los fines y objetivos del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica.
CAPÍTULO II
Sobre la Autorización
Artículo 4º—Todo viaje al exterior de los miembros o funcionarios del CFIA, deberá estar justificado en cumplimiento con los fines primordiales del CFIA, en necesidades de representación de éste, o en el ejercicio de las funciones propias del cargo del miembro o funcionario correspondiente.
Toda misión oficial al exterior deberá contar con un acuerdo de aprobación del órgano competente, según se establece en los artículos 5) y 8) del presente Reglamento.
Artículo 5º—Serán competentes para dictar el acuerdo de autorización a la misión oficial al exterior, las siguientes autoridades:
a) Le corresponderá a la Junta Directiva General la autorización de las misiones al exterior para sus propios integrantes, así como para el Director Ejecutivo del CFIA, Asesor Legal, Auditor, miembros y funcionarios del CFIA, en todas aquellas actividades cuya invitación o participación sea efectuada en representación del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica.
b) Le corresponderá a la Junta Directiva del Colegio Miembro la autorización de las misiones al exterior para sus propios integrantes, así como para el Director Ejecutivo o coordinador del Colegio Miembro, miembros y funcionarios del CFIA, en todas aquellas actividades cuya invitación o participación sea efectuada en representación del Colegio Miembro del CFIA.
Para efectos administrativos, la Oficina de Asuntos Internacionales será la encargada de colaborar en los trámites que al efecto en este Reglamento se dispongan, cuya autorización le corresponda a la Junta Directiva General. En el caso de las misiones cuya autorización le corresponda a la Junta Directiva de un Colegio Miembro esta labor le corresponderá a su Director Ejecutivo o Coordinador.
Artículo 6º—Para efecto de autorización de misiones al exterior se considerará el siguiente orden de prioridades:
1. Misiones para satisfacer convocatorias a reuniones y sesiones de Directorios, así como a Congresos de Organismos a los cuales pertenece el Colegio Federado.
2. Misiones para satisfacer convocatorias a sesiones o Congresos de Organismos Centroamericanos, Latinoamericanos o de tipo Mundial sobre las disciplinas correspondientes a los colegios miembros, convocados por organismos reconocidos por el Colegio Federado y/o Colegios Miembros.
3. Participación en seminarios internacionales de interés general en beneficio del país, en relación con el área de la ingeniería y la arquitectura, y de los miembros del Colegio Federado. Estos seminarios podrán ser temáticos, técnicos, de gobernanza u otros.
Artículo 7º—Para obtener la autorización de las misiones contempladas en el presente reglamento, el funcionario o miembro colegiado deberá presentarse una solicitud por escrito ante la Oficina de Asuntos Internacionales del CFIA, la Dirección Ejecutiva o Coordinador de los Colegios Miembros, según corresponda, con al menos seis semanas de anticipación a la fecha de inicio de la actividad; salvo casos especiales debidamente justificados, que a criterio de la Junta Directiva correspondiente lo ameriten. La solicitud que se presente deberá contener al menos la siguiente información:
a) Organismo que convoca.
b) Nombre de la actividad o reunión
c) Objetivos de la actividad.
d) País donde se desarrollará la actividad
e) Periodo en que se desarrollará la actividad.
f) Periodo del viaje, incluyendo los casos en los cuales el miembro o funcionario no regresa inmediatamente después de la finalización de la actividad. Lo anterior, para efectos de conocer el inicio del cómputo del plazo para la presentación del informe y la liquidación.
g) Nombre de los miembros o funcionarios que solicitan la autorización para participar, puesto que desempeñan y las razones por las cuales se proponen. Debe valorarse que los miembros o funcionarios propuestos, cuenten con la competencia de reproducir el conocimiento adquirido dentro de la organización, una vez concluida la misión en los casos que corresponda.
h) Costo del registro a la actividad.
i) Justificación de la asistencia a la misión, en la cual deberá establecerse el aporte que tendrá para la organización y los procesos y/o proyectos, en los cuales impactará la información o conocimiento que se adquiera.
j) Monto desglosado de las sumas por costos de participación (tiquete aéreo, seguro de viaje, viáticos y la inscripción). Cuando el ente auspiciador del evento financie parcial o totalmente los gastos, deberá adjuntarse a la solicitud los documentos en que conste la ayuda económica, sin perjuicio de las verificaciones que el CFIA de oficio pueda realizar.
k) Adjuntar una nota de la Dirección Ejecutiva del CFIA o de la Dirección Ejecutiva o Coordinador del colegio miembro correspondiente, donde se indique la partida presupuestaria y centro de costo con la cual se cubrirían los costos relacionados a la misión. La solicitud deberá de hacerse acompañar de la documentación pertinente, que respalde la información brindada en la solicitud.
Artículo 8º—Una vez verificada la información, la Oficina de Asuntos Internacionales o la Dirección Ejecutiva o la Coordinación del Colegio Miembro respectivamente, remitirá un informe a la Junta Directiva General o a la Junta Directiva del Colegio Miembro, según corresponda, con las recomendaciones u observaciones necesarias para su valoración. En caso de aprobarse la solicitud, la Junta Directiva correspondiente, dictará un acuerdo de autorización, el cual contendrá como mínimo:
a) Nombre del miembro o funcionario autorizado.
b) Dependencia a la que pertenece.
c) Cargo que desempeña.
d) Nombre de la actividad o reunión a la que asistirá.
e) Justificación de la aprobación de la misión.
f) País por visitar.
g) Período de la actividad
h) Periodo del viaje.
i) Gastos autorizados.
j) Partida presupuestaria y centro de costo la cual se cubrirá los gastos.
Artículo 9º—Posteriormente a la autorización de la misión al exterior, el o los miembros o funcionarios que van a realizar misión al exterior, deberán solicitar por medio de la Oficina de Asuntos Internacionales del CFIA o la Dirección Ejecutiva o la Coordinación del Colegio Miembro según corresponda, el adelanto correspondiente a dicho viaje.
Previo a recibir el pago, deberá el miembro o funcionario firmar un documento con carácter de título ejecutivo, con el fin de garantizar la devolución del dinero, en los casos en que corresponda. Para misiones financiadas por el CFIA dicha responsabilidad será de la Oficina de Asuntos Internacionales. Para misiones financiadas por los Colegios Miembros, dicha responsabilidad será del Director Ejecutivo o Coordinador de cada colegio. En las misiones realizadas por los Colegios Miembros, se deberá remitir una copia digital del documento correspondiente a la Oficina de Asuntos Internacionales.
El pago de dicho reconocimiento se realizará a través de los procedimientos de pago establecidos por el CFIA y deberán ser cubiertos con la partida presupuestaria indicada en el acuerdo de aprobación.
CAPÍTULO III
De los gastos a reconocer
Artículo 10.—Los gastos y viáticos que el Colegio Federado y los Colegios Miembros podrán reconocer son los siguientes:
1. Pasajes terrestres, marítimos o aéreos para el traslado al país o países en que se desarrollará la actividad y su regreso a Costa Rica.
2. Inscripción al evento.
3. Impuestos de salida nacional y de los países visitados.
4. Pago de visas.
5. Póliza de viaje.
6. Traslado de la residencia al aeropuerto; traslado del aeropuerto a la residencia; traslado del aeropuerto del país del destino al hotel del país de destino; traslado del lugar del país de destino al aeropuerto del país de destino. Para lo anterior, deberán emplearse los medios que resulten más económicos y eficientes, en atención a las circunstancias propias de cada caso.
8. Pago de una (1) maleta de viaje cuando este no esté incluido en el costo del tiquete.
9. Viáticos por concepto de hospedaje y alimentación.
10. Gastos por concepto de lavado y planchado.
11. Gastos conexos, entiéndase cualquier otro gasto que esté debidamente sustentado y que se dé por situaciones no previstas.
Artículo 11.—La suma diaria por concepto de viáticos en el exterior para sufragar gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores por lavado y planchado de ropa y traslados dentro de la ciudad, se regirá por las tarifas que a la fecha establezca la Contraloría General de la República, en concordancia con la tabla d...
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