Resolución. MUNICIPALIDAD DE UPALA
| Fecha de publicación | 14 Julio 2022 |
| Número de registro | IN2022660770 |
| Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE UPALA
CONCEJO MUNICIPAL
Le transcribo el artículo 05), que corresponde al capítulo III, según Acta N° 162 – 2022, de sesión ordinaria celebrada por el Concejo Municipal el día martes doce de abril de dos mil veintidós, el cual contiene lo siguiente:
ACUE N° 001509
El Concejo Municipal con los votos positivos de seis de los regidores (as) propietarios (as): Adilia Reyes Calero, Hazel Solís R, Juan C. Camacho E, Miguel A. Álvarez B, Félix P. Martínez U, Alfredo Ruiz Jiménez y un voto en contra del regidor Óscar Ulate Morales, acuerda en definitiva y en firme aprobar el “Reglamento de Caja Chica Oficial”.
MUNICIPALIDAD DE UPALA
REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO
DE CAJA CHICA
Considerandos
1º—Que las Municipalidades de conformidad con el artículo 170 Constitucional, poseen autonomía, y una de sus manifestaciones es la potestad reglamentaria, lo que permite regular entre otras materias, la organización interna, y su debido funcionamiento administrativo.
2º—Que la potestad reglamentaria municipal, la ejerce el Concejo Municipal, al tenor de lo dispuesto en el artículo 13 inciso e) del Código Municipal, Ley N° 7794 del 30 de abril de 1998 y sus reformas, La Gaceta N° 94 del 18 de mayo de 1998 y sus reformas al señalar: “…Artículo 13. Son atribuciones del Concejo: (…) c) Dictar los reglamentos de la Corporación, conforme a esta ley…”.
3º—Que el artículo 2, inciso e) de la Ley de Contratación Administrativa, Ley N° 7494, 30 de abril de 1998 y sus reformas, La Gaceta 94 del 18 de mayo de 1998 dispone en lo que interesa: “Artículo 2- Excepciones/ Se excluyen de los procedimientos de concursos establecidos en esta ley las siguientes actividades: (…) e) Las compras realizadas con fondos de caja chica, según se dispondrá reglamentariamente…” y/o en su defecto el artículo 3 de la nueva Ley de Contratación Pública, Ley Nº 9986, que empezará a regir a partir de diciembre 2022, propiamente en cuanto al inciso g) dicta: “Las compras realizadas con fondos de caja chica que sean indispensables e impostergables, siempre y cuando no excedan el diez por ciento (10%) del monto fijado para la licitación reducida, conforme lo disponga el reglamento de esta ley”, siendo que la entrada en vigencia será en diciembre 2022.
4º—Que el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, N° 33411-H del 27 de setiembre del 2009, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 210 del 02 de noviembre de 2006 y sus reformas, en el numeral 142 dispone en lo conducente:
“…Artículo 141.—Contrataciones con Fondos Caja Chica. Las compras para gastos menores e indispensables, cuya ejecución es de carácter excepcional que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica, se regirán por las disposiciones reglamentarias que al efecto se emitan, las cuales fijaron los supuestos para su utilización, montos máximos, mecanismos de control y funcionarios responsables de su manejo.”.
De igual forma, en cuanto a la entrada en vigencia de la nueva Ley de Contratación Pública, su respectivo Reglamento será el que marque las normas y/o reformas a seguir.
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Definiciones: para los efectos de este reglamento se entenderá por:
Caja Chica: Fondo autorizado por el Alcalde Municipal, para la adquisición de bienes y/o servicios que son de uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las gestionan y cuya necesidad sea urgente o imprevisto. Se excluyen aquellos casos que se soliciten bajo la necesidad de urgencia, pero sean solicitados de forma frecuente y se mantengan en el tiempo.
Caso Fortuito: Aquella acción del ser humano que no puede preverse, ni puede resistirse.
Fuerza Mayor: Es aquel evento de la naturaleza, que pudiendo preverse no puede resistirse.
Vale o Adelanto de Caja Chica: Comprobante que autoriza la entrega del dinero, en efectivo u otro medio, a un funcionario municipal autorizado para tal efecto, según lo dispuesto en este Reglamento.
Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentan los bienes y/o servicios adquiridos.
Compra Menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los vales de caja chica y cuya necesidad sea urgente o un imprevisto.
Dependencia usuaria del servicio: Se denominan como tal las Direcciones, Procesos y Subprocesos.
Persona responsable de la Caja Chica: El o la Tesorera Municipal, es quien tendrá a cargo la caja chica.
Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por caja chica.
Viáticos y Transporte: Son los gastos de viaje y transporte en el interior del país que se pagarán mediante este fondo, siempre y cuando no supere el máximo establecido para el vale. Este concepto se regirá conforme se establece en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para el sector público y sus modificaciones.
Municipalidad: Nombre abreviado que se utilizará en este reglamento para referirse a la Municipalidad de Upala.
Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero al fondo, por los gastos efectuados, que realiza la Tesorería Municipal.
Activo Fijo: Un elemento es reconocido como activo si es probable que la entidad reciba beneficios económicos o potenciales servicios asociados al bien y si el valor razonable o el costo del bien puede ser medido de forma fable. El monto mínimo que reconoce la Municipalidad de Upala para capitalizar un activo fijo es de un 25% de un salario base.
CAPÍTULO II
Del funcionamiento
Artículo 2º—Objeto: este reglamento tiene por objeto regular la organización y funcionamiento del fondo de caja chica que la Municipalidad de Upala tiene establecido.
Artículo 3º—Establecimiento de la Caja Chica: se establece un fondo de caja chica cuyo monto podrá aumentarse o disminuirse, previo estudio enviado por la Tesorería Municipal con el visto bueno de la Coordinación Financiera o la jefatura correspondiente, el cual será aprobado por el Alcalde Municipal. Tomando en consideración lo normado en el artículo 2 de la actual Ley de Contratación Administrativa y en su momento, en cuanto empiece a regir la nueva Ley de Contratación Pública, en específico en el Artículo 3, inciso “g) Las compras realizadas con fondos de caja chica que sean indispensables e impostergables, siempre y cuando no excedan el diez por ciento (10%) del monto fijado para la licitación reducida, conforme lo disponga el reglamento de esta ley”.
Artículo 4º—Conformación de la Caja Chica: se autoriza de acuerdo al artículo 118 del Código Municipal un fondo de caja chica de la Municipalidad de Upala, cuyo monto será de dos millones de colones exactos. Dicho monto podrá aumentarse o disminuirse a solicitud de la persona encargada del fondo fijo, quien además deberá actualizar los montos contemplados en este Reglamento. El dinero de la caja chica estará conformado de la siguiente manera: dinero en efectivo, saldos en cuentas o tarjetas para uso de la caja chica, facturas de vales liquidados, vales pendientes de liquidación y vales en trámite de reintegro. Bajo ningún supuesto, se podrán sustituir estos vales por otros de naturaleza distinto al de caja chica.
Artículo 5º—Custodia: la custodia del fondo de caja chica estará a cargo de la persona responsable de la Tesorería Municipal, quien deberá actuar de conformidad con lo que disponga este Reglamento, el Código Municipal, la Ley de Administración Financiera, y demás normativa vigente y aplicable en la materia.
Artículo 6º—Uso de la Caja Chica: la compra de bienes y/o servicios podrá tramitarse por medio del fondo de caja chica, siempre y cuando se den las siguientes condiciones:
6.1. Cuando la compra a realizarse cumpla con los criterios de urgencia o imprevisto.
6.2. Para adquirir bienes y/o servicios que por su cuantía no amerite la elaboración de procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, y que su costo total no exceda el monto máximo establecido por vale de caja chica, o en su defecto lo que dicte las normas de la nueva Ley de Contratación Pública y su respectivo reglamento, una vez empiecen a regir. Si no se cuenta con personal municipal que, según sus funciones, esté en la posibilidad de prestar el servicio requerido.
6.3. Gastos de la partida de servicios no personales, o de la partida de materiales y suministros, siempre que exista contenido presupuestario con cargo a estas partidas y que no existan en el inventario de la Municipalidad.
6.4. Gastos por...
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