Resolución
| Fecha de publicación | 27 Julio 2022 |
| Número de registro | IN2022664136 |
| Emisor | Y CENSOS |
En el uso de las facultades que le confiere el Literal k del artículo 42 de la Ley 9694 del Sistema de Estadística Nacional y sus reformas, publicada el 13 de junio del 2019, en el Alcance 133 del Diario Oficial La Gaceta.
Considerando que:
I.—El Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC), como institución autónoma, por su deber de brindar protección y control a sus bienes y recursos públicos tiene la obligación de contar con una normativa interna que disponga de los mecanismos necesarios para asegurar un adecuado y eficiente registro de los activos institucionales.
II.—La Norma 17: Propiedad, Planta y Equipo de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), establece que las entidades deben disponer de procedimientos para control, políticas y registro contable de activos institucionales.
III.—El Reglamento para el Control de Activos vigente, el cual fue aprobado por el Consejo Directivo del INEC mediante acuerdo 9 de la sesión ordinaria 848-2017, celebrada el 18 de abril de 2017, no responde a las necesidades inmediatas que surgen con motivo de la implementación del módulo de activos del Sistema Administrativo Financiero (SIAF).
IV.—Para cumplir con la Norma 17 y los requerimientos del módulo del SIAF se requiere la aprobación del nuevo Reglamento para el Control de Activos del INEC, con el fin de darle el uso adecuado a los fondos públicos. Por tanto,
ACUERDA EMITIR
el siguiente
REGLAMENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS
DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
Y CENSOS
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Definiciones. - Para efectos del presente Reglamento se entenderá lo siguiente:
a) Activos. Son bienes tangibles o intangibles propiedad del INEC para uso en la producción o suministro de bienes y servicios. Se espera que esos bienes sean utilizados durante más de un período contable. Para efectos de un mejor entendimiento del contenido de este Reglamento, este concepto debe integrar la existencia de bienes bajo control, como aquellos bienes tangibles o intangibles propiedad del INEC que serán registrados contablemente como gasto, cuando su costo de adquisición no supere el 25 % del salario de un oficinista del Poder Judicial.
b) Persona encargada de activos. Persona funcionaria del INEC designada para la administración y procesamiento del movimiento de los activos para el registro y clasificación de activos en el Sistema Institucional para el Control de Activos, y que además vela por la actualización de este sistema. Esta designación debe hacerla la Coordinación de la Unidad de Proveeduría y la Coordinación de la Unidad Técnica de Sistemas e Informática, según corresponda.
c) Persona enlace institucional. Corresponde a la persona funcionaria del INEC, designada por una coordinación institucional, el Consejo Directivo, la Gerencia o la Subgerencia. Esta persona será la encargada de colaborar con su superior inmediato o con la dependencia específica a la que se le asigne, además, le corresponde informar, realizar trámites o gestión administrativa respecto al movimiento de los activos para que pueda ser procesado por las personas encargadas de los activos. También esta persona desde sus funciones fungirá con el rol de custodio de los movimientos de los activos de la dependencia en que se le designe; esto lo hará en forma previa y oportuna en el Sistema Institucional para el Control de Activos y para todos los efectos institucionales que corresponda.
d) INEC. El Instituto Nacional de Estadística y Censos.
e) Persona funcionaria. Las personas físicas, sin discriminación de edad, sexo, etnia, color, origen social, idioma, religión, orientación sexual, posición económica, condición de salud, discapacidad o cualquier otra condición, que prestan sus servicios en forma material o intelectual al Instituto Nacional de Estadística y Censos, y están subordinadas a este. Por esta función reciben una retribución o salario, en virtud de un acto válido y eficaz de investidura. También, se considerará en esta condición a las personas contratadas por servicios especiales. Se entenderán como sinónimos de los términos “funcionario o funcionaria” otros términos como “servidores”, “personal” y “empleados”. Por la asignación de los activos, su respectivo uso y deber de conservación, en el Sistema Institucional para el Control de Activos y para todos los efectos institucionales, la persona funcionaria fungirá con el rol de responsable de dichos activos.
f) Registro de activos. Proceso mediante el cual, y según corresponda, la persona enlace institucional y la persona encargada de activos dejan debidamente registrados en el Sistema Institucional para el Control de Activos los datos correspondientes de un activo institucional y su respectiva administración, movimiento y destino para un uso en labor presencial o en teletrabajo. Ese registro deberá darse en forma segura, previa, periódica, actual, oportuna y completa.
g) Sistema Institucional para el Control de Activos. Es el sistema de control de activos que utiliza la institución para esos efectos. En este sistema, la persona encargada de activos de la Unidad de Proveeduría o de la Unidad Técnica de Sistemas e Informática, según corresponda de acuerdo con la clasificación del activo, procesa la información relacionada a la administración de los activos conforme a la información propia que genere; o bien, con respecto a la información que tramite y registre la persona enlace institucional.
h) Módulos de Procesamiento. Corresponde a módulos segregados en el Sistema Institucional para el Control de Activos en los que se ejecutan los movimientos de activos gestionados por cada persona enlace institucional. El Sistema Institucional para el Control de Activos tiene dos módulos de procesamiento para la administración de activos, según sea la clasificación contable del activo como tecnológico o no tecnológico.
Artículo 2º—Objetivo. El objetivo del presente reglamento es regular las obligaciones y prohibiciones sobre el uso, custodia, administración, registro, responsabilidades y control de los activos institucionales conforme al alcance de este Reglamento.
Artículo 3º—Alcance. Las disposiciones de este Reglamento son para el acatamiento obligatorio de toda persona funcionaria del INEC, así como de aquellas terceras personas, físicas o jurídicas, sean de naturaleza pública o privada, que de forma directa o indirecta se le asigne o se le facilite en calidad de préstamo uno o varios activos propiedad del INEC para que lo utilice, maneje, reciba, traslade, administre, conserve o custodie para fines institucionales.
Artículo 4º—Dependencias del INEC encargadas de la aplicación de este Reglamento. La Unidad de Proveeduría en conjunto con la Unidad Técnica de Sistemas e Informática, por medio de las personas designadas para el manejo de activos en cada dependencia serán las dependencias institucionales encargadas de velar por el cumplimiento y aplicación de este Reglamento. Esto con el apoyo de su respectiva coordinación y según la clasificación del activo.
Artículo 5º—Responsabilidad de la administración de los módulos del Sistema Institucional para el Control de Activos. La Unidad Técnica de Sistemas e Informática tendrá bajo su responsabilidad la administración del Módulo de Procesamiento donde se registren los activos clasificados como tecnológicos y la Unidad de Proveeduría administrará el Módulo de Procesamiento de los activos clasificados como no tecnológicos.
CAPÍTULO II
Obligaciones y prohibiciones
Artículo 6º—Obligaciones. Para la aplicación de este reglamento se consideran como obligaciones:
a) De toda persona funcionaria:
1. Resguardar los activos, sean de uso común o individual, que le han sido asignados para su uso en labores presenciales o en teletrabajo. Deberá utilizarlos de acuerdo con su funcionalidad y para el fin o proyección institucional para la cual le fue asignado, velando por su mantenimiento, custodia y conservación. Implica, además, la obligación de gestionar por medio del instrumento y del procedimiento que institucionalmente se disponga, el traslado y la salida de activos que requiera para el ejercicio de sus funciones. Le asiste la obligación de denunciar ante las autoridades competentes, ante las dependencias del INEC encargadas de la aplicación de este Reglamento o ante su coordinación, como superior inmediato, según corresponda. La denuncia se hará cuando existan daños eventuales, alteraciones no autorizadas, deterioro anormal o intencional, faltante, hurto, robo o pérdida del activo. Le asiste la misma obligación, para los activos que le han sido entregados para simple custodia o tenencia, para un fin institucional específico; o bien, para su administración, reparación o traslado.
2. Cancelar, a favor del INEC, el valor total o parcial del activo, o bien, su reparación conforme al costo de mercado, según la cuantificación del daño, deterioro, destrucción, faltante o pérdida que se demuestre al activo, según corresponda, cuando se determine su responsabilidad por dolo o culpa, sea por negligencia, imprudencia o impericia, previo debido proceso.
3. Reportar de forma inmediata ante su coordinador o superior inmediato, cuando use, posea, identifique o encuentre un activo que está en riesgo y que no está asignado a su cargo. Lo anterior, para efectos de que se comunique con las dependencias del INEC encargadas de la aplicación de este Reglamento para regularizar la situación del activo.
4. Denunciar ante la Unidad de Proveeduría o ante la Unidad Técnica de Sistemas e Informática, como dependencias del INEC encargadas de la aplicación de este Reglamento, las anomalías que conozca o detecte con respecto a usos indebidos de los activos; entendido esto como la incorrecta utilización del activo según su funcionabilidad o para fines que no son institucionales, sea por uso abusivo o por aprovechamiento para fines personales o particulares.
5. Informar, de forma inmediata, por correo electrónico a su coordinación, como superior inmediato...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba