Resolución
| Fecha de publicación | 27 Septiembre 2022 |
| Número de registro | IN2022676851 |
| Emisor | CULTURA Y JUVENTUD |
NTN-005
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS DE SESIONES DE CONCEJOS MUNICIPALES EN SOPORTE PAPEL
Norma Técnica Nacional – 005
Control de versiones.
| Fecha | Versión | Autor(es) | Aprobado | Visto bueno | Descripción |
| 08/04/2020 | Borrador | Unidad Servicios Técnicos Archivísticos | -- | Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Ivannia Valverde Guevara, Jefe | Se presenta para revisión de Alexander Barquero, Director General |
| 01/06/2021 | Borrador | Unidad Servicios Técnicos Archivísticos | -- | Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Ivannia Valverde Guevara, Jefe | Se presenta para aprobación de la Junta Administrativa |
| 14/06/2021 | Borrador | Junta Administrativa Archivo Nacional | -- | Miembros Junta Administrativa | Traslada a la Unidad Servicios. Técnicos Archivísticos observaciones para que se incorporen al documento |
| 23/07/2021 | Borrador | Unidad Servicios Técnicos Archivísticos | -- | Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Ivannia Valverde Guevara, Jefe | Se presenta para aprobación de la Junta Administrativa |
| 18/08/2021 | Borrador | Junta Administrativa Archivo Nacional | -- | Miembros Junta Administrativa | Se comisiona a la señora María Teresa Bermúdez Muñoz, Fiscal y al señor Ramsés Fernández Camacho, Secretario ambos de la Junta Administrativa, para que procedan a realizar una sesión de trabajo para aclarar dudas con la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos |
| 19/09/2021 | Borrador | Junta Administrativa Archivo Nacional | -- | Miembros Junta Administrativa | La Junta Administrativa avala el envío de la norma a la Comisión de Jefes y Encargados de Archivos del Sector Público (CIAP) con la finalidad de atender sus observaciones y retroalimentar aspectos que la puedan fortalecer. |
| 20/10/2021 | Borrador | Junta Administrativa Archivo Nacional | -- | Miembros Junta Administrativa | La Junta Administrativa traslada observaciones de la CIAP y la Red de Archivos Municipales (RAM) para que la Unidad Servicios Técnicos Archivísticos incorpore las observaciones a la norma |
| 29/04/2022 | Borrador | Unidad Servicios | -- | Natalia Cantillano | Traslada a Asesoría Jurídica del Archivo Nacional el documento para revisión legal |
| Técnicos Archivísticos | Mora, Coordinadora Ivannia Valverde Guevara, Jefe | ||||
| 08/08/2022 | Borrador | Unidad Servicios Técnicos Archivísticos | -- | Natalia Cantillano Mora, Coordinadora Ivannia Valverde Guevara, Jefe | Se presenta para aprobación de la Junta Administrativa |
| 24/08/2022 | 1.0 | Unidad Servicios Técnicos Archivísticos | Junta Administrativa | Set Durán Carrión, Director General | Se publica en el Diario Oficial La Gaceta. |
Lineamientos para la elaboración de actas de sesiones de concejos municipales en soporte papel
Índice
1. Introducción 7
2. Administración de la norma técnica 7
2.1. Organización que administra el documento 7
2.2. Persona de contacto 7
3. Resumen 7
4.4. Definiciones, conceptos generales, abreviaturas,
cumplimiento y vigencia 7
4.1. Definiciones y conceptos generales 7
4.2. Abreviaturas 8
4.3. Comunidad de usuarios y aplicabilidad 8
4.4. Cumplimiento 8
4.5. Vigencia 8
5. Especificaciones de la NTN-005: Lineamientos para la
elaboración de actas de sesiones de concejos municipales
en soporte papel 8
5.1. Estructura del acta: 9
5.1.1 Descripción de la estructura del acta 10
5.2 Formalidades del libro o tomo de actas 12
5.3 Legalización de libros de actas 14
5.4 Expedientes de sesiones del Concejo Municipal 14
5.5 Grabaciones de las sesiones del órgano colegiado 14
5.6 Producción de documentos en soporte electrónico
y digitalización de actas 15
5.7 De las actas de otros órganos colegiados de las Municipalidades 15
6. Derogatorias 15
1. Introducción
Esta norma técnica fue aprobada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, órgano rector del Sistemas Nacional de Archivos, mediante acuerdo 10.1, tomado en la sesión ordinaria n°33-2022, celebrada el 24 de agosto de 2022. Su objetivo es establecer y unificar los criterios para la elaboración de actas de concejos municipales en soporte papel.
2. Administración de la norma técnica
2.1. Organización que administra el documento
Dirección General del Archivo Nacional
Dirección: Zapote, entre calles 67-b y calle 69 con avenida 26, 900 metros sur y 150 metros oeste del McDonald’s de Plaza del Sol
Apartado Postal: 41-2020, Zapote, San José, Costa Rica
2.2. Persona de contacto
Director General del Archivo Nacional
Correo electrónico: direcciongeneral@dgan.go.cr
Teléfono: (506) 2283-1400
3. Resumen
Esta norma técnica desarrolla los lineamientos para la gestión de actas en soporte papel.
4. 4. Definiciones, conceptos generales, abreviaturas, cumplimiento y vigencia
4.1. Definiciones y conceptos generales
Para los efectos indicados en la presente norma técnica se toman como referencia las definiciones conceptos generales y abreviaturas del documento: “Glosario único de términos, definiciones, conceptos y abreviaturas de las Normas Técnicas Nacionales”, disponible en el sitio
https://www.archivonacional.go.cr/web/dsae/glosario_%20unico_terminos.pdf
4.2. Abreviaturas
| Abreviatura | Descripción |
| JAAN | Junta Administrativa del Archivo Nacional |
| DGAN | Dirección General del Archivo Nacional |
| CNSED | Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos |
4.3. Comunidad de usuarios y aplicabilidad
Esta norma técnica está dirigida a todas las personas relacionadas con la elaboración de actas de concejos municipales, ya sean encargados de archivos del Sistema Nacional de Archivos, personal de secretarías de actas, entre otros.
Esta norma técnica tiene como objetivo proporcionar los lineamientos para la gestión de las actas de concejos municipales en soporte papel y resulta aplicable, si así lo estiman conveniente, en todas las municipalidades del país, entes que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.
4.4. Cumplimiento
Estos lineamientos están dirigidos a todos los concejos del sector municipal que conforman el Sistema Nacional de Archivos, como adopción de sanas prácticas administrativas.
4.5. Vigencia.
La “Norma técnica nacional NTN-005, Lineamientos para la elaboración de actas de sesiones de concejos municipales en soporte papel” rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
5. Especificaciones de la NTN-005: Lineamientos para la elaboración de actas de sesiones de concejos municipales en soporte papel.
Las actas aseguran la transparencia en el ejercicio de las competencias de los órganos colegiados, lo que se garantiza con la constatación de los criterios y opiniones de los miembros que lo conforman, y que, una vez aprobada el acta, se constituye en documento público y el instrumento idóneo para que cualquier interesado se entere del proceso argumentativo que justifica la toma de decisiones durante la sesión de cualquier Concejo Municipal.
El acta del concejo municipal es un tipo documental existente en todos los gobiernos locales, ya que a través de esta se refleja la toma de decisiones de los Concejos Municipales y el quehacer institucional que impacta a la sociedad; de manera que es primordial que estos documentos puedan ser accesibles a través del tiempo y mantengan su valor administrativo, legal y cultural.
Cuando una municipalidad gestiona y preserva las actas de concejos municipales que produce debe cumplir con una serie de requisitos, con el fin de garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de este tipo documental, independientemente del soporte en el que se encuentre, su plazo de conservación y la solución tecnológica que se utilice.
Los lineamientos para la elaboración de actas de concejos municipales pretenden normalizar técnicamente los procesos de la gestión documental que intervienen en la producción, preservación y administración de este tipo documental.
A continuación, se detallan los requisitos de cada parte del acta, con la finalidad de que incorporen los elementos obligatorios establecidos en el marco legal vigente:
5.1.Estructura del acta:
Con respecto a la confección material de las actas, se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud, son improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones y alteraciones de cualquier tipo, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del texto y previo a las firmas pertinentes. El acta estará estructurada de la siguiente forma:
Encabezado
Cuerpo del acta
Párrafo de cierre
Para la implementación de esta estructura es necesario que los archivos centrales de las municipalidades definan una plantilla normalizada y controlen su utilización en los concejos municipales.
5.1.1 Descripción de la estructura del acta
A continuación, se detallan los elementos a tomar en cuenta dentro de la estructura de las actas:
5.1.2.1 Encabezado:
Es el párrafo inicial de un acta donde se consignan los datos básicos que, de acuerdo con lo señalado en el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública, deben ser: número de sesión, lugar, fecha de reunión, lista de personas asistentes y ausentes.
Se recomienda incluir primero los números de sesión y acta (ya sea ordinaria o extraordinaria), con el siguiente formato: centrado, mayúscula, negrita y a espacio sencillo.
Ejemplo: ACTA SESION ORDINARIA -001-2022
En el siguiente párrafo se anotará: hora, fecha y lugar en que se celebra la sesión, nombres de cada uno de los asistentes, ausentes, invitados y visitas, con indicación del cargo en el siguiente orden:
1. Presidente
2. Vicepresidente
3. Regidores Propietarios
4. Regidores Suplentes
5. Síndicos Propietarios
6. Síndicos Suplentes
7. Alcalde/Alcaldesa
8. Secretario/a
9. Ausentes
10. Asistentes por invitación
11. Visitantes
Todo lo anterior se debe escribir, en minúscula, justificado, con la fecha y hora escritas con letras.
La numeración de las actas y sesiones se iniciará con 1, la numeración debe ir acompañada del año con todos sus dígitos. Es...
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