Resolución
| Fecha de publicación | 01 Noviembre 2022 |
| Número de registro | IN2022685181 |
| Emisor | INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS |
N° 2022-464
ASUNTO: Modificación al Reglamento de uso de correo electrónico institucional.
Sesión N° 2022-48 Ordinaria.—Fecha de Realización 11/Oct/2022.—Artículo: 3.3-Modificación del Reglamento de uso de correo electrónico institucional, aprobado mediante el acuerdo N° 2022204. Acuerdo N° 2022-216. Memorando PRE-J-2022-03911.—Atención: Presidencia Ejecutiva, Dirección GEDI, Dirección Tecnologías de la Información, Dirección Comunicación, Gerencia General, Dirección Jurídica.—Fecha Comunicación 13/Oct/2022.
JUNTA DIRECTIVA
INSTITUTO COSTARRICENSE ACUEDUCTOS
Y ALCANTARILLADOS
REGLAMENTO DE USO DEL CORREO
ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL
ANTECEDENTES
1º—Que el AyA realiza una inversión importante en adquisición de recursos informáticos, entre esos, las licencias para el uso del correo electrónico. Por tanto, el AyA es el propietario de este recurso, y lo cede para uso del personal que lo tiene asignado.
2º—Que desde el acuerdo N° 2011-297 de la Junta Directiva, del 10 de octubre del año 2011, el cual contenía una actualización sobre las normas de uso del correo electrónico, no se ha formalizado en la institución una nueva revisión y ajuste de normativa relacionada con el uso del correo electrónico institucional.
3º—Que la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, ha señalado que ha generado jurisprudencia vinculante en esta materia, en la que se ha resuelto, no solo el derecho, sino el deber del patrono de normar este tipo de herramientas laborales, véase la resolución 2009-9017.
4º—Que AyA ha promulgado otras normas relacionadas a los recursos tecnológicos, entre esos el “Reglamento para la adquisición y administración de los recursos informáticos”.
5º—Que el correo electrónico se ha convertido en una herramienta de trabajo indispensable, lo que a su vez ha generado un incremento en el intercambio de mensajes. Por otro lado, se ha evidenciado un uso no adecuado del correo electrónico institucional, generando que no se obtengan los fines que se persiguen, a un alto costo para el AyA, situación que debe ser atendida por la Administración Superior en el marco de sus responsabilidades y obligaciones.
6º—Que como consecuencia de los cambios tecnológicos, el AyA utiliza el servicio de correo electrónico, con el propósito de facilitar la gestión y la interrelación entre sus distintas instancias agilizando la comunicación.
7º—Que se deben emitir lineamientos para normalizar la utilización del correo electrónico, con el fin de garantizar una comunicación institucional efectiva, asegurar la protección y recuperación de la información así como facilitar las gestiones administrativas.
8º—Que la Ley General de Control Interno N° 8292, del 04 de setiembre del 2002, capítulo dispone que “La Administración Activa Sección I. Deberes del jerarca y los titulares subordinados Artículo 15.- Actividades de control. Inciso iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.”
9º—Que la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, del 27 de noviembre de 1990 y su Reglamento Ejecutivo, del 07 de setiembre del 2017, regulan el funcionamiento del Sistema Archivístico Institucional del AyA para lograr su correcta gestión documental.
10.—Que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos del 13 de octubre del 2005, emitida por el Ministro de Ciencia y Tecnología, la cual establece lo referente a la implementación, interpretación y aplicación en cuanto a certificados, firmas digitales y documentos electrónicos.
Considerando
1º—Que siendo que el correo electrónico institucional es exclusivo para propósitos oficiales y se otorga a los funcionarios cuyas actividades sustantivas justifiquen su uso como herramienta de trabajo, en aras de que el desempeño de éstos sea eficaz, las cuentas son otorgadas de forma personal y los titulares del servicio son responsables directos del uso que se haga de este, sin perjuicio de que AyA los regule, todo con el fin de optimizar su uso y no exponer la seguridad, continuidad y operación de los servicios y sistemas de la institución.
2º—Que el acceso a Internet y el uso del correo electrónico, son servicios institucionales, para la comunicación, investigación e intercambio oficial de información y no de uso indiscriminado.
3º—Que es necesario regular el uso de Internet y el envío y recepción de mensajes por correo electrónico con el fin de aplicar el tratamiento archivístico y la normativa legal a esta documentación.
4º—Que ante el entendido de que la capacidad de almacenamiento de los buzones es limitada, no se debe permitir un uso indiscriminado de este recurso con el fin de evitar una afectación para los usuarios o para la institución.
5º—Que la recepción de correos no solicitados o no relacionados directamente a los intereses laborales del usuario, representan un abuso en la utilización del correo institucional, generando afectación para los usuarios ya que se convierte en un distractor que podría afectar el buen desempeño de los funcionarios, debido además al tiempo que se consume administrando los mensajes.
6º—Que las cuentas de correos institucionales no son ni deben ser operadas como una red social, ya que estas últimas tienen una finalidad muy distinta al correo institucional. El correo es una herramienta sujeta al ámbito de responsabilidad de sus usuarios sobre las comunicaciones que autoricen recibir, por un lado, y por otro, el derecho de los usuarios de ser receptores únicamente de la información que en razón de sus funciones - o las de la institución - tengan que atender.
7º—Que la distribución de correos ofensivos y/o anónimos traspasa cualquier norma de buen uso de un recurso institucional, al emitir contenido que calumnia, denigra y ofende a colaboradores de la institución.
Glosario
Para efectos del presente reglamento, se entenderá por:
a) Administración de correo electrónico: producir, recibir, enviar, clasificar o eliminación un correo electrónico.
b) Comunicaciones oficiales: Todos aquellos documentos gestionados en función de las actividades de la entidad y de las funciones atribuidas por la ley. Estos documentos se consideran además como documentos públicos y su acceso no puede considerarse restringido, solo en casos en que se consideren como secreto de Estado, o estén catalogados como datos sensibles. Se trata de documentos que contienen mensajes de carácter oficial.
c) Comunicaciones no oficiales: Aquellas comunicaciones gestionadas en virtud de las funciones, cuyo contenido es de índole informativo, de trámite o comunicativo. Solo se emplean como herramienta de trabajo en actividades cotidianas y no generan compromisos formales para el AyA. Por ejemplo, convocatoria a reuniones de comisiones, revisión de versiones preliminares de documentos entre otros.
d) Correo Electrónico: Es un servicio de red que permite a las personas usuarias enviar y recibir mensajes.
e) Cuentas de buzón compartido: se refiere a un buzón compartido que puede ser administrado por varios usuarios desde su cliente de correo, siendo este el buzón oficial asignado a una unidad administrativa.
f) Correos organizativos: cuentas de correo electrónico asignadas a organizaciones solidaristas, sindicales, cooperativas y grupos internos de la institución.
g) Documentación: conjunto de documentos que describen operaciones, instrucciones, decisiones, normas y procedimientos organizativos referidos a una determinada función, proceso o transacción.
h) Documento en soporte electrónico: cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos.
i) En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos. No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija.
j) Documentos Públicos: Todos aquellos documentos que contienen información de los servicios públicos que presta el AyA, a los que tienen acceso las y los administrados, que garantizan el ejercicio de un control de la legalidad, oportunidad, conveniencia y eficacia de la función administrativa desplegada por la Institución.
k) Gestiones facilitativas: Son aquellas que no se relacionan directamente con los procesos, funciones y actividades particulares, encomendadas a determinada dependencia de la Institución. En su lugar, se relaciona con trámites comunes, asuntos cotidianos, de carácter personal en el ámbito laboral, o importancia menor realizadas por todas las dependencias de forma conjunta.
l) Gestión documental: es la administración eficiente del diseño, planificación, producción, organización, selección, transferencia, conservación y control de los documentos, con el fin de asegurar una adecuada gestión universitaria y la preservación de la memoria institucional, mediante la aplicación de normas archivísticas de gestión de la calidad.
m) Información sustantiva: responde a los procesos, funciones, actividades y tareas únicas que le son encomendadas a cada una de las dependencias técnicas o administrativas que conforman la Institución. Decisiones del más alto nivel jerárquico, y que repercutan a toda la Institución; procesos de elaboración de normativa jurídica en el campo de acción; finanzas públicas de la Institución; desarrollo científico y tecnológico; entre otros que se consideren según la justificación respectiva. No obstante, cada dependencia conoce sus especificidades en cuanto a la información sustantiva que genera o recibe.
n) Preservación del correo electrónico: el proceso específico para...
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