Resolución
| Fecha de publicación | 01 Diciembre 2022 |
| Número de registro | IN2022695233 |
| Emisor | Y ALCANTARILLADOS |
N° 2022-512
ASUNTO: Modificación parcial Reglamento de Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y Órgano Gerencial del AyA
Sesión Ordinaria N° 2022-55.—Fecha de Realización 08/Nov/2022.—Artículo 3.3-Criterio legal respecto a las sesiones virtuales de la Junta Directiva Institucional Acuerdo N° 2022-447. Memorando PRE-J-2022-04284.—Atención Junta Directiva del AyA.—Fecha Comunicación: 11/Nov/2022
JUNTA DIRECTIVA
Esta Junta Directiva modifica parcialmente los artículos del capítulo III del Reglamento de Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y Órgano Gerencial del AyA, detallados a continuación:
Artículo 5°—Las sesiones ordinarias y/o extraordinarias de la Junta Directiva se celebrarán en el lugar, modo (virtual o presencial) y hora señalados en la convocatoria, la cual se deberá realizar por un medio físico o electrónico idóneo, ya sea en forma personal, por teléfono, correo electrónico u otro medio que la tecnología permita, con una antelación mínima de tres días naturales para las sesiones ordinarias debiendo indicar el objeto de la reunión, en la cual se conocerá los asuntos contenidos en la convocatoria.
La Presidencia Ejecutiva, tres de sus miembros o el Gerente General podrán solicitar la convocatoria a sesión ordinaria o extraordinaria, la cual se llevará a cabo en presencia física o virtual de al menos cinco de los miembros de la Junta Directiva.
Las sesiones virtuales de la Junta Directiva son excepcionales y no constituyen lo ordinario.
Con el fin de dar continuidad y regularidad al funcionamiento de la Junta Directiva, y conforme a los principios de economía, simplicidad, celeridad, eficiencia, simultaneidad, deliberación y colegialidad, se podrán celebrar sesiones virtuales con la participación de al menos cinco de sus miembros, en caso de emergencias sanitarias, desastres naturales, decretos de las autoridades gubernamentales, u otro tipo de situaciones especiales que impidan objetiva y materialmente la presencialidad, lo cual quedará constando en el acta respectiva.
El director (a) que participe de manera virtual deberá asegurarse que en el lugar en que se encuentre, tenga la provisión de la tecnología necesaria para mantener una videoconferencia y comunicación en tiempo real, que permita una integración plena dentro de la sesión.
Asimismo, es obligación del directivo (a), asegurarse que los medios tecnológicos utilizados cumplan con las seguridades mínimas, que garanticen la confidencialidad e integridad de los documentos que se conozcan durante la sesión virtual. Para ello deberá coordinar oportunamente los aspectos de logística y técnico-administrativos que garanticen la buena marcha de la sesión respectiva, también deberá asegurar que el desarrollo de la sesión se realice en forma privada, a efectos de no comprometer la confidencialidad y privacidad de los temas que se conozcan en el seno de la Junta.
Las sesiones deberán grabarse en audio y video y ser respaldadas en un medio digital que garantice su integridad y archivo de conformidad con la legislación vigente.
Las sesiones de Junta Directiva serán presididas por la Presidencia Ejecutiva. En caso de ausencia o impedimento temporal de la Presidencia, será reemplazada por la Vicepresidencia, quien en tal caso tendrá todas sus atribuciones, facultades y deberes. Cuando en alguna sesión estuvieren ambos ausentes, los directores (as) nombrarán una Presidencia ad hoc.
Artículo 9°—El orden del día de las sesiones, lo elaborará la Presidencia Ejecutiva en coordinación con la Secretaría del Despacho, para lo cual recibirá de los señores miembros directores, de la Gerencia, Subgerencia, y de la Auditoria los asuntos correspondientes. Los asuntos que se conocerán en la sesión ordinaria deberán ser remitidos a los miembros de la Junta Directiva al menos con tres días naturales a la sesión correspondiente, salvo que por acuerdo se disponga lo contrario.
Artículo 10.—El orden del día contendrá:
1.1 Declaración de intereses de los miembros de Junta Directiva respecto a los temas de agenda:
Cuando se vaya a tratar algún asunto en que tenga interés personal alguno de los directores presentes o virtuales, o lo tuvieren sus socios o parientes dentro del tercer grado de consanguinidad o afinidad, el director (a) de que se trate, se podrá ausentar de la sesión durante el tiempo que dure la discusión del tema hasta que se someta a votación o bien se abstenga de la votación.
Artículo 14.—Los Miembros de la Junta Directiva, se reunirán ordinariamente una vez por semana y extraordinariamente conforme lo establezca el presente Reglamento, o cada vez que sean convocados por el (la) Presidente (a) Ejecutivo (a), por tres Directores o la Gerencia General. El lugar físico de las sesiones presenciales será la sede central, salvo que por acuerdo se establezca cualquier otro sitio en el territorio nacional.
Artículo 15.—Las sesiones extraordinarias deberán ser convocadas con veinticuatro horas de antelación.
Conforme al artículo 9 de la Ley Constitutiva de AyA, en cada sesión ordinaria celebrada de manera presencial o virtual, la Junta Directiva podrá acordar la celebración de una extraordinaria, fijando los asuntos para tratar. En este caso no se hará necesaria la convocatoria y deberá ser avalada por todos sus miembros y así lo acuerden por unanimidad.
Artículo 16.—Los acuerdos adoptados quedarán en firme en la siguiente sesión, salvo que existan motivos de urgente necesidad y por mayoría calificada de dos tercios de la totalidad de sus miembros, en presencia física o virtual, se decida adoptarlo en firme de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56.3 de la Ley General de la Administración Pública.
Si al decidir algún asunto, resultare votación empatada, el Presidente (a) Ejecutivo (a) o quien lo sustituya, tendrá voto de calidad.
Firme el acuerdo, el (la) Presidente (a) o el Secretario de la Junta Directiva le otorgará la firma digital respectiva, comunicará o notificará a quien corresponda. En el caso de acuerdos generales que afecten a los usuarios o administrados se ordenará su publicación en el Diario Oficial la Gaceta. Una vez firme el acta de sesión ordinaria y/o extraordinaria se publicará en la página Web del Instituto y será firmada digitalmente por la Secretaría del Despacho. En resguardo al derecho de intimidad se excluye de ésta publicación, los artículos o incisos del acta cuando versen sobre aspectos disciplinarios y/o de cobro administrativo, temas declarados confidenciales o privados, trámite de denuncias (artículo 6 de la Ley General de Control Interno), relaciones de hechos o licitaciones con cláusulas de confidencialidad, entre otros.
Artículo 18.—Cada acuerdo deberá de indicar su contenido, número de la sesión, fecha, artículo, inciso y número de acuerdo adoptado y deberá ser otorgada la firma digital o física respectiva del Secretario de la Junta Directiva o la Presidencia Ejecutiva.
Artículo 19.—De cada sesión, se levantará un acta digital que contendrá la indicación de las personas asistentes, ya sea en presencia física o virtual; el lugar, hora y fecha de la sesión, el orden del día, y la transcripción literal de todas las intervenciones efectuadas en cada uno de los asuntos tratados, con indicación inicial del interventor, así como el texto del contenido de los acuerdos adoptados, con indicación del nombre del miembro que presentó la moción o comentario. Los nombres de los directores que aprobaron el acuerdo o en su caso, el nombre del director, con indicación de las razones que motivan el voto disidente o abstención. En caso de una sesión virtual, deberá indicarse, cuál de los miembros de la Junta Directiva ha estado presente en forma virtual, mediante qué mecanismo tecnológico se produjo la presencia; la identificación del lugar en que se encuentra el miembro presente virtualmente; mediante qué mecanismo tecnológico se produjo la presencia y las razones por las cuales la sesión se realizó en la forma indicada.
Artículo 22.—La Secretaría de la Junta Directiva llevará debidamente legalizado por la Auditoria Interna el libro digital de actas; se transcribirán en formato digital todos los asuntos tratados en cada sesión. A las actas se les otorgará la firma digital visible del Presidente y la simple firma de los miembros directores que hubieran hecho constar su voto disidente o abstención, o aquellos directores que así quisieran hacerlo.
Artículo 23.—La Secretaría de la Junta Directiva custodiará en el Sistema para Control de Actas Digitales (SICAD) los libros digitales de actas, el expediente electrónico, así como el audio y video de cada sesión, utilizando al efecto la mejor tecnología disponible para evitar su deterioro, y bajo su custodia, le corresponderá suministrar copias certificadas de los documentos digitalizados y/o en físico que consten en el expediente. Los libros físicos de actas de la Junta Directiva serán custodiados por el Archivo Institucional del AyA.
Artículo 24.—La Secretaría de Junta Directiva, deberá conformar y tendrá bajo su responsabilidad la base de datos digital, que contenga íntegramente el texto de todos los acuerdos adoptados desde el año 2010 a la fecha, de tal manera que tecnológicamente se puede localizar la concordancia entre acuerdos que se modifiquen, abroguen o d...
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